Конвертация документа — это изменение типа документа в системе на другой тип. Эту функцию удобно использовать, например, если документ был загружен в систему как тип Файл, но его нужно конвертировать в Акт.
начало примечание
Примечание
Чтобы вы могли конвертировать документы, у вас должны быть права на преобразование документов. Их предоставляет администратор системы.
конец примечание
Конвертировать можно один документ или несколько одновременно.
Чтобы изменить тип одного документа, в его карточке на панели инструментов наведите курсор на кнопку Еще и выберите Конвертировать. Появится окно преобразования. В нём выберите другой тип документа и подтвердите действие, нажав кнопку Преобразовать.
Чтобы конвертировать сразу несколько документов, откройте папку и в таблице данных отметьте флажками нужные документы. На панели инструментов наведите курсор на кнопку Выбранные и нажмите Конвертировать. В появившемся окне преобразования укажите другой тип документов и подтвердите действие, нажав кнопку Преобразовать.
После этого в системе запустится процесс поиска конфликтов преобразования. Они могут возникать, например, если другие объекты системы ссылаются на этот документ. При обнаружении конфликтов на странице появляется уведомление о том, что конвертировать документ невозможно. Ниже этого сообщения отображаются ссылки на конвертируемый документ. Если при поиске не обнаружены конфликты преобразования, откроется страница первого шага конвертации.
По умолчанию конвертация документа состоит из двух шагов: Атрибуты и Список документов. При активированном приложении ELMA ECM+ процесс конвертации может состоять из четырех шагов: Атрибуты, РКК, Список документов, Список РКК. Их количество зависит от следующих условий.
Конвертация в два шага |
Конвертация в четыре шага |
|
|
Чтобы переключаться между шагами, используйте кнопки панели инструментов Предыдущий шаг и Следующий шаг. Вы также можете перейти на нужный шаг, нажав на его название.
Шаг 1. Атрибуты
На этом шаге нужно определить соответствие конвертируемых полей документа полям выбранного типа. По умолчанию каждое поле отмечено флажком, который подтверждает полное соответствие полей при конвертации. В выпадающем списке конвертируемого поля можно выбрать другое значение, которое будет перенесено в конечный тип документа при конвертации.
Если флажок не установлен, значение выбранного поля не будет перенесено в новый тип документа.
При конвертации нескольких документов атрибуты каждого из них будут расположены на соответствующих панелях.
Шаг 2. РКК
Шаг доступен, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется условие для конвертации в четыре шага.
На этом шаге нужно заполнить соответствия конвертируемых атрибутов РКК атрибутам РКК конечного типа документа. По умолчанию каждый атрибут отмечен флажком, который подтверждает полное соответствие атрибутов РКК при конвертации, аналогично первому шагу.
В поле Регистрационный номер установлен флажок Автогенерация, который означает, что документу будет автоматически присвоен регистрационный номер. Если вам нужно ввести номер вручную, снимите флажок.
Конвертируемые поля документа и поля документа выбранного типа могут отличаться. Это зависит от условий конвертации, перечисленных выше.
Шаг 3. Список документов
На странице отображается документ или список конвертируемых документов, для каждого из которых обозначен начальный и конечный тип. Вы можете посмотреть соответствия полей, заполненных на предыдущем шаге. Для этого нажмите 
.
Слева от названия конвертируемого документа есть кнопка отображения списка действий, которые можно выполнить с документом.
Шаг 4. Список РКК
Шаг появляется, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется условие для конвертации в четыре шага.
На странице отображается РКК конвертируемого документа или список РКК, если конвертируется несколько документов.
Чтобы завершить конвертацию, на панели инструментов нажмите Преобразовать. Документы конвертируются и отобразятся в папке, из которой вы запускали действие. Если вы конвертировали один документ, будет открыта его карточка. В истории документа появится запись о его конвертации с указанием начального и конечного типа.
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас