Зачем управлять совещаниями
Организация и проведение совещаний обходятся компании дорого. Участие в них принимают самые высокооплачиваемые сотрудники. В среднем на это уходит одна третья часть их рабочего времени.
Простая математика — треть зарплаты менеджеров идет на оплату их участия в совещаниях. Компания рассчитывает, что это время расходуется с пользой. Но так ли это на самом деле?
-
44 %
совещаний неэффективны
По данным опросов Wall Street Journal.
-
15
часов в неделю
В среднем тратят на совещания менеджеры.
-
25 %
встреч избыточны
Решить вопрос можно «дешевле» — по телефону, почте или служебной запиской.
Какие проблемы решает ELMA
Типовые проблемы рабочих совещаний не связаны с профессиональными качествами сотрудников и встречаются во многих компаниях. Повысить эффективность помогает правильное планирование деловых встреч и контроль выполнения протоколов.
-
Что я здесь делаю?
У сотрудника не должно возникать вопросов, зачем его позвали на конкретное совещание.
Цель встречи и повестка дня определяются заблаговременно. Приглашения с вводными данными отправляются только тем специалистам, участие которых действительно необходимо.
-
Пустые дискуссии
Это просто сплошная болтовня — такие мысли посещают многих участников собраний, особенно когда за пределами переговорки у них много работы.
Организация совещаний с четким таймингом и перечнем вопросов, которые требуют конкретного решения, помогает избежать разговоров на отвлеченные темы и затянувшихся дискуссий.
-
Нулевая мотивация
Пустые скучные дискуссии лишь отнимают силы и энергию. Правила организации совещаний предполагают, что по итогам встречи участники расходятся с полным пониманием своих дальнейших действий.
Принятые решения по ключевым вопросам снимают барьеры, тормозящие работу. Дают сотрудникам возможность и желание двигаться вперед.
-
Бесполезные протоколы
То, что собрание прошло успешно, еще не гарантирует исполнения всех принятых решений. Ведение протокола делового совещания часто является формальным.
Добиться результата помогает четкая постановка задач по протоколу конкретным исполнителям. А также автоматическое включение отчета с результатами в повестку следующей встречи.
Как работает система ELMA
ELMA помогает проводить разные виды совещаний в организации. В системе есть два способа для быстрого планирования разовых и регулярных встреч.
Создавайте новые события в календаре и добавляйте участниковОрганизация собраний и совещаний с ELMA занимает минуты. После создания события, система добавляет совещание в электронные календари сотрудников, которые должны присутствовать на данной встрече. И отправляет уведомления участникам.
Планируйте типовые совещанияELMA облегчает управление рабочими совещаниями, которые имеют схожий состав участников и проходят в компании регулярно. Чтобы запланировать очередное собрание, достаточно запустить процесс в системе и указать вид совещания. Система сама создаст событие и заполнит основные параметры встречи.
совещания в ELMA
В ELMA удобно формировать повестку совещания. Сотрудники всегда могут отправить свои вопросы на обсуждение в системе. Повестка формируется автоматически на основе присланных вопросов или заполняется секретарем.
Включайте в повестку актуальные вопросыСотрудники участвуют в формировании повестки совещания. Чтобы вынести вопрос на обсуждение, достаточно отправить его по процессу в ELMA.
Переложите рутинные задачи по подготовке совещаний на системуELMA напоминает и подсказывает, как подготовить и провести совещание с пользой. Система собирает все вопросы от сотрудников и создает предварительный протокол совещания. Секретарь может проверить его и добавить новые вопросы накануне встречи, после чего дополнить протокол непосредственно во время обсуждения.
повестки совещаний в ELMA
С ELMA легко соблюдать правила ведения протокола совещания. Все операции уже настроены в системе. Они включают формирование протокола по шаблону, его согласование и регистрацию, отправку на ознакомление. А также постановку поручений по итогам принятых решений.
Ставьте конкретные задачи исполнителямОрганизация протокола совещания в ELMA позволяет фиксировать результаты обсуждения и ставить поручения сотрудникам на их основе.
Решайте проблемы быстроСистема автоматически добавляет в протокол вопросы, которые остались нерешенными после предыдущих совещаний, чтобы на месте разобрать причины.
Оптимизируйте коммуникацииСистема для управления совещаниями помогает ускорить процессы согласований и ознакомлений с протоколом. После совещания готовый документ уходит по маршруту на рассмотрение ответственным сотрудникам, а поручения по протоколу — исполнителям.
с протоколами совещаний в ELMA
Организация совещаний руководителя и других видов обсуждений в компании требует, чтобы принятые решения исполнялись. Только в этом случае можно говорить об эффективности прошедших совещаний. С помощью ELMA компания легко контролирует выполнение протокола совещания по итогам каждой встречи. Система формирует готовые отчеты по задачам и помогает не забывать о принятых решениях.
Единое окно для контроля исполнения задач по протоколамELMA позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы всех текущих, выполненных и просроченных задач по каждой встрече. Система обеспечивает полную прозрачность, которой невозможно добиться вручную.
Готовые отчеты по параметрамИмея права доступа к отчету, сотрудники могут отслеживать решения протокола совещания и контролировать статусы их выполнения. Система позволяет быстро получить нужные данные, задав параметры совещания в отчете.
контроля протоколов в ELMA
Результаты использования ELMA
-
30 %
Сокращение трудозатрат на проведение совещаний.
-
2 мин.
Тратит сотрудник на организацию результативной встречи.
-
100 %
Контроль исполнения всех принятых решений.
Средние цифры для компаний, использующих ELMA
Сделайте совещания эффективным инструментом бизнеса
С ELMA подготовка, организация и проведение совещаний в компании больше не вызывают сложностей.
- Быстро назначайте встречи
В системе удобно планировать совещания с сотрудниками из разных департаментов.
- Оповещайте участников
ELMA автоматически отправляет уведомления о новых совещаниях и поступлении задач по протоколам.
- Обеспечьте выполнение решений
В системе легко отслеживать выполнение задач и не забывать о долгосрочных поручениях.
Используйте готовое решение
Система управления совещаниями ELMA реализована на BPM-платформе (BPM, Business Process Management). В состав решения входят уже готовые бизнес-процессы для проведения результативных встреч и обсуждений. Сотрудникам не нужно беспокоиться о том, как правильно проводить совещания в компании, и с нуля выстраивать работу.
- Процесс организации и подготовки совещаний разных типов
- Процесс отправки и включения в повестку вопросов от сотрудников
- Процесс работы с протоколом совещания и постановка поручений исполнителям.
- Отчет с текущими статусами всех поручений и задач, поставленных сотрудникам по итогам совещаний.
- Чем помогает автоматизация
Порядок действий по организации совещаний четко определен и соблюдается. Система следует процессам, подсказывая следующий шаг. И выполняет часть рутинных операций за сотрудников.
- Отправляет оповещения.
- Генерирует протоколы по шаблонам.
- Включает в повестки вопросы от сотрудников.
- Добавляет в протоколы данные о невыполненных поручениях.
- Определяет маршруты согласований и ознакомлений.
- Отслеживает статусы и сроки работы.
Попробуйте ELMA в деле
Рассказываем, как управлять совещаниями в ELMA
Используйте другие решения ELMA
ПодробнееELMA Договоры
Делает проще создание, согласование, учет и контроль исполнения договоров. Позволяет значительно ускорить работу с документами. Обозначает цветом те части договоров, которые нужно проверить конкретным исполнителям. И показывает места, куда вносились изменения.
ПодробнееELMA Закупки
Автоматизирует процесс закупок, рассчитывая сроки каждого этапа обеспечения потребностей. Делает прозрачным движение заявок на закупку. Позволяет укладываться в планы и предоставляет топ-менеджерам удобный инструмент контроля закупочных процедур.
ПодробнееELMA Быстрые продажи
Ускоряет процесс продаж, двигая сделки от первого взаимодействия с клиентом до продажи. Генерирует КП и договоры по шаблонам, меняет статусы и создает карточки сделок в системе. Позволяет менеджерам не отвлекаться на рутинные задачи и продавать быстро, следуя процессу.
