Проблемы при обработке счетов, задержки согласования и оплаты знакомы многим компаниям. Документы теряются, оплаты просрочиваются. В итоге недовольны все – внутренние службы, работа которых связана с оплатой счетов, и контрагенты предприятия.
Помимо репутационных рисков, ошибки и волокита в обработке счетов не выгодны экономически. Рабочие часы сотрудников в любом случае будут оплачены. В том числе время, потраченное на звонки и письма в бухгалтерию, чтобы узнать статус нужного платежа, попытки ускорить согласование счета и беготню по кабинетам. Если счета связаны, например, с закупками для производства, проблемы в их обработке наносят ущерб основному процессу предприятия.
Постепенно компания «закапывается» в счетах. Отследить, кто и когда отправил счет, кто согласовал оплату, а иногда даже просто найти документ становится проблемой.
Проблемы работы со счетами компании
Чем крупнее становится компания, тем более остро встает вопрос о необходимости автоматизации. Отлаженная работа со счетами снижает финансовые риски, обеспечивает стабильное функционирование предприятия, а также повышает доверие к компании как к надежному партнеру.
Процессный подход к обработке счетов
ELMA в течение 10 лет помогает улучшить и автоматизировать бизнес-процессы российских предприятий. Консультируя компании, мы выделяем 5 основных задач, решение которых позволяет устранить проблемы в управлении счетами.
-
Необходимо рассматривать работу со счетами как единый бизнес-процесс.
В обработке счетов задействованы сотрудники разных отделов, рядовые исполнители и руководство. Чтобы избежать задержек и утери документов, важно объединить работу всех ответственных сотрудников, регламентировать порядок и сроки обработки документа на каждом из этапов.
Этапы процесса обработки счетовРассматривая этапы процесса обработки счетов, мы выносим за скобки бухгалтерские процедуры, такие как контроль лимитов остатков, работу с бюджетным и финансовым планированием и др. Главный акцент сделан на сквозном процессе движения счета, в котором участвуют разнопрофильные специалисты.
По нашему опыту на большинстве предприятий этапы работы со счетами идентичны. Различается, и достаточно сильно, второй этап обработки счетов – процесс согласования. При этом длительное согласование счетов является типовой проблемой многих предприятий.
-
Автоматизировать рутинные операции.
Документ должен автоматически передаваться в работу от сотрудника, принявшего счет, к согласующему лицу, после согласования поступать на оплату в бухгалтерию и т.д. Все участники процесса должны иметь моментальный доступ к необходимым сведениям и непосредственно обрабатываемому счету. Заинтересованные сотрудники – получать уведомления о смене статуса работы с документом.
-
Получить инструменты оперативного контроля за текущим статусом работы с документом, доступ к истории работы с каждым счетом.
-
Оперативно изменять автоматизированный процесс обработки счета и переназначать ответственных.
-
Иметь возможность интегрировать ИТ-инструмент для автоматизации бизнес-процесса управления счетами с другими информационными системами, которые использует компания (1С, ERP и другие).
Автоматизация процесса обработки счетов
В современной российской практике наиболее часто для автоматизации работы со счетами используются специализированные ИТ-инструменты. Как правило это системы электронного документооборота (СЭД, ECM) и надстройки к этим системам. Также применяют специализированные финансовые ИТ-решения. При этом существует ИТ-инструмент, который решает сразу все 5 задач по управлению счетами – BPM-система.
Рассмотрим, как именно BPMS автоматизируют работу со счетами предприятия.
Работа со счетами в BPM-системе
BPM-система – универсальный инструмент, который позволяет выстроить бизнес-процесс в виде графической модели, а затем автоматизировать его исполнение на предприятии.
Назначенные исполнители будут получать задачи «Согласовать счет», «Оплатить счет» и другие поручения в веб-интерфейсе системы. Порядок работы с документом, роли исполнителей и сроки выполнения задач определены при настройке процесса. Просроченная задача не останется без внимания ни исполнителя, ни его руководства.
Пример простого бизнес-процесса работы со счетом
1. Захват и валидация счета
Чтобы запустить процесс обработки счета нужно ввести его в систему. Сотрудник сканирует бумажный документ или прикрепляет счет в электронном виде.
Пример формы ввода документа в систему
Набор полей для заполнения (контрагент, номер счета, сроки оплаты и другие) настраиваются в соответствии с потребностями каждой компании.
На этапе захвата счета система автоматически выполняет проверку сведений на предмет возможных ошибок и несоответствий. Это проверка корректности реквизитов (особенно в случаях, когда счет получен из интегрированной CRM или другой информационной системы), сверка счета с текущими договорами и другие проверки.
Система квалифицирует счет, определяет ответственного, вносит документ в реестр счетов.
Захват и валидация счета
2. Согласование счета
BPM-система позволяет отправлять по маршруту согласования каждый счет, либо автоматически формировать реестр счетов и отправлять согласующим лицам сразу комплект документов. Периодичность отправки реестра – ежедневная, каждые несколько часов и т.д. – настраивается под потребности компании. Это избавляет предприятие от насущных проблем работы со счетами, когда бухгалтер забывает включить счет в реестр или перенести счет из реестра предыдущего дня.
Два подхода к процессу согласования счетов
Рассмотрим пример реестра счетов, поступившего руководителю в BPM-системе.
Руководитель может в любое время зайти, просмотреть реестр счетов, отметить, какие документы согласовать, какие счета оплатить и отправить документы в дальнейшую работу. При клике на каждый отдельный счет, он может посмотреть сведения по документу, которые необходимы для принятия решения.
Пример реестра счетов, поступившего на согласование руководителю
Таким образом, в процессе согласования документа BPM-система:
- определяет список согласующих лиц;
- определяет маршрут согласования (может быть разный, в зависимости от условий или типа счета);
- позволяет визировать документ с помощью ЭЦП;
- обеспечивает исполнителя полной информацией по документу для принятия решения;
- определяет порядок оплаты счета;
- формирует реестр счетов.
Приведем пример простого бизнес-процесса согласования счетов сотрудниками нескольких подразделений. В зависимости от условий – какие данные о счете мы внесли – система автоматически отправляет документ по нужному маршруту согласования.
Пример процесса утверждения счета сотрудниками нескольких подразделений
Следующий пример более сложного процесса согласования счетов.
На модели процесса можно увидеть блоки операций, окрашенные в коричневый цвет. Это скрипты, которые определяют автоматические действия системы, отвечают за выдачу прав доступа к просмотру и/или редактированию документа. Документы увидят только те сотрудники, которым это необходимо для работы.
В процессе предусмотрены: определение списка визирующих лиц, автоматическая выгрузка данных в учетную систему, контроль ошибок, возвраты и т.д.
3. Определение дат оплаты
После согласования счетов необходимо определить даты их оплаты. Здесь возможны 2 подхода к платежам: когда мы просто отправляем счет бухгалтеру с просьбой произвести оплату и второй, более организованный подход – формирование платежного календаря компании.
BPMS автоматически формирует платежный календарь, подтягивает лимиты, даты, суммирует счета по дням недели. Система позволяет просматривать данные по платежам в рамках месяца или недели, просматривать списки принятых и несогласованных платежей.
Пример платежного календаря
Благодаря автоматизации работы с платежным календарем компания распределяет финансовую нагрузку, контролирует лимиты и оценивает платежеспособность предприятия.
4. Проведение оплаты
На этапе проведения оплаты осуществляются:
- Финальная сверка корректности и осуществление платежа (как правило выполняются в специализированной системе, данные автоматически подгружаются в BPMS)
- Уведомление заинтересованных лиц и печать документов, подтверждающих проведение оплаты (в случае необходимости).
Тему управления счетами подробно разобрали участники онлайн-конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Посмотрите запись трансляции. Ведущие приводят еще больше примеров реальных бизнес-процессов, спроектированных и работающих в системе ELMA BPM, а также разбирают такие темы, как: черный список контрагентов; анализ KPI по процессам обработки счетов; виды отчетов, которые автоматически формирует система, и другие аспекты.
