Модуль электронный документооборот

Документооборот существует на любом предприятии: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий по доработке электронного документа (согласование, ознакомление, регистрация, обновление, хранение). Во втором случае организации будет впору СЭД для управления потоком электронного (возможно частично безбумажным) документооборота.

Модуль электронный документооборот программы ELMA предназначен для построения системы управления ЭДО на предприятии. Что подразумевают выполнение операций регистрации, визирования и отслеживания текущих действий над документом (docflow).

Российские электронные системы управления документооборотом склонны к усложнению элементов делопроизводства, - что учтено в программе ELMA. Благодаря гибкости управления пользователь сам выбирает минимально необходимое число параметров. Программа ЭДО ELMA содержит интерфейс стандартного файлового хранилища (дерево папок, файлы) – пользователь осваивается в течение 2-3 сеансов. В карточке электронного документа, заполнение атрибутов сведено к минимуму (оптимизировано), благодаря функции Дизайнера по созданию типа документа.

Современный документооборот организации предполагает мобильность – в программе предусмотрены оповещения по процессам на ПК через ELMA Agent; возможен мобильный доступ (нужно подключение GPRS, EDGE).

Таким образом, программа ELMA позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя; не требует глубоких знаний в области управления СЭД.

Основные типы электронных документов

В рамках проекта внедрения системы электронного документооборота в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:

  1. Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.
  2. Договоры. Создание, согласование и хранение в едином месте.
  3. Приказы, распоряжения. Создание, согласование и доставка управленческой информации. Возможность проконтролировать получение и исполнение данных документов.
  4. Служебные записки, заявки.
  5. Организация архива электронных документов. Безопасное хранилище и удобный поиск по всему архиву.