В данной статье я бы хотел рассказать о новых возможностях системы ELMA, которыми мы наделили ее в версии 3.6. Сразу замечу, что мы давно уже не ставим перед собой задачи из серии «нам необходимо наращивать функционал» и «нам нужно добавить больше функций, она есть у конкурента». Все наши действия всегда идут от желания удовлетворить реальные бизнес-потребности. Во многом постановки задач в той или иной мере часто приходят от наших клиентов, а иногда и от нас самих, ведь мы сами также являемся активными пользователями системы ELMA.
Во-первых, мы поставили цель сделать моделирование процессов еще более простым, доступным аналитикам. Мы решили, что наибольшие проблемы вызывает написание сценариев автоматических действий бизнес-процессов – ранее это делалось исключительно с помощью кода на C#. Мы решили взглянуть на ситуацию со стороны – сделать написание кода легче настолько, чтобы он стал доступен уровню аналитика, попросту невозможно – поэтому мы решили создать визуальный редактор сценариев – Конструктор сценариев. С его помощью автоматические действия (сценарии) можно составлять из визуальных блоков – это не сложнее, чем рисовать карту бизнес-процессов.
Во-вторых, нас самих, как профессиональную проектную компанию, очень волнует регламентация и организация процессов в области управления проектами. Нам кажется это крайне важно для всех профессиональных проектных компаний. Проект – всегда что-то уникальное. Но есть внешние факторы – бюджет, сроки, ресурсы. И эти факторы упрямо говорят – нужно выстраивать процессы, иначе где-то не уложиться. Поэтому мы решили очень сильно переработать (по сути, выпустить с нуля) наше приложение Проекты+. Это приложение для тех, кому надо поставить процессы для управления проектами.
В третьих, теперь работать с ELMA Агент можно не только с компьютера под управлением ОС семейства Windows – появился ELMA Агент для OS X и Linux!
Также мы поработали над функциями нашего документооборота, сделав приложение более легкими для использования. Также мы в значительной степени доработали поиск по документам, в том числе реализовав функцию полнотекстового поиска по всему хранилищу документов компании.
В данной статье я затрону не весь новый функционал ELMA 3.6, лишь тот, в разработке которого я принимал непосредственное участие как постановщик задачи или архитектор.
Конструктор сценариев
Мы считаем, что моделирование процессов – задача, которая должна быть по плечу бизнес-аналитикам. Многие продукты на рынке имеют очень сложные механизмы моделирования процессов, что заставляет бизнес-аналитиков прибегать к помощи программистов и других «технарей».
Мы всегда старались сделать моделирование процессов как можно более простым и доступным пользователям различных уровней.
На нашем опыте редкий проект обходится без необходимости описания тех или иных автоматических действий. Но кто сказал, что это должно делаться кодом? Ранее данную задачу мы решали исключительно написанием сценариев C#, что предъявляло определенные требования к исполнителю – рядовому процессному аналитику часто требовался товарищ в лице программиста.
Однако мы решили пересмотреть этот подход. Теперь аналитик, находящийся не в ладах с программированием, может самостоятельно писать содержимое сценариев при помощи визуального редактора сценариев.
Это решение мы назвали Конструктор сценариев – в этом симпатичном интерфейсе вы сможете моделировать свои сценарии не сложнее, чем осуществляется создание бизнес-процессов в интерфейсе моделирования бизнес-процессов ELMA:
К вашему распоряжению большое количество блоков действий, таких как операции присваивания, математические операции, операции потока (условия, циклы и повторы), всевозможные специализированные действия (действия с документами, процессами, пользователями и т. д.).
После того, как вы разместите элемент в рабочей области, вы должны произвести настройку его работы. Как видно из скриншота этот процесс похож на настройку операций бизнес-процесса – все действия выполняются при помощи мыши:
Вы просто размещаете в рабочей области нужные действия и система автоматически превратит их в C# код, который система ELMA понимает и способна исполнять. Кстати, при желании вы можете ознакомиться с автоматически сформированным кодом – это может помочь вам в написании собственных сценариев на языке C#, если эта тема для вас интересна и вы хотите создавать более сложные сценарии. Если для вас это не интересно – вы просто публикуете сформированный Конструктором сценариев результат – и все.
Решение отлично подходит для реализации сценариев низкой и средней сложности. Конструктор сценариев позволит смоделировать эти автоматические действия быстро и избежать всевозможных ошибок «по невнимательности» - даже если вы опытный разработчик сценариев и способны без проблем написать его самостоятельно.
Конечно, для реализации более сложных автоматических действий в процессе упрощенный визуальный инструмент скорее всего будет не очень удобен – но вы как прежде сможете воспользоваться всей мощью сценариев ELMA в привычном режиме. То есть путем написания C# кода – этот подход мы никуда не спрятали и прятать не будем.
Что примечательно, внутри одного и того же бизнес-процесса вы сможете чередовать блоки Конструктора сценариев и блоки с кодом C# - используйте тот инструмент, который в конкретной ситуации удобнее для вас.
В версии ELMA 3.6 вы можете опробовать первую версию Конструктора сценариев и оценить новый функционал на практике. В данный момент Конструктор сценариев находится в статусе бета-версии, однако уже сейчас это серьезный инструмент, который позволит за считанные минуты реализовать на практике сценарии, на которые ранее приходилось тратить кратно большее количество времени. Также мы поработали над функциями нашего документооборота, сделав приложение более легкими для использования. В ближайшее время инструмент получит ряд значительных улучшений.
Проекты+
Многолетний опыт компании подсказал ряд отличных решений по развитию нашего приложения ELMA Проекты+. Увы, широта идей плохо сочеталась со старой архитектурой, которая бы накладывала определенные ограничения на наши желания. Такой вариант нас не устраивал - мы решили сделать действительно отличное решение. Поэтому в версии ELMA 3.6 приложение ELMA Проекты+ было практически полностью переработано.
Пожалуй, одно из самых важных применений систем управления проектами является функционал управления календарным планом. Во-первых, мы решили, что инструмент работы с календарным планом должен быть один. И он должен быть удобным!
Теперь вы полноценно сможете управлять даже большими календарными планами прямо в ELMA: создавать задачи, передвигать сроки задач, изменять исполнителей. Это стало действительно удобно – теперь нет нужды постоянно переключаться между ELMA и MS Project – всю работу можно выполнять в одном окне.
Кстати, об исполнителях. Теперь исполнителями задач в плане могут быть не только пользователи системы – вы можете широко использовать проектные роли. Предусмотрены и другие способы календарного планирования, этому мы уделили особое внимание, с пониманием разбирая случай, когда производится раннее планирование проекта и реальные сроки и исполнители задач еще совершенно не ясны.
Календарный план теперь имеет версии. Все изменения в календарном плане записываются – вы можете отследить, какие решения были приняты в тот или иной момент времени. Вы можете посмотреть и сравнить версии планов – отличный инструмент для анализа определенных последствий.
Еще одно чудесное применение версионности плана проекта – предварительное планирование проекта. Вы можете подготовить несколько планов-черновиков, запустить процесс согласования календарного плана, а уже по результатам согласования запустить в работу выбранный календарный план.
Подобно тому, как это реализовано в MS Project, задачи календарного плана проекта ELMA получили связи. При этом вы будете получать автоматический пересчет плана проекта на основании сдвигов связанных задач. Система автоматически учитывает не только связи между задачами, но и ведет учет производственного календаря (выходных дней), поэтому ваш календарный план проекта будет соответствовать реальности.
Наш следующий шаг в этом направлении – решение для управления ресурсами проекта. В версии ELMA 3.6 мы заложили основу этого решения, в ближайших версиях приложения появится возможность использовать ELMA для контроля и планирования загрузки сотрудников и оборудования, которое используется на проектах.
Значительное развитие получили проектные бизнес-процессы. Эта тема нам особенно близка и мы активно используем ее в нашей практике – внутри нашей организации. Приложение ELMA Проекты+ позволяет гибко встраивать бизнес-процессы в ваши проекты:
-
Вы можете встраивать запуск бизнес-процессов прямо в календарный план проекта. При этом бизнес-процесс будет запущен автоматически, когда подойдет соответствующее время. При этом учитываются связи задач календарного плана. Так, если проект «плывет» по датам, то процесс, соответственно, тоже будет автоматически сдвигаться и подстраиваться под актуальное состояние дел. Поэтому бизнес-процесс будет запущен именно тогда, когда нужно.
-
Процессы как и раньше могут быть запущены со страницы проекта – это очень удобно, например, для сервисных процессов (запуск заявки на выделение средств из бюджета, разбор инцидентов и наступивших рисков и т. д.). Однако теперь это работает несколько элегантнее: с карточки проекта вы можете запустить только те процессы, которые соответствуют его текущему состоянию. Никаких посторонних данных – все, что нужно для работы и ничего лишнего.
-
Переход между стадиями жизненного цикла проекта также управляется при помощи бизнес-процессов. Данная возможность была ранее, но мы значительно ее улучшили, сделали простой и интуитивной в настройке.
Мы реализовали инструменты, которые позволят легко выделять типы проектов: вы можете определить шаблон отображения этих проектов, структуру жизненного цикла, наборы бизнес-процессов, с которыми работает проект, структуру участников и календарного плана и т. д. Все это позволит прилагать больше усилий на реальное управление проектом, а не на процедуры оформления проекта. Более того, единожды четко продуманная структура позволит проектам типа выполняться четко как часы – это основа нашей концепции «Проектного конвейера».
В ближайшее время приложение ELMA Проекты+ получит дополнительный функционал для управления ресурсами проекта, дополнительные инструменты анализа, планирования, мониторинга и контроля календарного плана проекта, развитие функционала проектного бюджетирования, решение для управления портфелями проектов, дополнительные инструменты для интеграции и систематизации знаний по проекту.
В данный момент приступить к работе с Проектами на версии ELMA 3.6 смогут все наши новые клиенты и клиенты, которые ранее с приложением Проекты+ не работали. Клиенты, которые ранее использовали приложение и уже имеют наработанную структуру проектов получат инструмент миграции структуры проектов с версии 3.5 на новую архитектуру в рамках следующего релиза нашей системы – 3.6.1.
ELMA Агент
Приложение ELMA Агент, которое идет в поставке с системой ELMA, и по большому счету не являющееся обязательным для работы, тем не менее устанавливается на большинство пользовательских машин наших клиентов.
Однако до недавнего времени пользоваться ELMA Агент могли только пользователи операционной системы Windows. Мы получали множество откликов от наших клиентов, в которых они просили реализовать поддержки других популярных ОС.
Наконец, это стало возможным – в ELMA 3.6 приложение ELMA Агент стало работать на компьютерахпод управлением трех наиболее популярных ОС.
Во-первых, мы реализовали поддержку ОС семейства Linux – в последнее время в нашей стране появлется все больше офисов, в которых данная ОС широко используется в целях экономии средств или в целях обеспечения соотвествующего уровня информационной безопасности.
Во-вторых, теперь работать с ELMA Агент можно и в операционной системе OS X, которая становится все более распространенной с набирающими популярность компьютерами Mac и другой продукцией компании Apple.
Стоит заметить, что функционал ELMA Агент для различных платформ в целом остается одинаковым: вы точно так же сможете получать уведомления от системы, просматривать редактировать и сканировать документы. Однако мы несколько доработали каждую версию Агента под соответствующую операционную систему, чтобы учесть особенности этой ОС и сделать работу с ELMA Агент удобнее.
Полнотекстовый поиск
Основной задачей корпоративных информационных систем (таких как системы управления бизнес-процессами, системы электронного документооборота и других) является предоставление пользователям необходимой информации. Будь то задача, документ, напоминание о необходимости совершения звонка – в нужное время, в нужном объеме эта информация должна быть у исполнителя!
Современные технологии делают нас все более требовательными к вопросам получения информации. Информацию в корпоративной системе хочется получать здесь и сейчас, когда она нужна – так же быстро, как, например, с помощью Google.
Какая система электронного документооборота предоставить такую оперативность поиска документов? Наша может!
Благодаря функции полнотекстового поиска вы можете искать документы, не только фильтруя списки документов по определенным значениям атрибутов, но и по содержимому документа. При этом результат выдается пользователю практически мгновенно.
Перед выпуском публичной версии решения мы активно тестировали функции полнотекстового поиска у себя в компании. Функция получила очень громкий позитивный отклик. Документы действительно стали намного «ближе» - сейчас я могу найти интересующие меня материалы, как собственные, так и других пользователей системы, очень быстро.
Функция полнотекстового поиска позволяет быстро найти необходимые документа, осуществляя проверку по их атрибутам и содержимому версий. Примечательно, что поиск ведется с учетом грамматических форм слов и на основе морфологического анализа, то есть поиск по системе можно вести так, как вы ведете его в Google и Yandex.
Что важно, пользователь, как и прежде, увидит только те документы, на которые у него имеются права – система чутко следит, чтобы документ не попал «в чужие руки».
Быстродействие функции обеспечивается особенностями архитектуры решения – сервер полнотекстового поиска ELMA FullText Server может быть размещен на отдельной выделенной машине и не мешать работе основного сервера системы.
Особенно хорошие результаты использования механизм полнотекстового поиска показывает в сочетании с функционалом автоматического распознавания содержимого документов (например, технология ABBYY Fine Reader). В этом случае, вводимые в систему документы будут представлять собой не картинки, а текст – текст, который индексируется нашей системой и становится доступен для функции полнотекстового поиска.
Как я уже озвучил ранее, возможно это прозвучит очень громко, но в ELMA 3.6 документы действительно стали намного ближе к пользователю!
