Часто автоматизация BPMS смотрит внутрь компании, то есть автоматизация заканчивается внутри границ ИТ-компании. То самое узкое место в отношениях с партнерами, поставщиками: во внутренние процессы компании их нельзя включить из-за политики безопасности, а работать совместно как-то нужно.
Некоторые компании прибегают к решению создания такого инструмента, но как правило быстро разочаровываются в нем: неоправданно дорогая разработка + отсутствие сквозных процессов.
Сегодня такая задача успешно решена: единая информационная среда со сквозными процессами, а если еще проще — портал.
Современное решение — портал. Что такое портал, примеры порталов
Портал — это внутрикорпоративное пространство, которое позволяет компании осуществлять конфиденциальную связь с поставщиками, дистрибьюторами и другими внешними пользователями без доступа их к внутренним процессам. Это веб-пространство, которое используется для сотрудничества с пользователями других компаний.
Приведу простой пример. Все мы являемся пользователями портала Госуслуг. Данная федеральная государственная информационная система обеспечивает гражданам, предпринимателям и юридическим лицам доступ к сведениям о государственных и муниципальных учреждениях и оказываемых ими электронных услугах. Также этот портал позволяет каждому из нас не просто отслеживать какую-то информацию, но и напрямую быть заказчиками различных услуг.
Здесь на портале люди могут управлять поставками, закупками, размещать запросы, но при этом портал остается безопасной территорией, потому что она отделена от основной системы.
Подобные решения, касающиеся автоматизации, когда есть некий «предбанник», куда могут заходить партнеры, поставщики, набирают все большую популярность.
Основные функции порталов:
- Сотрудничество с внешними пользователями и совместная работа в одной среде
- Работа с документами в одном информационном поле
- Создание задач и контролирование их выполнения
- Формирование общей базы данных
Внешний портал ELMA365
Внешний портал — это одна или несколько изолированных страниц внутри системы, к которым есть доступ у внешних пользователей. С помощью него вы можете напрямую работать не только с коллегами, но и с внешними партнерами, дистрибьюторами, клиентами и другими пользователями, которых вы заинтересованы вовлечь в цепочку внутренних процессов компании. Доступ к порталу предоставляется по ссылке.
Страницы можно наполнить необходимой информацией из ELMA365, разместить необходимые формы для ввода данных, виджеты, кнопки запуска бизнес-процессов, в том числе сквозных. За считанные часы можно сделать внешние решения под ваши нужды без программистов: партнерский портал, личный кабинет клиента, дистрибьюторский портал и др.
Например, на странице портала можно размещать и отслеживать заявки, общаться со службой поддержки или запускать процессы рекламации.
Преимущества внешнего портала ELMA365
Среди преимуществ внешнего портала ELMA365 выделяют 5 ключевых:
-
Простота работы с данными. Забудьте про перенос данных из системы в систему, так как все справочники, приложения, элементы и другая информация уже хранятся в ELMA365.
-
Страницы с изолированным доступом. Поделитесь индивидуальной ссылкой с вашим партнером или клиентом, по ней они могут запускать бизнес-процессы, создавать элементы приложения и т.д. Не переживайте: пользователи, которые не являются сотрудниками вашей компании, по такой ссылке получают лишь ограниченный доступ к данным и функциям системы. Новые внешние пользователи автоматически объединяются в системную группу, что удобно при настройке прав доступа. Кроме того, возможна индивидуальная настройка прав доступа и блокировка пользователя.
-
Единые сквозные процессы с основной системой. Сохранение быстрой коммуникации — важная часть работы. При работе с порталом внешние пользователи могут запускать процессы, часть которых проходит в основной ELMA365. Например, заявка, оставленная клиентом, обрабатывается штатным сотрудником внутри системы, после чего результат по процессу уходит обратно в виде SMS, E-mail или сообщения в Ленте Портала.
-
Большая библиотека стандартных виджетов. Настройте портал для себя без кода с помощью единого Low-code дизайнера.
-
Быстрый запуск, простое обслуживание. Так как интерфейс создается с помощью Low-code конструктора и силами аналитика без кодирования, то Портал настраивается в короткие сроки без прибегания к верстке. Портал позволит вам быстро вписать внешних пользователей во внутренние процессы компании, не тратя лишние ресурсы на обслуживание еще одной отдельной системы: администрирование всей ELMA365, включая Портал, может один и тот же сотрудник.
Как создать свое внешнее решение на ELMA365
Организуйте работу с внешними контрагентами в ELMA365. Постройте свой внешний портал.
Внешний портал настраивается на уровне раздела. Важно: включать или активировать Внешний портал, а также настраивать внешний вид страниц могут только пользователи, добавленные в группу Администраторы.
Для того чтобы включить портал:
1. Нажмите на значок шестерёнки рядом с названием раздела и выберите пункт Настройка портала.
2. На открывшейся странице нажмите кнопку Включить
3. Откроется окно, в котором можно выбрать способ наполнения портала. Вы можете воспользоваться преднастроенным шаблоном или выбрать пустой портал и настроить страницы самостоятельно.
После включения в левом меню раздела появится новый пункт — Портал.
Чтобы перевести портал в активный режим, нажмите кнопку Активировать. После этого портал станет доступен для работы внешним пользователям. Подробнее.
На сайте продукта ELMA365 Service можно оформить пробную лицензию на 14 дней и самостоятельно исследовать возможности Внешнего портала для партнеров и филиалов.
Итог
В таком решении, как единое информационное пространство для сотрудников, партнеров и клиентов, нуждались всегда. Также всегда была возможность его создать. Но это сопровождалось такими проблемами, как дорогое обслуживание, разработка с нуля, и дальнейшие трудности в интеграции с BPMS, ERP, ECM, CRM.
Любые изменения внутренних процессов приводили бы к тому, что обновления нужно менять и в процессах, и затем на портале, который был написан с нуля. Вот то самое узкое горлышко.
Сейчас же Портал подстраивается под внутренние процессы. У пользователей есть настроенная система с настроенными справочниками и приложениями, с выстроенными процессами, по которым работает компания. С помощью Портала можно дать ограниченный доступ внешним пользователям к любым внутренним данным, чтобы обмен информацией с вашими партнерами, клиентами, дистрибьюторами и т.д. происходил в одном пространстве.
Обеспечьте себе пространство для взаимодействия с клиентами и партнерами, сохраняя безопасность данных.
