В рамках ELMA 3.8 мы сконцентрировались на том, чтобы сделать работу сотрудников Канцелярии более удобной. В новой версии в значительной степени была переработана номенклатура дел. При этом основной упор делался на ее упрощение – пользователю должно быть легко и удобно, регистрация документа не должна занимать много времени.
Именно поэтому первостепенной задачей был уход от номенклатуры по годам – необходимо было сделать ее сквозной (на неограниченное количество времени).
Кроме того, нами был изменен принцип работы с делом – теперь в него добавляется только тип документа – документопоток и регистрационная карточка подставляются автоматически. Это позволяет ускорить работу с делами за счет единоразовой настройки типа документа.
Стоит сказать, что изменения коснулись не только веб-приложения. В Дизайнере ELMA появилась возможность привязки типа РКК и документопотока к типу документа. Это позволяет для 1 типа документа задать несколько форм РКК, что облегчает работу с делами.
Еще 1 изменение Дизайнера затронуло вкладку "Документооборот" – на ней появился блок "Нумераторы". В этом блоке отображаются системные и пользовательские нумераторы, позволяющие вычислять значение порядкового номера на основе приращения и последнего использованного значения.
ELMA Outlook Plugin
Мы рады представить вам полностью переработанный плагин для почтового клиента Microsoft Outlook. С его помощью вы сможете вручную или в автоматическом режиме захватывать в ELMA вашу корреспонденцию прямо из Outlook. Плагин поддерживает последние версии Microsoft Office.
В версии 3.8 ELMA Outlook Plugin стал неотъемлемой частью ELMA Агента. Ранее он мог требовал отдельной установки пользователем, теперь же решение устанавливается в фоновом режиме вместе с ELMA Агент.
Такое решение позволило:
-
сократить временные затраты на установку;
-
избежать возникновения ошибок при его установке;
-
обеспечить взаимодействие MS Outlook с разделом системы ELMA "Работа с клиентами" – возможность быстрого доступа к контрагентам.
Стоит сказать, что, как и прежде, ELMA Агент позволяет работать с личными сообщениями пользователя и электронными документами.
Рассмотрим подробнее возможность работы с Контрагентами в MS Outlook.
Теперь ELMA Outlook Plugin позволяет при создании нового сообщения в MS Outlook выбрать контрагента из системы ELMA. То есть теперь в вашем Outlook доступна база почтовых адресов всех ваших контрагентов. Единственное, что следует помнить, в карточке контрагента обязательно должен быть добавлен его адрес электронной почты.
Чтобы выбрать контрагента нам требуется просто нажать на кнопку Контрагенты и начать вводить требуемое имя или адрес электронной почты. Все найденные контрагенты будут сразу же отображены в виде списка – требуется только нажать на одного из них. Отправленное письмо немедленно будет зафиксировано в карточке адресата.
MS Outlook. Выбор контрагентов
Если пользователю поступает входящее письмо от контрагента, в карточке которого указан адрес электронной почты, то система сама сопоставит адресата в Outlook и ELMA. В письме Outlook ниже текста письма будет отображено поле ELMA с именем контрагента. Если нажать на иконку, расположенную слева от имени, будет открыта карточка данного контрагента. Это обеспечивает быстрый доступ сотрудников к подробной информации о контрагенте.
MS Outlook. Информация о контрагенте
Кроме того, данное письмо будет автоматически добавлено к карточке выбранного контрагента в качестве нового взаимоотношения. Эта возможность позволяет быстро фиксировать всю историю работы с контрагентом, которая, в некоторых ситуациях, может оказаться полезной.
Как и прежде на основании писем Outlook вы сможете создавать задачи и документы, а также регистрировать документы в ELMA. Принципиально данный механизм не изменился, однако мы сделали его проще. Например, теперь при регистрации письма доступны варианты регистрации – проделать всю операцию можно в несколько кликов; заполнять все параметры регистрации (документопоток и пр.) не потребуется.
Скорость и качество при работе с клиентами являются важными факторами, влияющими на возможность дальнейшего сотрудничества. ELMA Outlook Plugin может стать хорошим помощником в работе.
