Создание схем и моделирование бизнес-процессов нередко путают. Конечно, эти инструменты в чем-то схожи, но давайте рассмотрим их поближе, чтобы увидеть разницу.
Схемы бизнес-процессов, также известные как шаблоны или карты, стали довольно популярными в последнее время. Они могут использоваться в любой сфере бизнеса для демонстрации этапов какого-либо процесса. Схема отображает задачи процесса, действия, которые нужно принять для их решения, а также отношения между элементами. Все действия, элементы и отношения обозначаются графическими символами: фигурами, стрелками и линиями.
Впервые структурный метод описания процессов в виде фигур или блок-схем в 1921 году представлен Американскому обществу инженеров-механиков Франком и Лилиан Гилберт в работе «Схемы процессов — первые шаги в поиске единственного лучшего пути».
Приведем цитату, описывающую функциональное предназначение схемы процесса: «Цель создания схемы — представить информацию о существующих и предложенных процессах в простой форме — так, чтобы она стала доступна и могла быть использована наибольшим количеством сотрудников организации».
Составление схемы помогает понять процесс и сфокусироваться на действиях. Благодаря её использованию каждый видит процесс одинаково, поэтому риски ошибок и излишних усилий устраняются, становятся видны возможности для автоматизации.
Примеры стандартных символов в блок-схемах
Графическая модель тоже фиксирует бизнес-процесс компании, но включает в себя больше, чем просто визуальное отображение его этапов. Это аналитическое представление процесса, предназначенное для его улучшения и оптимизации. Модель на самом деле подразумевает и создание схемы процесса, поскольку она следует такой же структуре и требует визуализации.
Моделирование зачастую основывается на BPMN — графическом стандарте отображения шагов и действий процесса. Он включает стандартизированный набор символов для отображения событий, действий, шлюзов, маршрутов и объектов.
Графическая модель процесса содержит информацию о взаимодействиях участников, может быть внедрена, исполнена, отслежена и, в итоге, оптимизирована (так как является частью жизненного цикла BPM), тогда как схема является всего лишь простым изображением бизнес-процесса. Можно сказать, что схема дает понимание процесса, тогда как модель — позволяет автоматизировать его и управлять им.
Сегодня бизнес заинтересован во внедрении цифровых технологий, поэтому существует специальное программное обеспечение для создания схем и моделей процессов. Инструменты (например, SmartDraw) имеют шаблоны и позволяют рисовать индивидуальные схемы процессов, редактировать их неограниченное количество раз, экспортировать в Word, Excel и другие приложения.
ИТ-решения для управления бизнес-процессами, такие как ELMA BPM или Bizagi, позволяют создавать графические модели процессов, показывать их как схемы, добавлять участников, взаимоотношения, документы и использовать модели, как исполняемые процессы для автоматизации бизнеса.
Модель процесса в ELMA BPM
Контекст процесса в ELMA BPM
Такие системы охватывают все аспекты работы компании, а также могут служить хранилищем документов, упрощать коммуникацию между отделами, контролировать KPI и управлять взаимоотношениями с клиентами благодаря объединению бизнес-процессов.
В зависимости от потребностей, вы можете выбрать либо простой путь к пониманию бизнес-процессов и начать создавать схемы, либо выбрать более комплексный и глубокий подход, выбрав моделирование бизнес-процессов. В любом случае, структурирование бизнес-процессов и понимание, как они работают, поможет вашему бизнесу развиваться быстрее, сохранять ресурсы и добиваться лучших результатов.
Как видите, мы сделали лишь краткое описание двух методов для того, чтобы показать — создание схемы (карты) процесса и процессное моделирование — не одно и то же. В этой теме можно осветить гораздо более широкий круг вопросов. Прояснив отличие графических моделей от схем, вы, возможно, захотите почитать про использование различных символов, а также ознакомиться с лучшими BPM-практиками и примерами автоматизации.
Здесь материалы, которые могут быть вам полезны:
