В данной статье будет рассмотрено применение системы показателей эффективности работы компании как инструмента для оперативного управления компанией.
Для начала, давайте поясним, что подразумевается под оперативным управлением компанией. Это решение ежедневных, текущих задач предприятия. Основные методы оперативного управления это:
-
Оперативное планирование, а именно составления плана, нацеленного на конкретный результат и разработки критериев по оценке результативности выполнения данного плана;
-
Оперативного учета управления, состоящего из различных инструментов по исполнению намеченного плана;
-
Оперативного контроля, а именно регулярной проверки факта исполнения работы и оценки качества ее выполнения.
Давайте запомним этот список, чтобы вернуться к нему в конце статьи и посмотреть, насколько KPI подходит для оперативного управления.
В целом, получается, что оперативное управление – это рутинное, ежедневное выполнение ряда работ или обязанностей, без которых невозможно достичь каких-то достойных результатов. Одним из наиболее важных ресурсов для принятия оперативных решений является информация. Исходя из этого, давайте определим, какими особенностями должна обладать эта информация:
-
Актуальность. Так как принятие оперативных решений основывается на текущей ситуации, то крайне важно обладать актуальной информацией.
-
Необходимость и достаточность. Для принятия правильного решения руководитель должен обладать необходимым и достаточным количеством информации. Если информации будет недостаточно, возрастает риск принятия неверного решения. Если информации избыточно – возникает проблема с временем, необходимым на обработку этой информации.
Давайте рассмотрим, как пример, коммерческую компанию, занимающуюся продажами оборудования и его послепродажным обслуживанием. Назовем ее ООО «Ромашка». Руководителю компании для принятия решений необходимо обладать оперативной информацией о состоянии дел в компании. Для этого целый отдел занимается ежедневным составлением отчетов, забирая данные из складской и бухгалтерских учетных систем, консолидируя их в разных разрезах и предоставляя данную информацию руководителю. При этом постоянно происходят задержки с предоставлением информации, данные задерживаются, после нескольких случаев предоставления недостоверных цифр был организован второй отдел, занимающийся проверкой отчетов, сделанных первых отделом. Что, естественно, отрицательно сказалось на актуальности данных. У руководителя возникает все больше ощущение, что он не контролирует ситуацию, он задыхается от недостатка столь необходимой информации. И вот тут ему на помощь может прийти KPI.
Первым делом необходимо определить и составить список показателей, или, как его еще называют, дерева показателей. Почему дерева? А потом что показатели размещаются по нескольким уровням и имеют иерархическую структуру. Останавливаться на создании такого дерева показателей я не буду, так как это является темой отдельной статьи, поэтом предположим, что руководитель ООО «Ромашка» обратился за консультацией к экспертам компании «ЭЛМА» и с их поддержкой была разработана стройная и понятная система из 83 показателей, затрагивающая как финансовые, так и производственные аспекты деятельности компании.
Рис.1. Небольшая часть разработанного дерева показателей.
Итак, показатели у нас есть, но, пока они ничего не показывают, потому что в них нет данных. Поэтому следующим этапом производится создание системы сбора данных по показателям. И это очень важный и ответственный этап, потому как от оперативности поступления данных будет зависеть, насколько актуальную информацию можно получить из показателей. Предположим, что нам удалось интегрироваться с несколькими базами данных и у нас получилось настроить систему сбора данных по показателям. Критичные данные забираются каждый два часа, остальные – раз в сутки ночью. То есть в показателе мы видим самую свежую информацию.
Рис.2. Показатели с данными
Казалось бы, все замечательно – у нас есть таблица из 83 разноцветных показателей, у показателей есть плановые и фактические значения. Но руководитель компании все равно не очень доволен, потому что ему не очень удобно смотреть на 83 показателя разом. Мало того, что такую таблицу разом взглядом не охватишь, но еще и наиболее ценные и нужные цифры прячутся среди массы других данных. Руководитель хочет в нужный момент получать необходимую информацию в удобном виде, а не как попало. И поэтому необходима еще одна дополнительная настройка так называемых Панелей управления.
Панели управления позволяют визуализировать показатели в удобном виде. Это может быть графики, гистограммы, индикаторы, просто таблицы с выбранными показателями. Панелей управления может быть несколько, то есть под каждую ситуацию можно сделать свою панель. А с помощью настройки прав доступа можно ограничить показ панелей только определенным пользователям, что тоже может быть необходимо. Так что, настраиваем панели управления для руководителя.
Рис.3. График показателей выручки за выбранный период
Рис.4. Гистограмма в разрезе сотрудников.
Рис.5. Список показателей со значениями.
И что же в итоге у нас получилось? Если раньше руководитель компании с утра разбирал отчеты, полученные за вчерашний день и содержащие устаревшие на 3 дня данные, тратя на это 3-4 часа в день, то сейчас он может в любой момент увидеть все необходимую актуальную информацию в удобном для него виде и принять То Самое, Важное, Судьбоносное Решение, что выведет компанию в мировые лидеры.
Но после принятия решение так же необходимо назначить исполнителя этого решения и проконтролировать, было оно выполнено или нет, а если было, то насколько правильно. Для этого может послужить еще один показатель KPI, на этот раз персональный, а именно исполнительская дисциплина сотрудника. Рассчитывается она просто – это отношение выполненных задач в срок к общему количеству поступивших сотруднику задач (внимательный читатель уже обратил внимание, что в статье стали появляться фразы из области управления процессами, и это не случайно). Постановка и контроль задач является важным этапом управленческого цикла. Таким образом мы завершаем управленческий цикл –строим планы, получаем информацию, анализируем ее, принимаем решение, ставим задачу и контролируем ее выполнение.
Теперь давайте вернемся к списку методов оперативного управление и рассмотрим, какие из этих методов могут быть закрыты с помощью KPI
-
Оперативное планирование. KPI обладает всеми возможностями по организации оперативного планирования и расчету критериев по оценке результативности выполнения плана. Для оперативного планирования управление показателями подходит идеально.
-
Оперативный учет. Если говорить откровенно, система управления показателями совершенно не похожа на учетную систему, потому что не обладает необходимыми для учетной системы инструментами.
-
Оперативный контроль. Так как KPI одним из предназначений KPI является как раз организация контроля за исполнением работы и оценки качества ее исполнения, то, безусловно, для оперативного контроля система управления показателями подходит.
Итак, каким же образом KPI может заменить оперативное управление? Как бы парадоксально это не звучало, но никак. Система управления ключевыми показателями эффективности обладает инструментами для планирования, сбора информации и ее контроля, но не обладает инструментами для оперативного учета. Но не все потеряно, потому что KPI может послужить чрезвычайно удобным и эффективным вспомогательным инструментом для осуществления оперативного управления.
#УправлениеПоказателями(KPI) #Статьи #ФункцииELMA #Функции_ELMA #KPI_и_мотивация_сотрудника
