KPI и бизнес-процессы — работа с ключевыми показателями эффективности

Система ключевых показателей эффективности, или KPI, помогает эффективно измерить и визуализировать показатели, важные для работы компании, донести их важность до каждого сотрудника и преобразовать стратегию в понятные и достижимые цели. 

Правильно выбранные и грамотно внедренные KPI позволяют оптимизировать процессы, повысить производительность и достичь лучших результатов. Мониторинг ключевых показателей в компании тесно связан с вопросами автоматизации. В рамках BPM, или процессного подхода, для этой цели используются BPM-системы: управление осуществляется на основе анализа показателей бизнес-процессов. 

KPI в управлении бизнес-процессами

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это измеримые значения, которые помогают оценить, насколько эффективно компания или сотрудник достигает поставленных целей. Они служат инструментом для мониторинга прогресса и корректировки действий.

KPI могут быть разными в зависимости от сферы деятельности и конкретных задач. Например, в продажах это может быть количество закрытых сделок, средний чек или конверсия лидов в покупателей. В производстве — процент брака, время выполнения заказа или загрузка оборудования.

Ключевые показатели

Чтобы иметь возможность визуализировать данные, важно подобрать ИТ-систему и интегрировать ее в ландшафт компании, чтобы иметь инструменты для управления эффективностью предприятия. Важно иметь возможность выделить, измерить и интерпретировать любые качественные и количественные показатели работы и обозначать роль каждого сотрудника в развитии бизнеса.

Подробнее о показателях бизнес процессов >>

Чтобы система KPI приносила пользу компании, важно, чтобы она максимально четко повторяла принципы управления в компании на текущий момент и могла гибко меняться при появлении новых целей или изменении организационной структуры компании. Low-code инструменты могут выступать конструктором разных решений, в том числе настройки системы показателей и отчетов.

Даже когда показатели настроены, есть риск, что система останется красивой игрушкой — в том случае, если значения показателей не привязаны к эффективности ответственных лиц.

Целевое управление и дерево целей

Задача системы KPI — соотносить оперативные действия на всех уровнях с целями компании и иметь систему мониторинга прогресса и коррекции целей. 

Преимущества управления компанией с помощью системы KPI:

• Понятное распределение ответственности. Показатели KPI превращают абстрактные цели в реальную работу бизнес-департаментов компании.
• Измеримость целей. Прочная связь целей, бизнес-процессов компании и результатов работы.
• Оперативный контроль. Прозрачная картина движения компании к достижению целей.
• Гибкие инструменты мотивации. Персонализация матриц эффективности сотрудников и руководителей.
• Легкая интеграция. Использование информации корпоративных ИТ-решений.

Целевое управление — это подход, при котором ключевые цели компании распространяются на все уровни, департаменты и подразделения. Мероприятия имеют ответственных, базируются на целях, эффективность отслеживается с помощью показателей.

Модель целевого управления

Важно, чтобы деятельность на всех уровнях управления осуществлялась в соответствии с единой стратегией. Карта целей — это инструмент постановки целей и контроля выполнения для всех иерархических уровней. Дерево целей наглядно показывает их иерархию и приоритеты. 

Дерево целей

Дерево целей превращается в Карту целей с помощью ИТ-системы. Инструменты позволяют настроить систему стратегических и оперативных целей компании и декомпозировать их на задачи.  

Пример карты целей

Далее важно определить показатели, которыми можно измерить движение к цели и обеспечить их контроль и мониторинг. Важно, чтобы ответственные сотрудники своевременно получали необходимую информацию о возникающих препятствиях и проводили корректировку курса на основании данных, а не предположений. Принятие решения остается за человеком, данные и ИТ-системы только обеспечивают его инструментами.

Ключевые показатели

Low-code инструменты в ELMA365 позволяют работать с целями, задачами и показателями самостоятельно, не привлекая IT-специалистов. Один из таких инструментов — Дизайнер бизнес-процессов.

Простота настройки системы ELMA365 позволит перевести многотомные «Стратегии» и «Политики» в эффективный инструмент, дающий возможность повысить прозрачность управления и получить механизм для гарантированного выполнения управленческих решений.

Для визуального контроля прогресса по целям в Low-code платформе ELMA365 могут использоваться разные инструменты и решения. Одно из таких решений — ELMA365 Проекты, в нем вы можете устанавливать или менять приоритетность этапов, контролировать статусы, добавлять новые задачи на диаграмме Ганта.

Организационная структура и типовые роли

Настроенная организационная структура позволяет описать реализовать сценарии работы с показателями, начиная с уровня исполнителей, заканчивая сводными показателями для топ-менеджеров. Описав закрепленные в нормативных документах функциональные и управленческие связи, вы получаете организационную структуру компании и четко сформированный набор должностей. 

Пример организационной структуры

Матрица ответственности сотрудника аккумулирует всю информацию о том, для каких показателей он является, ответственным, что позволяет как отслеживать степень общей ответственности сотрудника, так и контролировать соответствие должности функционалу. В любой момент времени можно увидеть, кто отвечает за ключевые показатели, и кто должен работать над исправлением ситуации. Говоря проще, «у любой проблемы появляется фамилия».

ELMA 365 предоставляет удобный инструмент для визуализации организационно-управленческой структуры компании. Настроенная структура позволит установить реальную зависимость между целями и ответственными за их достижение. Есть набор стандартных элементов для построения организационной структуры компании — линейной, функциональной, дивизиональной или матричной. Платформа ELMA365 поддерживает изменения организационной структуры, которая меняется при росте компании и реорганизациях.

Можно выделить несколько ролей, например: 

• Сотрудник, или исполнитель задачи
• Руководитель
• Топ-менеджер

Исполнитель видит свою матрицу эффективности, а значит и эффективность, и показатели, к которым имеет доступ.

Руководитель видит эффективность всех своих подчинённых, может проваливаться в матрицу эффективности каждого из подчиненных. Руководителю доступны панели управления, которые относятся к его зоне ответственности.

Топ-менеджер получает наиболее полный доступ к управленческой модели.

В дополнении к панелям руководителя у топ-менеджера есть доступ к полному дереву показателей компании, к картам целей, мероприятиям, всем SMART-задачам, поставленным в компании на текущий период. Важно дать всем участникам процесса ту информацию, которая необходима и достаточна им для принятия правильных решений и гибко настроить интерфейсы для разных ролей. 

Мониторинг ключевых показателей

Для получения максимальной пользы от построенной системы ключевых показателей важно иметь возможность отслеживать выполнение показателей, оперативно связываться с ответственными, своевременно принимать решения. Удобно, когда информация представлена на одной странице и вы видите данные:

• свод показателей системы,
• текущая ситуация по выполнению каждого показателя;
• ответственные,
• тренд по каждому показателю.

Важно визуализировать необходимые данные и отслеживать текущее значение и тренд.
Каждый показатель, в зависимости от того, выполняется на данный момент плановое значение по нему или нет, подсвечивается.

Мониторинг ключевых показателей

Организация прав доступа гарантирует отображение пользователю только того набора показателей, который необходим ему для работы. Система позволяет визуализировать необходимые данные и отслеживать текущее значение и тренд.

Для быстрого анализа ситуации и проведения совещаний удобны дашборды  – они позволяют сразу говорить о текущих результатах и планах, а не «лить воду». Если уделить внимание их настройке, то совещания «в понедельник» можно превратить из длительных обсуждений в быстрый анализ отклонений и поиск путей улучшения.

Дашборды, или контрольные панели можно настраивать как для функциональных групп показателей, так и в зависимости от потребностей конкретного пользователя, предоставляя информацию в том разрезе, в котором она будет наиболее полезна.

Мотивация и эффективность персонала 

KPI позволяет провести термин «эффективность» через всю компанию, до каждого сотрудника, задать как шаблонные параметры для групп, так и уникальные — для ключевых сотрудников, получив необходимую гибкость и прозрачность системы мотивации. Используя простой механизм матриц эффективности, вы переносите премиальные схемы, используемые в вашей компании в систему, которая позволит работнику видеть, как эффективность непосредственно влияет на размер его вознаграждения по итогам периода, месяца, квартала или года. 

Важно отслеживать эффективность в режиме как самому сотруднику, так и руководству, позволяя своевременно отреагировать и внести необходимые коррективы.

Матрица менеджера по продажам

ELMA365 позволяет настроить отчеты и видеть информацию об эффективности всех сотрудников на одном экране. Такой подход позволяет перейти от вопросов «что делал» к вопросам «что сделано», а при развитии ситуации — и к вопросам «что будет сделано», то есть эффективности персонала. Этот инструмент будет очень полезен руководителям, для которых главное — результат!

Матрицы эффективности настраиваются исходя из зоны ответственности сотрудников. В ходе выполнения задач система формирует отчеты с динамикой достижения заданных показателей. Сами сотрудники и их руководители видят объективные результаты проделанной работы, их влияние на размер вознаграждения и оценивают собственный вклад в достижение общих целей компании. Таким образом можно качественно выстраивать мотивацию персонала, вдохновляя его визуализацией собственных успехов.

Матрицы эффективности сотрудников

Для связи показателей и ответственных подходит инструмент — матрицы эффективности. Он наглядно показывает, от чего зависит эффективность сотрудника для каждой должности.

Матрица для руководителя отдела продаж 

Далее механизм показателей и настроенный своевременный сбор значений позволяют трансформировать эффективность сотрудника в денежный эквивалент.

Матрицу эффективности можно сравнить с дневником. Каждый месяц, квартал, год, фиксируется, что человек должен сделать в рамках периода. А в конце периода наглядно видна четкая картина, что сделано, а что не сделано.

И каждый месяц – все сначала.

Использование шаблонов матриц эффективности позволяет не начинать каждый период с «чистого листа», при этом дает возможность гибкого изменения стандартных схем для сотрудников, чей функционал и мотивационная схема отличается от основной группы. Заведите в ИТ-систему мотивационные схемы, принятые в компании и это сделает работу гораздо удобнее.

Одной из составных частей в матрице являются показатели. В матрицу можно выгрузить показатели, для которых сотрудник назначен ответственным согласно матрице ответственности, а также дополнительно добавить любые заведенные в систему показатели.

Далее для каждого показателя устанавливается его вес — то есть четко определяется, какие показатели являются более важными, а какие менее. Еще один возможный элемент матрицы – это SMART-задачи.

Напомним, как расшифровывается SMART:

• Specific (Конкретный)
• Measurable (Измеримый), Achievable (Достижимый)
• Relevant (Релевантный)
• Time-limited (Ограниченный во времени).

Применение технологии SMART дает хороший эффект для решения творческих задач и мотивации персонала на выполнение работ сверх должностной инструкции. Для SMART-задачи обычно можно настроить контроль выполнения, установить вес.

Выбирайте подходящую схему оценок — от оценок руководителя до оценок по методике «360». Оценки являются самостоятельным элементом матрицы, который можно включить в общий набор, установив вес, а также использовать отдельно.

Исполнительская дисциплина — еще один контрольный элемент матрицы, он позволяет видеть, сколько задач было поставлено, сколько выполнено в срок и сколько просрочено.

Показатели процессов в системе ELMA365

Показатель в ELMA365 — это инструмент Low-code разработки, предназначенный для сбора данных в ходе исполнения бизнес-процессов. С его помощью вы можете фиксировать результаты прохождения этапов, изменение значений переменных, и период времени между двумя действиями. Данные можно отобразить на графике. Показатели процессов показывают эффективность процесса, проблемные этапы и пользователей, снижающих общую производительность.

Читайте о настройке показателей эффективности в справке ELMA365>>
 
Система ELMA365 позволяет построить дерево показателей Вашей компании в том виде, в котором это понятно именно Вам. Для каждого из показателей задается необходимый набор параметров: как часто собираются данные, единица измерения, плановые значения, что считать хорошим результатом. Настройка производится в Дизайнере бизнес-процессов. Модель показателей корректируется при изменении размеров или структуры бизнеса компании без потерь данных и остановки работы системы.

Инструмент Показатели в ELMA365 решает задачи повышения эффективности деятельности компании через четкий контроль ключевых показателей и более объективную оценку работы сотрудников. Low-code платформа ELMA365 обладает достаточной гибкостью и настраивается под изменения модели управления и системы KPI, изменения размеров и структуры бизнеса, при этом сохраняя данные и историю этих изменений.

Итоги

С чего начать работу с KPI? Опишите модель вашей компании, постройте дерево целей, назначьте ответственных, сформируйте план мероприятий. Изучите ИТ-системы, которые могут предложить инструменты для мониторинга ключевых показателей. Несмотря на широкие возможности современных систем, начинать лучше с самого простого, двигаясь по пути постоянного улучшения. Рекомендуем добавлять показатели и усложнять матрицы: сложные модели, наверняка, потерпят фиаско, так как учесть все нюансы ДО очень сложно. Кроме того, любая система будет непрерывно изменяться, поэтому гибкость — важный критерий выбора. 

Low-code платформа ELMA365 позволяет работать с KPI в бизнес-процессах и применять процессный подход к управлению документооборотом, клиентским сервисом, проектной деятельностью. ELMA365 позволяет сформировать карту стратегических и операционных целей компании и связать стратегию развития организации с деятельностью каждого сотрудника. Использование BPM-платформы обеспечивает единую среду исполнения и мониторинга KPI — сотрудники контролируют эффективность бизнес-процессов и находят проблемные участки. Процессы редактируются, их история сохраняется, эффективность внесенных изменений можно измерить. Информация может загружаться из бизнес-процессов, вручную или из внешних систем — например, 1С, SAP, ERP. BPM-платформа в режиме реального времени показывает, достигается ли результат.