В рамках версии ELMA 3.8 приложение Проекты+ получило ряд существенных изменений. Самому глобальному изменению мы подвергли бюджеты проектов. Во-первых, нами была полностью переработана модель бюджета проектов. Бюджет стал самостоятельным рабочим инструментом с удобным интерфейсом. Теперь вся работа с бюджетом полностью прозрачна.
Теперь каждый бюджет может иметь иерархию статей, максимально приближенную к реалиям проектной деятельности компании. Структура бюджетов теперь стала более применимой для крупных организаций – здесь мы много взаимодействовали с нашими заказчиками и получили идеальную комбинацию функциональности и отсутствия лишних сложностей.
Иерархия статей позволяет отследить каждое значение поступления/расхода – можно увидеть дату добавления значения, плановое/фактическое значения, отклонение и др. Для вашего удобства предусмотрено несколько вариантов отображения бюджета.
Кроме того, полное понимание текущей ситуации по проекту дает новый график – диаграмма бюджета. Она позволяет видеть полную картину бюджета проекта по различным периодам, оценивать возможные риски, которые могут возникнуть на проекте (например, по причине дефицита бюджета).
Диаграмма бюджета является полностью интерактивной. Например, если навести курсор мыши на одну из точек на диаграмме, появится окно с информацией о плановых/фактических значениях дохода и/или расхода за выбранную дату. При необходимости любую линию на графике можно скрыть или осуществить сортировку записей.
Читать такую диаграмму очень просто: горизонтально на графике отложено время, вертикально – бюджет (наверху графика поступления, внизу – расходы). График одновременно отображает плановые значения и фактические. Автоматически считается сальдо. Таким образом, вы могли распланировать бюджет, открыть диаграмму и заметить, что оказывается платежи спланированы таким образом, что по текущей схеме у вас будут «голодные» периоды, когда сальдо будет отрицательным. Реальность, представленная в виде фактических доходов и трат, вносит свои коррективы в график. Таким образом, на простой и понятной диаграмме вы всегда можете понять, какие деньги и когда будут потрачены из бюджета, какие деньги ожидаются и когда, а также, самое главное, понять разницу между доходами и расходами в каждый конкретный временной промежуток.
Еще одна полезная новая возможность – возможность построения отчета по бюджету за определенный период времени. В нем одновременно могут быть отображены плановые и фактические значения, а также доступна возможность их раздельного отображения.
Бюджет по проекту может быть экспортирован в файл Excel. Благодаря этому можно работать с бюджетом не только в самой системе, но и за ее пределами. Мы не стали перегружать систему лишними функциями по построению отчетности (наша задача управлять движением, а не фактами).
Как и в случае календарного плана проекта, план бюджета также может быть утвержден. Это позволяет контролировать не только фактические значения доходов/расходов, но и установить жесткий план, при которым каждый исполнитель будет нести ответственность за суммы и сроки.
Кроме бюджетов проектов, изменению подверглась стартовая страница раздела Проекты. Во-первых, теперь на ней можно закрепить любой проект, по которому в настоящее время ведется работа. Это означает, что при переходе в данный раздел будет автоматически отображена страница выбранного проекта. Это удобно в случае пользователей, у которых не так много проектов – при правильно выстроенном проектном управлении таких в компании окажется абсолютное большинство.
Во-вторых, в системе появился новый портлет Все задачи по проекту, в котором отображаются все задачи по проекту, на которые текущий пользователь имеет права доступа.
Третье нововведение будет полезно пользователям, которые работают с большим количеством проектов, то есть, в первую очередь, кураторам. Система запоминает проекты, страницы которых вы посетили в последнее время. Теперь при переходе в раздел Проекты вы увидите портлет Последняя активность, подобно тому как ранее вы могли видеть ваши последние документы в разделе Документы.
Кроме того, в новой версии системы можно настроить более жесткий контроль трудозатрат – появились настройки, позволяющие установить жесткие лимиты отчетности. Например, теперь можно ограничить срок подачи трудозатрат задним числом. Ранее пользователь, подававший трудозатраты, мог подать их в любой день за любую дату. Теперь же можно ограничить сроки, тем самым, например, разрешив пользователю подавать трудозатрату только за текущую неделю.
Еще одна новая настройка позволяет ограничить подневное количество трудозатрат, т.е., например, за один день пользователь не сможет подать более 10 часов трудозатрат.
Комбинация подобных лимитов позволит дисциплинировать ваших сотрудников и сделать механизмы отчетности прозрачнее. В частности, та информация о бюджете трудозатрат, что отображается на карточке проекта приобретет большую точность – вы сможете понимать, что отображаемые данные об оставшихся в бюджете часов близки к действительности, то есть не может возникнуть ситуации, когда через час трое сотрудников «доподадут» не поданные ранее трудозатраты за последний месяц.
Напоследок хочется отметить, что мы реализовали множество мелких доработок в функционале календарного планирования. Изменения преимущественно небольшие. Например, настройка колонок левой части диаграммы Гантта стала удобнее. Из более существенного – мы добавили новый режим отображения календарного плана – теперь помимо диаграммы Гантта доступен режим Mindmap. Некоторые проекты гораздо удобнее наблюдать именно в таком виде:
В самое ближайшее время мы доработаем механизм редактирования календарного плана проекта в режиме Mindmap. Это особенно удобно для первоначального планирования проектов – составления ИСР (иерархическая структура работ) – или при ведении внутренних проектов. Когда важно определить структуру работ, состав работ, а сроки пока еще не столь принципиальны.
