Работа в системе > Документы / Карточка документа

Карточка документа

В карточке документа хранится полная информация о нём. В зависимости от типа документа и настроек доступа наборы атрибутов, вкладок, кнопок и действий панели инструментов могут отличаться.

Чтобы открыть карточку, нажмите на название документа.

Вкладки карточки электронного документа

Карточка документа содержит в себе несколько вкладок с информацией. На рисунке ниже представлен пример карточки типа документа Приложение к договору.

document-page-1

Вкладка «Общая информация»

На этой вкладке можно:

  • просматривать атрибуты документа и дополнительную информацию, которая была добавлена на этапе его создания.
  • просматривать и управлять статусом документа в соответствии с настройками жизненного цикла типа документа. Блок отображается в карточке документа только при активной настройке использования жизненного цикла для типа документа.
  • скачивать, просматривать или открывать текущую версию документа для работы в ELMA Агент.
  • просматривать текущие задачи по документу.
  • отслеживать историю работы с документом на панели истории. Информация этой панели совпадает с информацией на вкладке История, но может иметь другие настройки отображения. Например, на панели можно настроить отображение только комментариев и вложений, а отображение вопросов и действий с документом отключить.

Вкладка «Предпросмотр»

На вкладке можно просмотреть содержимое текущей версии документа без скачивания. Подробную информацию читайте в статье Предпросмотр документов.

Вкладка «Версии»

На вкладке отображаются все версии текущего документа и их статусы. Доступно добавление новой версии и настройка таблицы данных. Подробнее о вкладке Версии читайте в статье Версии электронного документа.

Вкладка «Связи»

На вкладке отображаются все документы, связанные с текущим. Для добавления новой связи нажмите кнопку Добавить. Подробнее о вкладке Связи читайте в статье Связи с другими документами.

Вкладка «Доступ»

На вкладке в таблицах Права родительской папки и Дополнительные права отображаются все пользователи, имеющие права доступа к текущему документу. Если у вас есть полный доступ, вы можете назначить права другим пользователям системы. Подробнее о вкладке Доступ читайте в статье Доступ к электронному документу.

Вкладка «Задачи»

На вкладке отображены все задачи, в которые вложен документ. С этой вкладки можно:

  • открыть страницы задач по документу;
  • выбрать один из доступных вариантов действия в контекстном меню, слева от названия задачи. Полный набор действий с задачей содержится на её странице в кнопках панели инструментов.
  • экспортировать данные в файл Excel с помощью кнопки document-page-6;
  • настроить отображение таблицы данных.

Вкладка «История»

Вкладка отображает историю работы с документом. Подробнее о вкладке История читайте в статье История документа.

Действия с документом

В карточке документа вы можете выполнять следующие действия с помощью кнопок панели инструментов.

Редактировать — внесение изменений в карточку документа. Страница редактирования документа аналогична странице его создания. Набор атрибутов на этой странице зависит от типа документа.

Отправить — выберите один из пунктов выпадающего меню кнопки:

  • По маршруту — отправка документа по выбранному маршруту. Это действие доступно, если в настройках типа документа указан хотя бы один маршрут документа;
  • На ознакомление — отправка документа на ознакомление одному или нескольким пользователям;
  • На согласование — отправка документа на согласование одному или нескольким пользователям;
  • На рассмотрение — отправка документа на рассмотрение и вынесение резолюции пользователю, который выносит решения. Действие доступно только в том случае, если документ зарегистрирован в системе;
  • На регистрацию — отправка документа на регистрацию пользователю. Это действие доступно в том случае, если документ еще не был зарегистрирован или для этого типа документа установлена настройка множественной регистрации;
  • На обсуждение — отправка сообщения с вложенным документом пользователям или в информационный канал. Просмотр истории обсуждения доступен на панели истории действий в карточке документа;
  • Вложить в задачу — создание новой задачи с вложенным в неё документом.

Остальные действия, которые можно выполнить с документом, доступны в выпадающем меню кнопки Еще:

  • Добавить версию — загрузить новую версию документа с локального компьютера или сканера;
  • Изменить статус — изменить статус жизненного цикла документа. Это действие доступно только при включенной настройке использования жизненного цикла документа;
  • Подписать — выбрать нужную версию для подписания и нажать кнопку Подписание версии документа. В карточке документа на вкладке Общая информация отобразится статус Подписано. На вкладке Версии слева от названия версии появится значок document-page-7. Действие доступно только при соответствующих правах доступа на документ и настроенных права на подписание документа;
  • Зарегистрировать — создать регистрационно-контрольную карточку и присвоить документу, у которого настроена возможность регистрации;
  • Редактировать РКК — изменить данные в регистрационно-контрольной карточке;
  • Внести резолюцию — принять решение о рассмотрении документа;
  • Указать факт отправки — действие доступно, если в дизайнере для типа документа настроен контроль отправки;
  • Переименовать — изменить название документа. Действие доступно, если на документ есть права уровня Редактирование и выше;
  • Переместить — выбрать другую доступную папку системы, в которую нужно переместить документ. Действие доступно, если на документ есть права уровня Редактирование и выше;
  • Сформировать лист согласования, Сформировать лист ознакомления — сформировать лист согласования или ознакомления в формате .docx или .pdf (при установленном флажке Сформировать в формате PDF). Действие доступно, если документ отправлялся на согласование или ознакомление.
  • Добавить комментарий — написать комментарий к документу. Может содержать текст и вложение. Добавленный комментарий отображается в карточке документа на вкладке Общая информация на панели истории и на вкладке История;
  • Задать вопрос — сформировать вопрос по документу. Заданный вопрос отобразится в карточке документа на вкладке Общая информация на панели истории и на вкладке История;
  • Копировать — создать новый документ того же типа. На форме создания поля автоматически заполняются данными из копируемого документа;
  • Создать ссылку — создать ссылки на документ с указанием папки, в которой она будет отображаться;
  • Отправить в архив — отправить неактуальный документ в архив. Удалить документ можно только после отправки в архив. Действие доступно, если у вас есть права доступа к документу уровня Полный доступ и прав на редактирование родительской папки;
  • Вернуть из архива — восстановить документ;
  • Удалить — удалить документ из архива;
  • Конвертировать — преобразовать тип выбранного документа. Например, документ типа Файл может быть конвертирован в тип Акт. По умолчанию конвертирование документов доступно только администратору системы, который может назначить права другим пользователям;
  • Просмотр подписок — просмотреть, добавить и удалить подписанных на документ пользователей;
  • Скачать вложения —  выбрать и скачать вложения и версии документа одним архивом. В списке вложений доступны все версии документа и файлы из комментариев.

Чтобы быстро переходить к документу, вы можете добавить его папку Избранное. Для этого нажмите document-page-2.

Чтобы отслеживать изменения по документу, подпишитесь на него с помощью кнопки document-page-3. Подробнее читайте в статье «Подписка на документ».

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас