Стандартный функционал ELMA Community Edition
Функции управления бизнес-процессами
Моделирование
Моделирование бизнес-процессов в простой интуитивно понятной графической среде без программирования
Моделирование бизнес-процессов осуществляется в простом интуитивно понятном графическом редакторе Дизайнер ELMA и может выполняться бизнес-аналитиками без участия программистов.
Графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.
Описание процесса в нотации BPMN 2.0 (шаги и исполнители)
Платформа ELMA BPM использует систему условных обозначений (нотацию) BPMN 2.0 для описания бизнес-процессов. Моделирование осуществляется посредством диаграмм с графическими элементами.
Все шаги процессов подробно расписаны, а также используется «дорожечная схема» — каждая дорожка соответствует зоне ответственности отдельного исполнителя. За счет этого модель процесса получается более наглядной.
Гибкая настройка контекста (данных и документов) процесса
При моделировании процесса в Дизайнере ELMA задается контекст исполнения: с какими документами и данными будут работать сотрудники, какие действия они должны выполнить и какие результаты предоставить в итоге.
Настройка матрицы ответственности – быстрое определение ролей участников бизнес-процесса
На этапе моделирования создается матрица ответственности процесса. Пользователи, участвующие в бизнес-процессе, автоматически добавляются в роли. Кроме того, роли участников можно настроить вручную.
Использование предстартовых пользовательских форм
Дизайнер ELMA позволяет настроить предстартовые формы бизнес-процессов. В них можно вынести любые переменные, что значительно упрощает процедуру запуска процесса. Не нужно ставить отдельную задачу по заполнению исходных данных. Вся информация вносится непосредственно при запуске бизнес-процесса.
Чтобы легко различать экземпляры процесса в веб-приложении, рекомендуется задавать им уникальные наименования, генерируемые по шаблону.
Настраиваемые интерфейсы задач (разметка .Net Razor)
Благодаря возможности использования разметки .Net Razor в дизайнере ELMA можно изменить внешний вид большинства страниц системы.
На скриншоте слева представлена стандартная форма задачи.
Пример интерфейса задачи с внесенными изменениями.
Прикрепление пользовательских инструкций к задачам бизнес-процессов
Система ELMA позволяет использовать «встроенные» в задачи методички – прикреплять к карточкам задач пользовательские инструкции. Получив задачу, исполнитель сможет посмотреть, какие действия ему нужно выполнить.
Настройка механизмов эскалации в бизнес-процессах
При моделировании процессов Дизайнер ELMA позволяет настраивать механизмы эскалации. Исполнение процессов не будет стопориться, ожидая выполнения одной из задач. Настройте таймер, и система автоматически поставит задачу вышестоящему по должности сотруднику, если она не была выполнена исполнителем в заданное время.
Встроенные инструменты проверки корректности модели процесса
Когда моделирование процесса завершено, необходимо убедиться в его корректности. Дизайнер ELMA позволяет проверить модель на наличие логических ошибок.
Встроенные инструменты проверки корректности процесса выявят ошибки и подскажут способы их решения.
Возможность использования сценариев на языке C#
Система ELMA позволяет использовать в бизнес-процессах сценарии на языке C#. С их помощью можно автоматизировать действия, которые в другом случае выполнялись бы в ручном или полуавтоматическом режиме.
Кроме этого, сценарии можно использовать для реализации нестандартной логики бизнес-процессов и настройки операций, которых нет среди обозначений нотации BPMN.
Встроенные инструменты проверки сценариев на наличие ошибок
Перед использованием сценария необходимо убедиться в его корректности. В Дизайнере ELMA предусмотрены встроенные инструменты для проверки синтаксиса написанного кода.
Настройка уведомлений об ошибках в ходе выполнения сценариев
При выполнении сценариев могут возникать ошибки, которые будут тормозить бизнес-процесс. Дизайнер ELMA позволяет настроить эскалацию при возникновении ошибок – ответственному пользователю будет отправлено соответствующее уведомление.
Импорт процессов из файлов формата XPDL
Система ELMA позволяет загружать готовые модели бизнес-процессов из других систем моделирования (например, Business Studio). Любой процесс, выгруженный в формате XPDL, может быть импортирован в ELMA. На скриншоте слева приведен пример модели бизнес-процесса, созданной в Business Studio.
Пример модели процесса, созданной в Business Studio, после экспорта в файл формата XPDL и импорта в систему ELMA.
Функция копирования бизнес-процессов
Для ускоренного моделирования однотипных процессов в Дизайнере ELMA предусмотрена возможность скопировать бизнес-процесс. При копировании в новый процесс переносятся: графическая модель, контекстные переменные, матрица ответственности и другие данные. Редактирование не займет много времени.
Гибкая настройка организационной структуры компании
В Дизайнере ELMA есть специальный редактор для моделирования организационной структуры компании. На листе моделирования строится графическая схема, отражающая иерархию предприятия: должностные лица, группы сотрудников, отделы и т.д.
Заложенная в оргструктуру логика в дальнейшем используется системой как глобальная установка.
Поддержка версионности организационной структуры компании
Заложенная в оргструктуру логика со временем может меняться. При этом важно хранить информацию обо всех изменениях и иметь возможность при необходимости «откатиться» к любой из предыдущих версий. Дизайнер ELMA обладает таким функционалом.
Исполнение
Автоматическая постановка задач сотрудникам
После запуска процесса в системе она автоматически ставит задачи сотрудникам исходя из модели бизнес-процесса. Исполнители получают задачи в веб-интерфейсе пользователя в тот момент, когда работа по процессу доходит до соответствующего шага.
Сотрудник получает уведомление о появлении новой задачи, она отображается в общем списке задач данного специалиста.
Внутренняя переписка между участниками процесса
Для внутренней коммуникации между участниками процесса в системе ELMA предусмотрен функционал «вопрос-ответ» и возможность добавления комментариев. Выбранным пользователям приходит сообщение в ленту, где и ведется общение.
Историю сообщений можно посмотреть в карточке экземпляра процесса.
Возможность запуска и работы с процессами из сторонних систем при помощи HTTP-запросов
Система ELMA позволяет запускать и работать с процессами из внешней среды благодаря использованию модуля SOA Connector. Самым простым способом обратиться к бизнес-процессу из внешнего приложения является отправка HTTP-запросов.
Запуск бизнес-процесса с уже внесенными входными данными
Благодаря использованию SOA Connector, в системе ELMA можно запускать бизнес-процессы с уже готовым набором входных данных (из Внутреннего портала ELMA или внешней системы).
Например, в процесс могут быть переданы данные клиента (имя, контакты) и информация о заказе – менеджеру не придется вносить их вручную. Это экономит время сотрудника и позволяет избежать возможных ошибок ручного переноса данных. После перестройки процесса к такому виду может оказаться, что участие некоторых сотрудников в процессе и вовсе не требуется.
Настройка разграничения доступа к запуску бизнес-процессов
Система ELMA позволяет разграничивать права доступа к запуску бизнес-процессов. Данная настройка осуществляется на этапе моделирования процесса в Дизайнере ELMA. Запустить бизнес-процесс в веб-приложении ELMA сможет только пользователь, указанный в качестве Инициатора на графической модели процесса.
Контроль
Монитор процесса, работающий в режиме реального времени
Страница Монитор процессов позволяет анализировать работу по процессам в режиме реального времени. Здесь отображаются процессы, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым.
Кроме того, можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить более подробную информацию о ходе его исполнения.
Мониторинг бизнес-процессов в режиме супервизора
Пользователи, имеющие соответствующие права доступа (как правило, руководители), могут использовать Полный монитор бизнес-процессов. Данный раздел позволяет организовать удобную навигацию в тех случаях, когда необходимо осуществлять мониторинг большого количества процессов и уже нецелесообразно отображать их плоским списком.
Портлет для мониторинга хода выполнения процессов
Для получения быстрого доступа к актуальной информации по процессам в системе ELMA предусмотрен портлет Монитор процессов. Его можно вынести на главную страницу веб-интерфейса пользователя системы.
В портлете отображается информация по выбранному (раннее настроенному) фильтру из Монитора процессов, есть возможность быстрого перехода на страницу экземпляра процесса.
Гибкая система поиска процессов
В ELMA реализована система поиска процессов по любому набору атрибутов, а также более сложным условиям или связям с другими объектами (для этого используется язык EQL).
Фильтры для удобного поиска процессов по условию
Система ELMA позволяет настраивать фильтры поиска процессов (а также контрагентов, справочников, проектов и трудозатрат), сохраняя наборы нужных параметров. Один щелчок мыши по названию фильтра, и на странице с объектами отобразятся результаты поиска.
Пользователь может задать собственные фильтры, выбрав наиболее часто используемы для поиска атрибуты, а также использовать общие фильтры, настраиваемые администратором системы.
Настройка оповещений пользователей о состоянии бизнес-процесса
Для своевременного оповещения участников процесса о любых событиях, возникающих в ходе его исполнения, в системе ELMA предусмотрена операция «Оповещение». Она настраивается в Дизайнере ELMA на этапе моделирования процесса и позволяет отправлять пользователям сообщения о состоянии бизнес-процесса.
Улучшение
Встроенный механизм сбора и обработки предложений по улучшению бизнес-процессов
В ходе работы по процессам у пользователей могут возникать замечания и идеи по изменению регламента, форм задач и пр. Для удобного фиксирования и обработки таких предложений в системе предусмотрен функционал улучшения бизнес-процессов.
Кнопка «Улучшить» доступна всем пользователям на любом этапе бизнес-процесса. Она позволяет отправить предложение по улучшению.
Быстрое изменение процессов без программирования
Система ELMA позволяет изменять процессы в любой момент и внедрять улучшения немедленно. Изменения вносятся в графическую модель процесса в Дизайнере ELMA без остановки системы и необходимости программирования.
После внесения изменений уже запущенные в системе экземпляры бизнес-процесса будут завершены согласно прежней графической модели, а новые начнут работать согласно измененной схеме. История изменений процессов сохраняется.
Поддержка версионности процессов
Функционал системы ELMA позволяет работать с версиями процессов в Дизайнере ELMA. Поддержка версионности обеспечивает прозрачность при работе – можно легко отследить автора изменений, а также текущий статус процесса. Кроме того, номер текущей версии процесса отображается в веб-приложении системы.
Автоматическое создание документации по процессу
Фильтры для удобного поиска процессов по условию
СДизайнер ELMA позволяет автоматически формировать HTML-документацию по созданным процессам. Такие документы удобно использовать для согласования схем бизнес-процессов.
При формировании документации можно настроить содержимое, исключив часть информации (о матрице ответственности, контексте процесса и т.п.).
Автоматическое создание регламента процесса на бумаге
В Дизайнере ELMA есть возможность за несколько минут сгенерировать регламент смоделированного бизнес-процесса. Регламент можно распечатать и использовать в работе (например, в качестве должностных инструкций).
Быстрая выгрузка изображений графических моделей процессов и их фрагментов
Дизайнер ELMA позволяет выгружать графические модели бизнес-процессов в формате PNG. Изображениям автоматически присваиваются названия соответствующих процессов.
Дополнительные возможности
Возможность использования SOA Connector и веб-сервисов для взаимодействия с внешними приложениями
Система ELMA легко интегрируется в типовую ИТ-инфраструктуру компании. Каждый процесс в ELMA может быть опубликован таким образом, что для него сформируется веб-сервис и ссылка для запуска.
Также для запуска процесса из внешних систем используется SOA Connector. Поэтому запуск бизнес-процессов можно легко привязать к событиям, происходящим в других ИТ системах.
ELMA API
ELMA API – это набор методов и объектов системы, предназначенных для разработки сценариев. Использование ELMA API уменьшает объемы кода для решения конкретных задач и делает его более понятным. Кроме того, пользователям доступна функция автокомплита – она значительно ускоряет процесс создания сценариев.
Организация межпроцессного взаимодействия
Моделирование межпроцессного взаимодействия в системе ELMA осуществляется с помощью отправки и ожидания сообщений. Связка данных операций позволяет передавать значения контекстных переменных между процессами без создания подпроцессов.
Это удобно – например, когда два процесса выполняются независимо друг от друга, однако в определенный момент одному из них для продолжения работы требуется информация, формируемая в рамках другого процесса.
Внешнее WebAPI
ELMA WebAPI представляет собой набор корневых веб-сервисов, позволяющих взаимодействовать с сервером на уровне SDK. Например, загружать список задач, документов, отслеживать изменения объектов системы и многое другое.
Организация межпроцессного взаимодействия
Моделирование межпроцессного взаимодействия в системе ELMA осуществляется с помощью отправки и ожидания сообщений. Связка данных операций позволяет передавать значения контекстных переменных между процессами без создания подпроцессов.
Это удобно – например, когда два процесса выполняются независимо друг от друга, однако в определенный момент одному из них для продолжения работы требуется информация, формируемая в рамках другого процесса.
Функции единой информационной среды
Создание единой информационной среды
Настраиваемая организационная структура компании
В системе ELMA есть специальный редактор для моделирования организационной структуры компании. Моделирование осуществляется в Дизайнере ELMA.
На листе моделирования строится графическая схема, отражающая иерархию предприятия: должностные лица, группы сотрудников, отделы и т.д. Заложенная в оргструктуру логика в дальнейшем используется системой как глобальная установка.
Единая объектная модель системы
Пользователи системы могут расширять любые из существующих объектов (например, добавлять недостающие поля к задачам) и создавать собственные. Пользовательские объекты позволяют адаптировать систему под требования конкретной организации.
Настраиваемая система справочников
Справочники – это объекты системы, предназначенные для структурированного хранения данных. В системе допускается расширение системных справочников – можно добавлять необходимые атрибуты, произвольно использовать в качестве атрибутов другие объекты системы. Кроме того, можно создавать пользовательские справочники.
Все системные и пользовательские объекты формируют единую объектную модель и функционируют как единое целое.
Создание фильтров для быстрого поиска объектов системы
ELMA позволяет настраивать фильтры поиска для большинства объектов системы: задач, процессов, контрагентов, трудозатрат, справочников или проектов. Поиск можно выполнять по атрибутам, а также использовать более сложные условия или связи с другими объектами.
Общие фильтры и доступ к ним настраивает администратор системы. Пользователи могут легко настраивать собственные персональные фильтры.
Импорт-экспорт данных между конфигурациями ELMA
На этапе внедрения и/или доработки системы часто требуется перенести данные. Например, если доработка процессов осуществлялась на отдельном тестовом сервере и теперь нужно перенести изменения на продуктивный сервер. Для этих целей в системе ELMA предусмотрен функционал импорта-экспорта конфигураций.
Страницы в системе ELMA
Мультиязычный интерфейс с возможностью выбора языка для каждого пользователя
Система ELMA обладает полноценным мультиязычным интерфейсом. В базовой поставке системы идут сразу два языка: русский и английский.
В настройках можно выбрать язык, используемый по умолчанию. При этом каждый пользователь системы может выбрать язык, удобный лично для него. При переключении языка все компоненты системы (ELMA Агент, мобильные приложения и др.) переключаются на его использование автоматически.
Настройка цветовой темы интерфейса
В ELMA доступна возможность настройки цветовой темы различных элементов интерфейса в соответствии с индивидуальными предпочтениями каждой компании.
Такая настройка легко осуществляется специалистом по внедрению или администратором системы – цвета выбираются из палитры и никаких дополнительных настроек не требуется.
Настраиваемые ролевые модели, определяющие права доступа и вид рабочего места для типа пользователей
В системе ELMA реализована настройка ролевых интерфейсов. Специальный инструмент «Редактор портала» позволяет сформировать типы пользователей, для каждого из них настроить сценарии работы в системе и сформировать удобные интерфейсы конкретно для этой роли.
Настраиваемое рабочее место пользователя системы (настраиваемые страницы)
Интерфейс системы ELMA специально разработан таким образом, чтобы его можно было настраивать согласно потребностям каждого конкретного сотрудника. Это обеспечивает удобный и быстрый доступ к необходимой информации и функционалу системы.
Встроенный WY SIWYG HTML-редактор для создания веб-страниц внутри системы
Главные страницы веб-интерфейса ELMA – это удобный способ навигации в системе. Пользователи могут создавать собственные страницы (текстовые и страницы с нужными в работе портлетами).
Текстовые страницы создаются во встроенном WY SIWYG HTML-редакторе с использованием функциональных элементов ELMA, без необходимости программирования.
Настройка собственного рабочего места пользователем системы
Любой пользователь ELMA может настроить свое рабочее место (главные страницы веб-интерфейса системы) без программирования и необходимости привлекать ИТ-специалистов. Настройка страниц осуществляется в несколько «кликов» мышью и не занимает много времени.
Стандартные портлеты системы
Сотрудники компании: портлет позволяет осуществлять поиск информации о сотрудниках компании, их контактов, а также сведений о присутствии на рабочем месте – не находится ли нужный сотрудник в отгуле или отпуске в данный момент. Кроме того, в портлете можно просматривать сведения о новых сотрудниках компании и предстоящих днях рождениях.
Любой пользователь ELMA может настроить свое рабочее место (главные страницы веб-интерфейса системы) без программирования и необходимости привлекать ИТ-специалистов. Настройка страниц осуществляется в несколько «кликов» мышью и не занимает много времени.
СЭД (Список документов и Поиск документов): портлеты содержат ссылки на часто используемые документы и обеспечивают возможность быстрого расширенного поиска документов в системе.
CRM (Возможности, Сделки, План поступлений): данные портлеты обеспечивают быстрый доступ к информации о работе с клиентами. Например, руководитель отдела продаж может отслеживать сделки, план поступлений средств и поступающие запросы от потенциальных клиентов.
Исполнительская дисциплина (Задачи, Задачи от меня): в портлетах отображаются все текущие задачи пользователя с указанием срока выполнения, а также уже просроченные поручения, выделенные красным цветом. Пользователю удобно контролировать собственные задачи и отслеживать выполнение поручений, которые он поставил другим исполнителям.
Монитор процессов: позволяет в одном окне видеть все текущие, завершенные и прерванные процессы, а также задачи, выполняемые в ходе работы по этим процессам. Кроме того, в портлете реализован поиск данных по различным параметрам. Контроль статусов процессов позволяет быстро среагировать на «торможение» процесса и своевременно решить возникшие проблемы.
Данные по фильтру: разместив данный портлет на главной странице, пользователь будет иметь постоянный доступ к данным, отсортированным по одному выбранному фильтру.
HTML-портлет: представляет собой HTML-страницу, которая заполняется и редактируется в настройках портлета. HTML-страница предназначена для размещения контента, который в дальнейшем можно редактировать: изменять списки, таблицы, изображения и другие элементы, доступные на языке разметки HTML.
Информирование и общение сотрудников
Лента сообщений
Важным разделом веб-приложения системы ELMA является Лента сообщений. Это единый инструмент для получения информации и коммуникации с коллегами. В ленте отображаются оповещения о поступлении новых задач, комментарии к документам и задачам, уведомления о просроченных поручениях и сообщения других пользователей.
Настраиваемые инфоканалы для групп сотрудников
Информационные каналы являются удобным инструментом для обмена сообщениями в группе сотрудников. В канале можно отправлять текстовые сообщения, прикреплять файлы и документы. Права доступа к инфоканалу настраиваются, что обеспечивает конфиденциальность.
Гибкая система уведомлений о событиях в системе
ELMA позволяет использовать различные средства для получения уведомлений о событиях в системе. Например, оповещения о поступающих задачах и сообщениях могут отправляться на e-mail пользователя или по SMS.
Сообщения сотрудник-сотрудник или сотрудник-группа сотрудников
Отправляя сообщение в Ленте, пользователь может выбрать получателя: другого пользователя, информационный канал или группу сотрудников. Группы получателей каждый пользователь может настроить в соответствии со своими потребностями.
Кроме этого, для получения оповещений можно использовать ELMA Agent. Эта программа, которая устанавливается на компьютер. Она позволяет получать уведомления о событиях в системе во всплывающем окне в углу экрана монитора подобно оповещениям стандартных онлайн-мессенджеров.
Настройка приоритетности сообщений в Ленте
В процессе ежедневной работы пользователь может столкнуться с переизбытком поступающих в Ленте сообщений и оповещений. Это становится проблемой, когда пользователю не хватает времени на их просмотр, и он пропускает действительно важную информацию. Избежать подобных ситуаций позволяет настройка отображения сообщений по степени важности.
Настройка режима занятости для ограничения количества поступающих оповещений
Помимо настройки приоритетности сообщений в Ленте проблему переизбытка информации можно решить, настроив режим занятости. Он позволяет значительно уменьшить количество получаемых пользователем сообщений.
Каждый пользователь может добавить в исключения те типы сообщений, информацию о которых не хочет получать в Ленте. Например, уведомления об изменениях в задачах (переназначении контролера, отметках исполнителей «начало работы над задачей» и т.п.).
Планирование деятельности
Настройка рабочего календаря
В системе ELMA можно настраивать рабочий календарь компании: количество и продолжительность рабочих дней, выходные, праздничные дни и время обедов. Так как рабочий календарь связан с многими процессами системы, важно, чтобы он соответствовал реальному принятому в организации графику работы.
Календарь является глобальным правилом системы – все задачи, бизнес-процессы, другие календари придерживаются установленного в нем рабочего графика.
Персональный и коллективный календарь с возможностью планирования событий
В системе ELMA сотрудникам удобно планировать свое рабочее время. Звонки, встречи, вебинары, совещания – все заносится в календарь.
Каждый пользователь может вести свой персональный календарь, а также работать с общими календарями (например, запланировать совещание в переговорной, чтобы другие сотрудники видели, в какое время помещение будет свободно при планировании своих встреч).
Интеграция календарей с MS Outlook, Google и iCalendar (iOS)
В системе ELMA есть возможность экспортировать любые календари, к которым пользователь имеет доступ – личный календарь, календарь подчиненного или общий календарь системы.
После выгрузки календарь можно импортировать в другие приложения (например, в MS Outlook) или в популярные интернет-календари (например, календарь Google).
Кроме того, календари ELMA можно экспортировать в формат iCalendar и использовать в любом приложении, которое поддерживает работу с календарями этого формата.
Импорт внешних календарей по URL
В связи с тем что многие сотрудники одновременно используют несколько календарей, в ELMA предусмотрена возможность импорта данных в единый календарь.
События из внешнего интернет-календаря могут быть импортированы в календарь системы. Они будут отображаться в календаре ELMA и в портлете «Календарь».
ИУправление календарями подчиненных
Система ELMA предоставляет руководителю доступ к календарям подчиненных и коллег (тех, кто предоставил доступ). Руководитель может просматривать календари сотрудников, оценивать их загрузку, при необходимости редактировать расписание – ставить задачи, планировать совещания.
Контроль уровня загруженности и исполнительской дисциплины подчиненных в едином интерфейсе
Управление календарями подчиненных
Система ELMA обеспечивает быстрый доступ к информации о сотрудниках компании. Уровень загруженности, исполнительская дисциплина подчиненных, дни рождения и другие данные отображаются в едином интерфейсе.
Руководитель отдела видит полную информацию по своему отделу, может посмотреть текущие задачи и календари сотрудников.
Система замещений сотрудников
Когда сотрудник уходит в отпуск, отгул или на больничный, работа по процессам не должна останавливаться. Благодаря функционалу замещений в системе ELMA можно назначить временного исполнителя задач отсутствующего сотрудника и указать срок замещения. При этом задачи можно переназначать на нескольких исполнителей, чтобы равномерно распределить нагрузку.
История работы с документом и настройка возможных действий
Система ELMA позволяет настраивать, какие параметры будут отображаться в истории работы с документом, а также настраивать действия, которые доступны пользователям из карточки документа или из папок с документами в системе. Это позволяет адаптировать систему под нужды каждой конкретной организации.
Дополнительные возможности
Интеграция с внешними приложениями
Система ELMA легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру любой компании – она может работать как независимо от других систем, используемых в организации, так и в тесном взаимодействии с ними.
Например, ELMA может быть интегрирована с веб-сайтом или сторонней CRM-системой за счет использования ELMA Framework (базы знаний и инструментов для расширения системы). ELMA Framework включает ELMA API, ELMA Web API, а также набор документации по доработке системы.
Независимость пользователя от конкретной компьютерной платформы
Пользователи системы могут использоваться любые компьютерные платформы с официально поддерживаемыми браузерами: MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.
Кроме того, данные браузеры обеспечивают возможность работы с системой с мобильных устройств (мобильные приложения ELMA не входят в бесплатную версию).
Настраиваемые способы авторизации в системе
Доступ к внутреннему порталу ELMA предоставляется пользователям, имеющим учетные записи в системе и прошедшим процедуры идентификации и аутентификации.
ELMA предоставляет широкий выбор способов авторизации пользователей: классические логин-пароль, сертификаты и токены безопасности. По умолчанию в системе используется авторизация по логину и паролю.
Возможность ограничения авторизации по списку допустимых устройств и приложений
В целях повышения уровня безопасности, в ELMA существует возможность настроить авторизацию в системе с доверенных устройств. Пользователи смогут войти в систему по своему логину и паролю только с определенного рабочего места (например, офисного компьютера). Настройка доверенных устройств осуществляется в профиле пользователя и занимает всего 1 минуту.
Функции документооборота
Основные возможности
Работа с веб-документами
ELMA поддерживает работу с веб-документами – создавать, просматривать и редактировать их можно непосредственно в веб-интерфейсе пользователя, без необходимости скачивать файл на свой компьютер. Это существенно экономит время пользователей и идеально подходит для работы с внутренними документами компании.
Работа с веб-документами
ELMA поддерживает работу с веб-документами – создавать, просматривать и редактировать их можно непосредственно в веб-интерфейсе пользователя, без необходимости скачивать файл на свой компьютер. Это существенно экономит время пользователей и идеально подходит для работы с внутренними документами компании.
Выгрузка веб-документов из системы в формат MS Word
Любой веб-документ можно скачать на компьютер в формате MS Word.
Поиск по атрибутам карточки документа
В системе ELMA реализована функция поиска документов по атрибутам их карточек: названию или автору документа, дате создания и другим параметрам. Нужный документ всегда можно быстро найти в системе.
Настраиваемые реестры/журналы документов
Для хранения документов в системе ELMA используются привычная структура вложенных папок, которая формируется по типам документов и гибко настраивается. Дополнительно к этому, в системе удобно формировать реестры документов.
Реестры содержат выборку документов из всей базы по необходимым критериям. Настройка реестров осуществляется с помощью простого механизма «папка-фильтр».
Быстрый поиск документов с помощью папок-фильтров
Благодаря папкам-фильтрам в системе ELMA можно сформировать удобные поисковые формы. Поиск документов при этом осуществляется в 1 щелчок мыши. В случае необходимости можно быстро изменить условия поиска и пересохранить фильтр.
Быстрый ввод документов в систему при помощи функции Drag'n'Drop
Очень быстрым удобным способом создания документов в системе является популярный механизм drag'n'drop, то есть перетаскивание файла мышью из Проводника в окно браузера.
Чтобы создать новый документ или новую версию документа в системе ELMA, достаточно просто перетащить файл в любую папку раздела «Документы» или на карточку документа.
Поддержка версионности документов
При работе с документами пользователи могут вносить изменения в файлы. В системе ELMA сохраняются все предыдущие версии документов с указанием автора, даты создания версии и текущего статуса документа.
Предпросмотр версий документов
В работе с документами не всегда нужно скачивать файлы. Часто для принятия решения достаточно быстро просмотреть текущую версию документа.
Предпросмотр доступен для файлов: Word, Excel, Visio, Power Point, TXT, PDF, документов в графических форматах, а также аудио/видео файлов.
Настройка связей между документами
В процессе работы может потребоваться связать между собой несколько документов. Например, в карточке договора указать ссылки на приложения к данному документу. Для этого используется функционал создания связанного документа.
ELMA позволяет создавать новые документы, которые будут связаны с текущим файлом, или прикреплять к нему уже созданные ранее документы. Есть возможность скопировать права доступа, чтобы те же пользователи могли работать со всеми связанными документами.
Управление правами доступа к документам
Система ELMA позволяет разграничивать права доступа к документам. Они могут настраиваться вручную или автоматически наследоваться из родительской папки, к которой относится документ.
Права доступа разных уровней (только просмотр, просмотр и редактирование документа, полный доступ и другие) можно выдавать как отдельным пользователям, так и группам сотрудников.
Настройка связей между документами
В процессе работы может потребоваться связать между собой несколько документов. Например, в карточке договора указать ссылки на приложения к данному документу. Для этого используется функционал создания связанного документа.
ELMA позволяет создавать новые документы, которые будут связаны с текущим файлом, или прикреплять к нему уже созданные ранее документы. Есть возможность скопировать права доступа, чтобы те же пользователи могли работать со всеми связанными документами.
Управление правами доступа к документам
Система ELMA позволяет разграничивать права доступа к документам. Они могут настраиваться вручную или автоматически наследоваться из родительской папки, к которой относится документ.
Права доступа разных уровней (только просмотр, просмотр и редактирование документа, полный доступ и другие) можно выдавать как отдельным пользователям, так и группам сотрудников.
Создание и контроль выполнения задач по документам
В системе ELMA удобно формировать задачи по документам. Например, можно отправить документ на ознакомление сразу нескольким сотрудникам или на согласование руководителю. В задачах указывается срок их выполнения.
После завершения задачи инициатору приходит уведомление. Он может вернуть задачу на доработку исполнителю, оставив комментарий, или принять задачу, тем самым завершив контроль.
Контроль исполнительской дисциплины в отношении задач по документам
Система ELMA позволяет разграничивать права доступа к документам. Они могут настраиваться вручную или автоматически наследоваться из родительской папки, к которой относится документ.
История работы с документом
В веб-приложении в карточке каждого документа отображается история работы с ним (различные события – комментарии, вопросы, вложения, действия). Полное и точное отображение действий, выполняемых пользователями, обеспечивает прозрачность работы.
Настройка отображения истории работы с документом
При активной работе с документом в его карточке на вкладке «История» может отображаться огромное количество событий.
Система позволяет пользователю быстро отфильтровать их по типу, включая/отключая отображение нужных событий с помощью специальных кнопок.
Обсуждение документов в формате чата
При работе с документом часто ведутся обсуждения – сотрудникам нужно писать свои комментарии, получать сообщения, принимать какие-либо решения. Именно поэтому в системе ELMA доступен функционал обсуждения документов. Всем выбранным пользователям приходит сообщение в ленту, где и ведется обсуждение по документу.
Информация хранится в одном месте – диалог записывается в историю документа, которая доступна в его карточке.
Просмотр списков последних документов пользователя
В процессе работы удобно иметь быстрый доступ к документам, которые использовались в последнее время. Не нужно вспоминать, где находился нужный документ и как он называется – список всех последних документов, с которыми работал пользователь, отображается в специальном портлете.
Дополнительные возможности
Маршруты движения документов
Система ELMA позволяет настраивать маршруты движения документов любой сложности. Моделирование маршрута выполняется в простом и интуитивно понятном редакторе с удобным графическим интерфейсом.
Например, можно смоделировать маршрут параллельного и последовательного согласования документа и настроить временные интервалы согласования.
Генерация документов по шаблону
Сотрудникам часто приходится оформлять однотипные документы. Система ELMA позволяет генерировать их по шаблонам.
Документы формируются автоматически на основе данных из заполненных сотрудниками полей документа или переменных бизнес-процессов. Документы генерируются в офисных форматах MS Word, MS Excel.
Функция сравнения версий документов
Быстро сравнить несколько версий одного документа между собой можно с помощью ELMA Агента. Данная функция применяется для документов с расширением .doc и .docx. В ходе сравнения будет сформирован новый документ, в котором будут отображены все исправления в сравниваемых версиях.
Настраиваемые оповещения о событиях и изменениях в документе
Система ELMA позволяет информировать пользователей о событиях, связанных с документом – новых комментариях, вопросах, вложениях, действиях.
Отслеживание изменений в документах не должно занимать много времени. Именно поэтому в системе ELMA есть возможность подписаться на уведомления об изменениях. Пользователь будет получать сообщения каждый раз, когда кто-то обновляет документ. Очень удобно при работе с реестрами, которые ведутся в электронном виде.
Настраиваемые оповещения о событиях и изменениях в документе
Система ELMA позволяет информировать пользователей о событиях, связанных с документом – новых комментариях, вопросах, вложениях, действиях.
Интеграция с Outlook
Приложение ELMA Outlook Plugin загружается и устанавливается вместе с ELMA Агентом, после чего интегрируется в MS Outlook. Данный плагин позволяет создавать задачи по входящим e-mail письмам, создавать документы из вложений и регистрировать их в системе.
Автоматизация документооборота компании.
Система ELMA автоматизирует процессы документооборота в организации. Маршруты движения документов включают задачи по созданию, согласованию, регистрации, ознакомлению, подписанию и контролю исполнения документов. Система обеспечивает удобный поиск и хранение документов в едином электронном архиве.
Работа с организационно-распорядительными документами
Система ELMA позволяет организовать движение и обработку служебных записок и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Документы могут создаваться непосредственно в ходе исполнения бизнес-процессов и сразу же отправляться в работу.
Учет и ведение реестров ОРД
Для контроля исполнения задач по организационно-распорядительным документам в системе ELMA реализованы специальные инструменты. Например, автоматические оповещения и удобная фильтрация электронных реестров.
Хранилище документов
Централизованное хранение документов в файловом хранилище с разграничением доступа
Документы организованы в систему вложенных папок и хранятся в файловом хранилище (в системе хранятся карточки документов). С целью обеспечения безопасности и сохранения конфиденциальности, ELMA позволяет разграничивать права доступа к папкам и документам для разных групп сотрудников.
Иерархическое хранение документов
Иерархия папок в файловом хранилище создается пользователями системы и образует единый электронный архив документов организации. Это надежная система хранения, которая обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
Персональные папки для хранения документов пользователей
В системе ELMA удобно хранить общую и персональную рабочую документацию. Благодаря гибкой настройке хранилища документов пользователи могут создавать личные папки с документами в системе и выдавать права доступа к ним другим сотрудникам.
Архив документов
Со временем документы теряют актуальность и перестают использоваться в работе. При этом рекомендуется не удалять их, а перемещать в Архив, так как может потребоваться их восстановление. Пометка о том, что документ перемещен в Архив, отображается в карточке данного документа.
Настраиваемые права доступа к документам в разрезе ролевой модели
Система ELMA позволяет разграничивать права доступа к документам для разных групп сотрудников. Права доступа к документам можно настраивать как вручную, так и автоматически наследовать их из родительской папки.
При настройке прав задаются уровни доступа к документам: только просмотр, редактирование, полный доступ и др.
Функция подписки на изменения в документе
Пользователи могут подписаться на обновления в документах. В этом случае ELMA будет автоматически отправлять уведомления о любых действиях, произведенных с документом в системе.
Функции CRM
Единая база контрагентов и история взаимоотношений
Система позволяет вести единую базу клиентов компании: с кем велось общение, контактные данные и полная история взаимоотношений. Данные о контрагентах систематизированы, благодаря чему пользователи имеют возможность быстрого доступа к требуемой информации.
Графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.
Поиск по содержимому CRM
В ELMA реализована функция поиска по содержимому объектов CRM: типу сотрудничества, отрасли, региону, ответственному сотруднику и другим параметрам. Данные о контрагентах всегда легко найти.
Настраиваемые фильтры по объектам CRM
Для хранения объектов CRM (контрагентов, потенциальных клиентов, контактов, сделок и т.д.) используются подразделы, структуру которых можно настраивать под себя.
Любой пользователь может настроить собственные фильтры для быстрого доступа к нужным данным из единой базы контрагентов. Администратор системы может сформировать набор общих фильтров, ограничив доступ к ним настройками прав доступа.
Учет контрагентов, контактов, сделок и возможностей (лидов) в виде настраиваемых карточек
Система ELMA позволяет вести учет потенциальных и действующих контрагентов, контактов, сделок. Вся накопленная информация, включая данные о связанных с ними объектах, хранится в специальных карточках (контрагента/контакта/сделки), интерфейс которых можно настраивать.
Механизм интеллектуального поиска дублей
ССлучается, что в процессе работы разные сотрудники могут вносить в систему данные об одних и тех же контрагентах – создавать дубли. Как правило это происходит случайно. Система ELMA подсказывает пользователю о возможном совпадении, помогая избежать дублирования данных.
Гибкое разграничение прав доступа к информации между менеджерами
В компаниях может быть один или несколько отделов продаж и разные требования к управлению доступом к информации о контрагентах. Система ELMA поддерживает различные варианты настройки прав доступа к данным. Например, можно полностью ограничить/разрешить просмотр информации по контрагентам или открыть доступ только для менеджеров соответствующей региональной группы.
Планирование и учет взаимоотношений по контрагентам, контактам, сделкам
С помощью Календаря в системе ELMA удобно планировать контакты с клиентами и работу по сделкам. Данные сохраняются в карточке контрагента/контакта/сделки, что позволяет быстро восстановить историю взаимоотношений.
Отображение истории работы в карточках контрагента/контакта/сделки
В веб-приложении ELMA в карточках контрагентов, сделок и контактов отображается история работы: комментарии, вопросы и действия пользователей. Полное и точное отображение действий, выполняемых пользователями с данными объектами, обеспечивает прозрачность работы.
Кроме того, в карточках контрагентов и контактов отображаются вложения, связанные с данными объектами. Пользователям не нужно искать в системе требуемый документ.
Планирование и учет финансовых поступлений по сделкам
Система ELMA позволяет планировать поступления по сделкам. Эта возможность особенно актуальна на этапах их планирования и исполнения. Информация по всем сделкам собирается вместе и формирует финансовый план менеджера по продажам, группы продаж или всей компании в целом.
Настраиваемый отчет «Поступления»
Финансовое планирование является немаловажным аспектом организации продаж. Система ELMA позволяет формировать отчеты по поступлениям за счет настраиваемых фильтров.
Например, руководитель группы продаж может быстро сформировать отчеты по своим сотрудникам, отделу продаж или организации в целом.
Настраиваемый отчет «Воронка продаж»
Для анализа эффективности работы с клиентами в системе ELMA используется воронка продаж. Она позволяет разбить весь процесс продаж на стадии и анализировать работу менеджеров на каждом из этапов. Кроме того, в системе можно сгенерировать отчет«Воронка продаж», который позволяет проанализировать конверсию при переходе из одной стадии воронки продаж в другую.
Планирование и учет маркетинговых мероприятий
Многие компании проводят маркетинговые мероприятия с целью продвижения продуктов или услуг на потребительском рынке. Система ELMA позволяет вести реестр маркетинговых кампаний, отслеживая их продолжительность, количество привлеченных потенциальных клиентов и контактов, конвертированных в сделки.
Настраиваемые CRM-портлеты
В системе ELMA существует возможность настраивать портлеты для каждого пользователя с учетом его потребностей. Благодаря портлетам нужная в работе информация всегда находится перед глазами. Ниже приведены примеры портлетов, созданных для удобства работы с контрагентами.
Работа с клиентами: портлет предназначен для Администратора системы. Он содержит ссылки на разделы Администрирования и справочники, которые должны быть настроены для корректной работы модуля «Работа с клиентами» (настройки категорий, воронок продаж, поиска дублей возможностей и др.).
Возможности: в портлете отображаются данные о потенциальных клиентах компании. Портлет систематизирует информацию и позволяет быстро переходить к карточкам контрагентов в системе.
План поступлений: в данном портлете информация по сделкам отображается в виде плана финансовых поступлений (в разрезе менеджера по продажам, группы продаж или всей компании).
Импорт данных о клиентах в CRM из Excel-базы
Часто бывает, что список действующих и потенциальных клиентов компании хранится в MS Excel. ELMA позволяет быстро импортировать данные в систему из ранее наработанной Excel-базы. Не нужно переносить данные вручную. При необходимости в системе можно добавить контактные лица для импортируемых данных.
Экспорт данных в Excel с четким разграничением прав на операцию
Система ELMA позволяет экспортировать список контрагентов, контактов, возможностей и сделок в файл формата MS Excel. В него попадает только сама важная информация. Возможность экспорта данных из системы регулируется правами доступа.
Функции контроля исполнительской дисциплины
Контроль исполнительской дисциплины
Создание пользовательских задач
В системе ELMA предусмотрен удобный гибко настраиваемый инструмент создания пользовательских задач. Инициатор задачи может выбрать тип контроля ее выполнения, обозначить сроки, отправить задачу на согласование непосредственному руководителю исполнителя или назначить соисполнителей задачи.
Возможность коллективной работы с задачами в системе
Как правило, все задачи имеют только одного ответственного – исполнителя. Однако бывают случаи, когда требуется совместное выполнение одной задачи несколькими пользователями. Для организации коллективной работы в системе можно назначать соисполнителей задач. Они смогут участвовать в работе, будут получать уведомления об изменениях и всю информацию по задаче.
Механизм подписки на изменения в задачах
Отслеживание изменений в задачах не должно занимать много времени. В системе ELMA предусмотрена возможность назначения наблюдателей за ходом их исполнения.
Данные пользователи будут получать уведомления каждый раз, когда кто-то осуществляет работу над задачей. Такой функционал наиболее удобен в случаях, когда сотруднику важно контролировать сразу несколько задач, но нет времени отслеживать изменения через их карточки в системе.
Контроль статусов задач
Задачи в системе ELMA имеют различные статусы в зависимости от стадии выполнения. Статус задачи отображается в ее карточке, а также в общем списке задач, и имеет определенное цветовое обозначение. Например, задачи, находящиеся в работе, выделены зеленым цветом, а просроченные – красным. При изменении статуса задачи информация об этом фиксируется в карточке задачи и дублируется в ленту сообщений ответственным сотрудникам.
Учет и история действий/событий по задаче
В карточке каждой задачи сохраняется история действий/событий: комментарии и вопросы исполнителей, вложенные документы и данные о выполненных пользователями действиях. При этом система позволяет включать и отключать отображение данных того или иного типа с помощью специальных кнопок.
Возможность взять задачу на текущий контроль
При необходимости пользователи системы ELMA могут брать задачи на текущий контроль. Данный тип контроля позволяет отслеживать весь процесс работы над задачей.
Документирование трудозатрат
По факту выполнения задачи пользователь делает отметку о ее завершении в системе. При этом он может добавить свой комментарий, а также подгрузить файл или документ.
Кроме того, исполнитель может зафиксировать свои трудозатраты по задаче – они автоматически будут учтены в отчете о трудозатратах за указанный период.
Учет трудозатрат (создание, согласование и просмотр отчетов)
Система ELMA позволяет контролировать трудозатраты по выполненным задачам. В конце отчетного периода пользователь заполняет отчет, в котором указывает, какие задачи выполнялись и сколько времени было потрачено.
Трудозатраты поступают на согласование авторам данных задач – они могут подтвердить/отклонить трудозатраты исполнителя частично или полностью. В итоге формируется сумма согласованных часов, которая может использоваться, например, при расчете заработной платы.
Контроль трудозатрат по видам деятельности
Система ELMA позволяет контролировать трудозатраты по выполненным задачам. В конце отчетного периода пользователь заполняет отчет, в котором указывает, какие задачи выполнялись и сколько времени было потрачено.
Виды работ, которые выполняют пользователи, зависят от специфики компании, отрасли, а также зон ответственности конкретных исполнителей. Система ELMA позволяет настроить виды деятельности компании (например, внутренние работы, заказная разработка, финансовая деятельность) и впоследствии группировать трудозатраты по данным направлениям.
Отчет «Мой отдел»
Система ELMA позволяет контролировать трудозатраты по выполненным задачам. В конце отчетного периода пользователь заполняет отчет, в котором указывает, какие задачи выполнялись и сколько времени было потрачено.
Руководителям отделов важно иметь быстрый доступ к списку задач подчиненных, отслеживать статусы работы по задачам и текущую загрузку каждого сотрудника.
В системе ELMA реализована иерархическая модель доступа к информации о задачах других пользователей – сотрудник имеет доступ к своим задачам и к задачам своих подчиненных. Уровень подчиненности задается организационной структурой предприятия.
Настраиваемые фильтры задач
Система ELMA позволяет контролировать трудозатраты по выполненным задачам. В конце отчетного периода пользователь заполняет отчет, в котором указывает, какие задачи выполнялись и сколько времени было потрачено.
Система ELMA позволяет настраивать фильтры для быстрого поиска объектов системы – процессов, контрагентов, трудозатрат, справочников, проектов и задач.
Каждый пользователь может настроить собственные фильтры, сохранив часто используемые атрибуты для поиска задач. Кроме этого, в системе можно создавать общие фильтры, которые будут доступны всем пользователям. Общие фильтры настраиваются Администратором системы.
