Автоматизация командировок

Робот купит билет, подберет гостиницу и отчитается о командировке

Сегодня нет смысла тратить время на формальности с командировками — всю рутину можно поручить RPA (Robotic Process Automation), роботам с искусственным интеллектом (ИИ), голосовым помощникам и чатботам. Вам останется сосредоточиться только на действительно важных делах.

Узнать как
Проблемы

  • Долгое согласование командировочного бюджета

  • Трудно оформить командировку без доступа к компьютеру

  • Затратная логистика: покупка билетов, бронь гостиницы

  • Рутинный процесс отчетности по командировке

Решение

Мы рассматриваем командировку как сквозной бизнес-процесс — от создания заявки до оформления отчета о поездке. ELMA полностью автоматизирует его выполнение, обеспечивая коммуникацию между департаментами компаний и назначая задачи на роботов.

BPMS (Business Process Management System)

Класс корпоративных систем, предназначенных для управления бизнес-процессами предприятия

ELMA — BPM-платформа для внедрения RPA,
искусственного интеллекта, чатботов и голосовых помощников

  • Чатботы и голосовые помощники

    Позволяют запустить процесс командировки по телефонному звонку или сообщению в мессенджере.

  • Robotic Process Automation

    Бронирует билеты и гостиницы на сайтах, как если бы это делал человек.

  • Искусственный интеллект

    Распознает сканы командировочных документов и передает информацию в учетную систему.

Как работает решение ELMA Командировки

Запуск командировки через чатбота

Сотрудник сообщает роботу, куда и на какие даты планируется командировка. Бот сам задает все уточняющие вопросы и запускает процесс в корпоративной системе.

Запуск процесса с помощью чатбота
Запуск процесса с помощью чатбота
Согласование

RPA собирает информацию о доступных билетах и гостиницах и передает ее на согласование в BPMS. В бухгалтерию автоматически приходит задача по начислению суточных.

Согласование командировки в ELMA. Оценка размера расходов сотрудника в командировке
Покупка билетов и бронирование гостиницы

RPA сам покупает билет с корпоративной банковской карты. По заранее заданным параметрам робот находит гостиницу и бронирует ее.

Автоматизация проведения процесса закупок в системе ELMA
Робот покупает билет на сайте
Отчет по расходам в командировках

Сотрудник загружает в систему электронные копии гостиничных чеков и квитанции за такси. Искусственный интеллект распознает документы и передает информацию в систему.

Отчеты для бизнеса в программе управления закупками ELMA
Загрузка документов в ELMA. Проверка командировочных чеков с помощью ИИ

Результаты внедрения

  • 75 %

    Сокращение времени на процесс командировки

  • 2 мин.

    Тратит сотрудник на запуск командировки

  • 40 %

    Сокращение прямых расходов на процесс командировки

Средние цифры для компаний, использующих ELMA

Попробуйте ELMA в деле

Оставьте заявку на демостенд.

Презентация кейса ELMA Командировки

Объясняем, как работает управление командировками в ELMA

Андрей Чепакин
Андрей Чепакин
Коммерческий директор ELMA

Командировка — это инструмент бизнеса,
который должен быть эффективным

Стоимость командировки значительно шире привычных цифр — билеты, проживание, суточные. Сюда добавляют время подготовки, стоимость согласования и оформления логистики поездки. И, как правило, на эти рутинные задачи ваш менеджер, а значит, ваша компания, часто тратит непозволительно много ресурсов. А еще важно выдержать срок учета и оформления расходов.

Командировка должна быть эффективным инструментом, а значит удобным, легким и дешевым. Надо убрать людей там, где они не нужны, отдать им право принимать решения и готовиться только к тем задачам, которые их ждут в поездке, а также необходима полноценная система проверки расходных документов. Решением таких задач станет система ELMA BPM.

Александра ЛощёноваАндрей Чепакин
Коммерческий директор ELMA

Используйте омниканальность в командировках

Запускайте процесс командировки через любой удобный канал — браузер, смартфон, мессенджер или нативное приложение. Например, напишите чатботу сообщение о том, что планируется поездка. Или позвоните голосовому роботу, который расспросит вас обо всех необходимых деталях и запустит процесс подготовки командировки в ELMA.

  • Работа с любым устройством

    Запускайте процесс даже если вы уже в командировке, находитесь в дороге или просто далеко от компьютера.

  • Естественное общение

    Не надо заучивать типовые команды. Текстовые и голосовые роботы работают как обычные операторы — они зафиксируют всю информацию и запустят процесс.

  • В любое время

    Робот не ложится спать и не уходит на выходные. Вы можете запустить процесс даже в самое неподходящее время.

  • Работа в привычном приложении

    Решение поддерживает популярные мессенджеры и ассистенты: Вконтакте, Telegram, Алиса, Facebook Messenger, Google Assistant.

    • Вконтакте
    • Telegram
    • Алиса
    • Facebook messenger
    • Google Assistant

Процесс запуска командировки с помощью голосового ассистента

Поручите роботам заказ билетов и бронирование гостиницы

Робот купит вам билет на самолет и забронирует гостиницу быстрее, чем офис-менеджер. Это особенно важно, когда счет времени идет на минуты. Нет жесткой привязки к агрегатору услуг — робот производит бронирование жилья на любом удобном сайте.

  • 2 минуты

    За это время робот забронирует вам билет и жилье. Офис-менеджер потратит заметно больше времени.

  • Ночью и в выходные

    Роботу не надо спать и ждать начала рабочего дня. Вы не потеряете время на покупку билетов.

  • Оплата без вашего участия

    Не надо ждать перевода на дорогу или пользоваться своей кредиткой. Робот сам купит билет с корпоративной карты.

Подтверждение расходов по командировкам
с помощью ИИ

После поездки загрузите в систему документы, подтверждающие командировочные расходы. Искусственный интеллект распознает данные и сам занесет их в систему. После чего авансовый отчет по командировочным расходам автоматически сформируется в системе ELMA. Вам останется только сдать посадочные талоны, бухгалтеру — осуществить проводку по чеку.

  • Старт задачи по отчету о командировке
    Старт задачи по отчету о командировке
  • Распознавание чека такси
    Распознавание чека такси

Ощутите эффект от внедрения

ELMA BPM — полноценная система управления командировками. Она гибко интегрируется со всеми корпоративными учетными системами, что дает возможность быстро собирать и анализировать все данные по командировочным расходам и встроить командировки в сквозной процесс коммерческой деятельности компании.

  • Эффективнее

    Cовершенствуется управление командировками сотрудников. Отчеты по расходам в командировках оформляются в автоматическом режиме. Специалисты больше не занимаются рутиной.

  • Быстрее

    Организация командировки занимает заметно меньшее время, согласование документов и расчет логистики происходит в считанные минуты. Срок отчета по командировочным расходам не нарушается.

  • Дешевле

    ELMA позволяет экономить дорогостоящие ресурсы офис-менеджеров, руководителей и сотрудников. Благодаря автоматизации командировочных расходов экономится время бухгалтерии.

  • Прозрачнее

    Автоматизируется учет расходов и их проводка. Все документы на расходы в командировке хранятся в единой системе.

Попробуйте ELMA в деле

Оставьте заявку на демостенд.

Презентация кейса ELMA Командировки

Объясняем, как работает управление командировками в ELMA