Компания «ИмпелТех» выпустила отраслевое решение для агентств недвижимости и риэлтерских компаний на платформе ELMA. Данное решение позволяет полностью контролировать деятельность отдела продаж, оперативно формировать сводную аналитику в нужных разрезах для топ-менеджеров компании, выстраивать четкие процессы взаимодействия между сотрудниками и надежно сохранять всю информацию о контактах и предложениях. «Impeltech CRM.Недвижимость» с успехом позволяет автоматизировать процесс продажи как на первичном, так и на вторичном рынке недвижимости, включая сделки с альтернативой.
Решение «Impeltech CRM.Недвижимость» позволяет:
- повысить количество сделок на одного менеджера;
- снизить риск ошибок сотрудников;
- не терять контакты, не зависеть от ротации кадров;
- увеличить скорость подбора подходящих вариантов;
- оперативно получать сводку о деятельности отдела продаж.
Решение может гибко настраиваться под специфические процессы и задачи конкретного агентства недвижимости благодаря платформе ELMA, на которой оно построено. Система ELMA внедрена в более чем 700 компаниях в России и СНГ и является лидером среди систем автоматизации бизнес-процессов.
Описание решения
Решение «Impeltech CRM.Недвижимость» органично встраивается в портал ELMA, добавляя нужные подразделы и компоненты меню к основному функционалу системы. В системе ведется несколько ключевых справочников:
- жилые комплексы;
- предложения квартир и машиномест, запросы от потенциальных покупателей;
- потенциальные покупатели и контрагенты;
- звонки, показы, сделки;
На каждый объект в системе заводится своя карточка, которая в дальнейшем централизованно хранит всю связанную с данным объектом информацию. По всем вводимым параметрам объекта возможен поиск-отбор записей по определенным значениям. Реализован автоматический подбор подходящих вариантов квартир и запросов на квартиры, автоматическая проверка на дубликаты при создании контрагентов. Также, в решении реализованы типовые бизнес-процессы/операции отдела продаж:
- Добавление в базу жилого комплекса, квартиры, машиноместа;
- Регистрация входящих звонков от клиентов;
- Планирование исходящих звонков/событий с напоминаниями;
- Планирование и проведение показов квартир потенциальному клиенту;
- Регистрация сделки и отслеживание этапов ее прохождения;
Весь функционал решения легко сочетается со стандартными функциями платформы: системные и смс-оповещения, планирование в личных календарях, формирование фильтров и отчетов в различных разрезах, поиск и фильтры по справочникам объектов.
Поскольку вся работа с системой ведется через браузер, менеджер может работать в режиме реального времени откуда угодно – из офиса, дома или в дороге с любого мобильного устройства.
Интерфейс менеджера отдела продаж
Повседневная работа с системой начинается с главной страницы. Рабочий стол менеджера максимально настроен на оперативные задачи. В центре страницы выведена вся основная информация о состоянии его текущих дел (задачи, сообщений, календарь показов, текущие запросы по квартирам и т.д.). Слева находятся элементы навигации – перемещение по системе, cверху – основные элементы управления, верхнее меню кнопок.
Рис.1. Рабочий стол менеджера отдела продаж
Вся основная работа менеджером ведется в рамках бизнес-процессов/операций, запускаемых с верхнего меню главной страницы пользователя:
Рис.2. Меню основных операций
В считанные секунды менеджер может с помощью системы подобрать для клиента приемлемый по цене и характеристикам вариант и запланировать показ. При назначении показа система автоматически планирует данное событие в личном календаре менеджера и/или жилого комплекса. На каждом этапе работы с клиентом, система предлагает менеджеру доступные варианты дальнейших действий и показывает соответствующие проверочные листы.
Карточка квартиры, автопоиск подходящих запросов на квартиру.
Реестр квартир в «Impeltech CRM.Недвижимость» содержит фильтр всех актуальных предложений по квартирам, с возможностью дополнительного поиска-отбора по основным параметрам, а также выгрузки итогового реестра в Excel для дальнейшей обработки.
Рис.3. Реестр актуальных предложений по квартирам
В карточке квартиры собирается и централизованно хранится вся основная информация о текущем предложении, органично сгруппированная по вкладкам:
Рис.4. Карточка квартиры, вкладка «Основное»
- вкладка «Основное» - хранит первичную информацию о квартире (кол-во комнат, площади жилые и общие, этаж, секция, номер квартиры, тип дома, стоимость, ссылку на ЖК, данные о продавце и ответственном менеджере).
- вкладка «Встречные оферты» - хранит первичную информацию о встречных офертах по данной квартире (кем и когда предложена и сумма оферты);
- вкладка «Адрес и инфраструктура» - хранит копию информации о параметрах месторасположения ЖК с его карточки;
- вкладка «Фотографии» - хранит файлы фотографий квартиры;
- вкладка «Статистика» - хранит данные по звонкам с запросов на данную квартиру: информацию о том кто и когда звонил, какой менеджер работал.
Рис.5. Карточка квартиры, вкладка «Статистика»
При поступлении заявки от Продавца, менеджер производит операцию добавления объекта на продажу со своего рабочего стола по запуску процесса «Добавить квартиру/машиноместо». Добавленную квартиру также можно привязать в системе к соответствующему жилому комплексу, если речь идет о продаже на первичном рынке. Операция добавления объекта на продажу (как и данных о Продавце) может также осуществляться менеджером при регистрации звонка в системе.
После заполнения основных данных о квартире, система автоматически предоставляет менеджеру возможные варианты подходящих встречных запросов на покупку. Кроме того, менеджер может самостоятельно осуществлять расширенный поиск в реестре запросов на квартиры.
Рис.6. Результат автоматического подбора квартир по введенным агентом параметрам
Карточка Жилого Комплекса (ЖК)
Реестр жилых комплексов содержит список всех актуальных жилых комплексов, с возможностью дополнительного поиска-отбора по основным параметрам, а также выгрузки итогового реестра в excel.
В карточке жилого комплекса централизованно хранится вся основная информация о нем, сгруппированная по вкладкам:
- вкладка «Основное» - хранит первичную информацию о ЖК: данные о застройщике, параметры площадей, цен и кол-ва квартир по данному комплексу, фотографии, контакты показчиков, статус работы по ЖК, ответственного менеджера, а также всех продающих менеджеров по данному комплексу.
- вкладка «Прайс-лист» - отображает 2 реестра данных:
1 таблица – перечень квартир по данному комплексу (основные параметры квартиры, итоговая стоимость, статус и вид договора). В карточку каждой квартиры можно провалиться и подробно изучить данное предложение.
2 таблица – перечень машиномест по данному комплексу (основные параметры, стоимость, статус и вид договора). В карточку каждого машиноместа можно провалиться и подробно изучить данное предложение.
Рис.7. Карточка ЖК, вкладка «Прайс-лист»
- вкладка «Документы» - хранит документы по данному ЖК (правоустанавливающие документы на землю, типовой договор от застройщика, разрешение на строительство, инвестиционный контракт, разрешение на ввод в эксплуатацию и проч.);
- вкладка «Планировки» - хранит данные по планировкам квартир комплекса (план-файл планировки, типа квартиры, подробное описание);
- вкладка «Продающие агенты» - отображает сводную аналитику по всем продающим менеджерам данного комплекса в разрезах: кол-во совершенных звонков, показов, сделки в работе и завершенных с успехом сделок. Здесь же система производит суммирование показателей по всем менеджерам.
Рис.8. Карточка ЖК, вкладка «Продающие агенты»
- вкладка «Адрес и инфраструктура» - хранит параметры месторасположения ЖК (район, адрес, ближайшее метро, карта проезда, описание дополнительной инфраструктуры). Система также интегрирована с «Яндекс.Картами» и позволяет визуально увидеть фактическое месторасположение объекта. Также, прямо из системы можно отправить по электронной почте карту-схему проезда потенциальному клиенту.
Рис.9. Карточка ЖК, вкладка «Адрес и инфраструктура»
- вкладка «Проданные квартиры и машиноместа» - отображает 2 таблицы: перечень проданных квартир по данному комплексу (данные по квартире, стоимость, данные о продавшем менеджере, дата продажи) и перечень проданных машиномест по данному комплексу. В карточку каждой квартиры можно провалиться и подробно изучить информацию по ней.
Добавление ЖК происходит с рабочего стола по запуску процесса «Добавить ЖК».
Календарь показов ЖК и информационный канал
При создании Жилого комплекса, система не только формирует информационную карточку, но также формирует информационный канал по нему и календарь показов.
Информационный канал по ЖК - удобный механизм обмена сообщениями между менеджерами по данному ЖК. Сообщения канала могут содержать не только текст, но и прикрепленные файлы и документы.
После отправки, сообщение будет доступно для просмотра всем менеджерам, занимающимися продажами данного Жилого комплекса. Помимо ленты сообщений оповещение приходит также на электронную почту и смс (при условии, что данные способы получения сообщений настроены Администратором) и в Elma Agent – всплывающее приложение в трее Windows.
Календарь показов – это общий календарь для всех менеджеров по данному ЖК с возможностью совместного планирования показов и встреч менеджеров с заказчиками.
Рис.10. Календарь показов по ЖК
Данный календарь могут просматривать все продающие менеджеры данного ЖК. Просматривать календарь можно в нескольких режимах: день, неделя, месяц. На каждый ЖК заведен свой отдельный календарь показов.
Для планирования показа менеджер производит запуск процесса «Добавить показ» со своего рабочего стола, указывает дату показа – в результате чего система автоматически планирует данное событие и в календаре показов данного ЖК и в личном календаре сотрудника. При необходимости личный календарь может быть интегрирован с любым другим внешним интернет-календарем.
Добавление звонка, проверка аналогичных телефонов в базе
Процесс «Добавить звонок» предназначен для внесения данных о входящем звонке от потенциального покупателя. На первом шаге процесса пользователь указывает данные о клиенте. Если это клиент новый, то система производит создание карточки по нему и сохранение данных о звонке. После внесения данных менеджер выбирает 2 возможных варианта развития событий: «зарегистрировать звонок», «зарегистрировать звонок и перейти к планированию показа».
При регистрации звонка системы производит обязательную проверку номера телефона на дубль и в случае обнаружения такого номера в базе, предлагает использовать уже существующего в базе контрагента. В карточку каждого звонка можно провалиться и подробно изучить его результаты и текущий статус.
Рис.11. Карточка звонка
Добавление запроса на квартиру, автопоиск подходящих квартир
Процесс «Добавить запрос» предназначен для внесения данных первичного запроса, поступивший от покупателя, с указанием базовых параметров. На первом шаге менеджер указывает все необходимые данные о входящем запросе, на выходе получаем сохраненную карточку запроса.
Рис.12. Карточка запроса
После формирования запроса система предлагает список подходящих вариантов квартир, сформированный на основании ранее указанных параметров поиска. Кроме того, менеджер может самостоятельно осуществлять расширенный поиск в реестре квартир.
Карточка сделки
По завершению показа ЖК система предлагает менеджеру указать результат и перейти к созданию сделки, либо встречной оферты.
Карточка сделки хранит информацию о текущем статусе, типе сделки, данные продавца и покупателя, информацию о продаваемой квартире или альтернативе.
Для каждого статуса сделки в системе может быть задан набор проверочных списков для менеджеров, таких как список необходимых документов для оформления сделки по ипотеке, что взять с собой в банк при закладке денег в ячейки и т.п. Благодаря этому инструменту, значительно сокращается вероятность ошибок в работе менеджера.
Рис.13. Карточка сделки
Отчеты
Набор необходимых отчетов позволяет руководству контролировать результаты работы, а гибкая система настройки прав позволяет ограничить доступ менеджеров-стажеров к информации.
В рамках решения «Impeltech CRM.Недвижимость» представлены следующие виды отчетов:
- Аналитика по ЖК (сколько было звонков, показов, итоговых сделок) за определенный период в разрезе менеджеров;
- Аналитика по менеджерам (кол-во совершенных звонков, показов, сделок в работе, завершенных с успехом сделок) за определенный период в разрезе ЖК и вторички;
- Статистика по поступившим звонкам от Продавцов, Покупателей, Агентов продавца и Агентов покупателя за определенный период;
- Статистика по кол-ву добавленных менеджерами квартир за определенный период в разрезе ЖК и вторички;
- Статистика по кол-ву звонков, показов, поступивших авансовых платежей, успешных сделок, неуспешных сделок за определенный период по всем менеджерам.
Рис.14 «Отчет звонкам и сделкам всего агентства»
Что далее?
В ближайших планах развития решения «Impeltech CRM.Недвижимость» предполагается разработка мобильного приложения для iOS и Android для мгновенной регистрации звонков и контрагентов прямо со смартфона, а также поиска объектов. Также, на очереди автоматизация процессов работы с коммерческой недвижимостью.
#УправлениеПродажами(CRM) #ФункцииELMA #Внедрено #Статьи #Отраслевые_процессы #Предоставление_услуг
