KPI не работают: что с этим делать?

О ключевых показателях эффективности (KPI) говорят так много, что руководители думают: мы просто обязаны их использовать. Эти показатели помогают оценить работу сотрудников, отделов и компании в целом, однако в реальности KPI часто не работают.

Если у вас тоже есть ощущение, что KPI не так уж полезны, как о них говорят, скорее всего, вы плохо настроили показатели (либо ваши сотрудники не до конца понимают, что вы от них ждете).

При создании KPI есть несколько вещей, на которые стоит обратить внимание.

Рассмотрим основные характеристики правильных показателей

KPI связаны с бизнес-целями компании. Не измеряйте что-либо просто «для галочки». Внедряйте показатели, строго отталкиваясь от целей компании, и обязательно задавайте период. Мы уже рассказывали о том, как формировать цели компании в статье, и еще более детально рассматривали эту тему на вебинаре. Поэтому здесь коротко обобщим:

• Стратегическая цель у компании может быть одна или несколько. Но их не может быть много.

• Стратегическая цель декомпозируется — раскладывается на цели компании, цели департаментов, отделов и т. д.

• Цели ставят конкретные, измеримые, достижимые и ограниченные по времени (SMART). Это означает, что текущее и желаемое состояние измеряется в цифрах.

На основе этих целей формируются KPI. Например, показатель «Количество изделий, проданных в этом месяце» для менеджеров по продажам соотносится с целью «Увеличить число продаж в два раза в течение полугода», а показатель «Процент брака в отгруженных поставках за месяц» для производственного отдела связан с целью «Снизить количество жалоб на качество до 5% от объема заказов в течение года». Все это работает на достижение стратегической цели компании «Стать лидером рынка по производству изделий в регионе за 2 года».

KPI понятны. Показатели должны иметь ясную формулировку и постоянно транслироваться сотрудникам. Убедитесь, что каждый человек в команде хорошо знает, что учитывается при оценке его работы и какую выгоду он получит от повышения KPI. Так вы обозначите пути движения к целям, которые преследует компания, а также обеспечите вовлеченность всех сотрудников в их достижение.

KPI контролируются. Показатели должны управляться конкретными сотрудниками. Важно, чтобы каждый специалист имел круг задач и отвечал за определенный участок работ (в реальности, а не только по должностной инструкции). Когда зона ответственности обозначена и по задачам настроены показатели, есть наглядная картина, чем и насколько эффективно занимаются сотрудники в компании. Работники могут сосредоточиться на первостепенных вопросах, заданных для их должности. К примеру, начальник отдела маркетинга может иметь такие показатели, как «Количество запросов с сайта в месяц», «Количество выставочных мероприятий за два квартала». Начальник Сервисного центра — «% обращений за неделю в рамках регламента».

KPI сопоставимы. Нужно время от время сравнивать KPI за разные периоды. Отслеживая динамику показателей сотрудники могут корректировать свои действия для достижения наилучшего результата.

KPI имеют временные рамки и подотчетны. Показатели должны быть достижимы и всегда подаваться в определенное время в виде отчетов. Без сроков KPI не имеют смысла. Поэтому, для эффективного использования инструмента нужно настроить систему сбора данных с определенной периодичностью, а затем контролировать плановые и фактические значения. Это важный этап, так как от оперативности подачи отчетов зависит актуальность информации из показателей и своевременность управленческих реакций.

Мы привели основные характеристики правильных KPI. Отвечают ли им показатели вашей компании?

• Во-первых, подумайте о стратегических целях бизнеса и планах по их достижению. Убедитесь, что настроенные KPI действительно важны для развития вашей компании.

• Во-вторых, не забывайте о команде — у сотрудников должно быть отличное представление о KPI с момента, как они начнут с ними работать. Объясните, как показатели соотносятся целями работников и их отделов.

• В-третьих, выберите ПО для визуализации KPI. Видя набор различных диаграмм без понимания, что они означают, специалисты могут растеряться.

Помните: четкое представление KPI (например, в виде графиков, гистограмм, индикаторов) позволяет проще анализировать показатели и принимать решения. Для этого стоит внедрить специальный инструмент, отражающий данные в наиболее удобной и понятной форме.

Например, приложение ELМА поможет не только отразить ваши KPI — оно также обеспечит автоматизацию отчетности, хранение информации, онлайн мониторинг показателей. При своевременной загрузке данных из разных информационных источников, работа системы показателей будет отражаться в режиме реального времени. Руководство сможет увидеть актуальную картину деятельности, без трудоемких вычислений и анализа отчетов. Это значительно сэкономит время менеджмента и позволит ему сконцентрироваться на мероприятиях по достижению стратегических целей компании и решении задач оперативного управления. Кроме того, особенность ELMA KPI в том, что в ней заложен механизм улучшения, позволяющий быстро менять модель показателей и способы аналитики при изменении процессов компании.

Это выведет управление вашей системой KPI на новый уровень.

Заключение

Как и любой инструмент, KPI нуждается в правильной настройке и использовании. Для того, чтобы показатели эффективности приносили пользу компании, они должны быть четко определены и донесены до сотрудников — так, чтобы команда смогла сконцентрироваться на высоких результатах. Грамотная система KPI показывает, что компания работает, как одно целое, и в нужном стратегическом направлении.