Портал ЕСМ.ICT-Online представил вторую часть обзора трендов развития СЭД. Она посвящена инструментам управления проектами, которые входят в состав систем электронного документооборота. Что выбрать пользователям — интеграционные решения или СЭД с модулем управления проектами? Директор ELMA Алексей Трефилов рассказал о специфике двух подходов.
ЕСM.ICT-Online: Интеграционные решения или Управление проектами как модуль в составе СЭД? Преимущества того и другого подходов. Каков ваш выбор?
Алексей Трефилов: Выбор компании будет зависеть от ее потребностей. Все-таки системы управления проектами и системы электронного документооборота имеют разительно отличающуюся природу, работают с данными на разных уровнях.
В основе СЭД и систем ЭДО находится документ — артефакт деятельности. Такие системы представляют собой положительный пример бюрократизации, когда мера хаоса в компании сокращается благодаря четкой и исключительной структуризации данных. В основе систем управления проектами находится собственно проект — такие системы представляют собой сложные органайзеры информации, которые помогают проектному менеджеру лучше достигать результатов именно в условиях далеких от идеальных. Ведь проектная среда как раз и отличается долей неопределенности. Инструменты, не дающие достаточную гибкость, будут скорее мешать, чем помогать.
Модуль для управления проектами в составе СЭД, на мой взгляд, применим лишь в случае, когда требуется управлять проектными архивами в организации, где проектный документооборот четко структурирован и предсказуем изначально. Польза от такого применения системы, разумеется, есть и сомнению не подлежит, но строить именно проектное управление на СЭД я бы не стал. В любом случае рядом потребуется иметь другое решение, в котором можно будет качественно организовать проектную работу. И снова встает вопрос об интеграции систем.
Если же организации нужен ИТ-инструмент для качественного управления проектами, на мой взгляд, СЭД — не лучший инструмент. И стоит в первую очередь посмотреть на специализированные системы управления проектами или решения для построения проектного конвейера. В этом случае деятельность будет выстраиваться вокруг создания правильной проектной среды — интеграции информации в едином месте, сокращения издержек менеджера и проектной команды на коммуникацию и сбор информации, ее структуризации и работы с документами. Кстати, такие решения, как правило, уже имеют функции работы с документами или могут интегрироваться с внешними системами — что, как мне кажется, не представляет никакой проблемы.
Подытожу. Финальный выбор остается за компанией и зависит от ее потребностей, поэтому не могу сказать, что в этом вопросе есть один правильный ответ. Но в большинстве случаев разумнее строить управление проектами и проектной документации в специализированной системе управления проектами и пользоваться встроенными или внешними средствами ЭДО, чем наоборот — строить работу в системе ЭДО пусть даже с модулями проектного управления. Это просто логичнее с точки зрения объектов управления.
ЕСM.ICT-Online: Ваша оценка перспектив данного направления в СЭД.
Алексей Трефилов: Современные разработчики СЭД, которые выжили в интенсивной конкурентной борьбе, представляют рынку серьезные проверенные временем решения. У них есть серьезные аналитики и большая база клиентов — в такой среде вряд ли появятся слабые нежизнеспособные продукты. И наверняка потребители этих решений извлекут из них желаемую пользу. Впрочем, это разговор не про СЭД в чистом виде. Построить же полноценные решения для управления проектами на парадигме СЭД, на мой взгляд, очень сложно ввиду изначальных архитектур этих систем.
Комментарии других участников рынка читайте в полном материале ECM.ICT-Online.
