Многие руководители профессиональных проектных компаний заняты поиском удобного комплексного средства для управления проектами. Успешность каждого проекта зависит от ряда факторов: ясность целей и требований, контроль постоянно меняющихся объемов работ, ресурсов, времени, качества и рисков.
Когда необходимо управление большим числом проектов одновременно, возможностей “типовой” системы недостаточно. Развивать ее с помощью специалиста - долго и затратно. Тогда как готовое функциональное решение на основе бизнес-процессов может стать для менеджера проекта хорошим помощником: автоматизировать рутинные процессы и освободить больше времени на внесение значимых изменений в проект.
Если компании нужен переход на совершенно другой уровень управления проектами, позволяющий связать исполнение всех проектов в единый процесс, не обойтись без специализированной системы.
Качественно реализовать процессный подход к управлению проектами позволяет Приложение ELMA Проекты+, созданное на базе платформы ELMA BPM.
Приложение представляет собой полнофункциональное решение для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов. Но главное преимущество этого решения - возможность выделить какие-то свои типовые процедуры внутри каждого проекта и значительно ускорить их реализацию. Чтобы понять, как это происходит, необходимо выделить некоторые особенности проектного управления.
Каждый проект состоит из определенного числа этапов. На каждом этапе проект переходит в новое состояние, приближающее его к достижению результата. Из этих этапов формируется жизненный цикл проекта.
Стадии проекта сменяются по мере исполнения ряда бизнес-процессов. Кураторы оперативно получают всю информацию о текущей ситуации по проекту, только узнав его стадию. Переходы между стадиями могут быть настроены как активные, то есть когда менеджер попытается сменить стадию проекта, будет запускаться бизнес-процесс.
Рис. 1. Карта бизнес-процесса по согласованию служебной записки
Проектный конвейер
Несмотря на то, что каждый проект уникален, всегда есть общие закономерности, процессы и даже целые цепочки процессов, которые повторяются по несколько раз. К примеру, когда открываются новые филиалы торговой сети, все этапы от заказа товаров со склада до реализации их с витрины магазина будут многократно дублироваться. И подобными закономерностями можно выгодно воспользоваться. Для типовых проектов в приложении Проекты+ могут использоваться заранее созданные и улучшаемые шаблоны. Создав последовательность действий один раз, ее можно совершенствовать и дополнять, чтобы каждый следующий исполнитель работал с готовым шаблоном, совершая минимум действий и не допуская ошибок.
При создании проекта из шаблона автоматически создается план проекта, проектные роли, структура папки с документами, структура бюджета проекта и настроенное адаптированное под шаблон проекта рабочее место менеджера. Остается лишь уточнить все эти составляющие.
Рис. 2. Шаблон проекта в приложении Проекты+
С помощью этого алгоритма и благодаря специальным инструментам системы удается получить определенную четкость при выполнении процессов. Они начинают выполняться слаженно – так реализуется концепция, которую ввели разработчики методологии управления проектами компании ELMA – «проектный конвейер». Преимущество концепции в том, что не нужно каждый раз создавать проект с ноля, это очень большая работа. Использование типовых процессов и цепочек процессов ставит управление проектами «на поток», задачи выполняются быстро и четко.
Как организуется «проектный конвейер», рассмотрим на примере. Возьмем стандартную процедуру, которую проходит почти каждый проект – согласование бюджета проекта. Каждый раз для согласования бюджета требуются одни и те же действия, каждый документ проходит определенные уровни иерархии, где он может быть согласован, или отклонен. Если этот процесс не формализован, его реализация потребует много времени и лишних действий, и может возникнуть путаница. Вместо того, чтобы каждый раз «изобретать велосипед», можно единожды настроить процесс согласования бюджета, включив в него тех, кто задействован в нем, и распределить ответственность. Впоследствии все действия в рамках процедуры проводятся по готовому проверенному сценарию.
Рис. 3. Список текущих задач и процессов в приложении ELMA Проекты+
В приложении Проекты+ можно предупредить возникновение отклонений по проектам, обо всех негативных изменениях сигнализирует система. В частности о тех проектах, в которых по тем или иным причинам не достигаются плановые значения.
Благодаря контролю распределения проектов, можно отслеживать, какие проекты на каком этапе «конвейера» находятся на данный момент. То, что проекты распределены по стадиям как на конвейере, дает прозрачную картину в целом по организации. По сути, здесь действуют те же законы, как на обычном конвейере – если где-то произошел «затор», то есть массовое скопление проектов на определенных стадиях, это может быть плохим знаком и сигналом к действию, значит, в проектах есть «проблемные места». Это может говорить о возможном простое или перегрузке ресурсов. Возможно, стоит углубиться в ситуацию и вовремя разобраться, почему так происходит.
Рис. 4. Жизненный цикл проектов и их стадии (значком отмечены проекты, требующие особого внимания)
Мониторинг ситуации по проекту
Участники проекта всегда видят ситуацию целиком, а обо всех изменениях их автоматически информирует система.
Когда вся информация по проектам собрана воедино и всегда находится у сотрудника под рукой, команде проекта удобнее оперативно принимать решения и планировать дальнейшие действия. Все необходимые инструменты для работы менеджера проекта собраны в одном месте. Он видит список участников проекта, основные даты, статус задач, календарный план и задачи проекта, комментарии участников и обсуждение работ, бюджет проекта, необходимую документацию, риски проекта.
Рис. 5. Страница проекта в приложении Проекты+
При правильном подходе к проектному управлению, проект завершается «Процессами завершения». Эти процессы выполняют ряд операционных процедур (высвобождение ресурсов, подготовка отчетности, финальная калькуляция и т. д.), но и фиксируют полученные в ходе выполнения проекта знания. Особое внимание уделяется обработке ошибок, допущенных при выполнении проекта – это наиболее полезные знания, которые в будущем помогут избежать повторного возникновения в организации однотипных ошибок. То есть эту информацию необходимо правильно распространить. При процессном подходе к управлению хорошо организован механизм передачи знаний. Данные обо всех происходящих событиях и изменениях передаются централизованно во все необходимые отделы.
Регламентация процессов
Для предотвращения потерь или пресечения их на начальной стадии необходим постоянный контроль над скоростью выполнения работ, показателями по бюджету и рисками. Учитывая сложность и изменчивость проектов, руководитель должен иметь все необходимые инструменты для мониторинга, оперативного внесения изменений и обсуждения значимых решений. Для этого нужно максимально приблизить исполнение бизнес-процессов в реальной практике к разработанной идеальной модели.
Процессы позволяют выстроить понятный для исполнителей и прозрачный для руководителей регламент. У каждого процесса есть владелец, он несет ответственность за исполнение процесса, он видит свои задачи, выполняет их и контролирует исполнение подзадач другими участниками процесса. Руководители в свою очередь могут оценить работу каждого исполнителя и прогресс по всему проекту.
При ведении проекта могут происходить какие-то непредсказуемые ситуации, проблемы, которые просто нельзя предусмотреть. На любой из стадий могут меняться характеристики, планы и подход. Изменения зачастую приводят к отклонениям в ходе проекта. На них нужно реагировать быстро и сообща, чтобы вовремя остановить негативное влияние на результат. Система ELMA решает эти задачи, а участники процесса попутно могут обсудить все детали.
У сотрудников могут возникнуть идеи по улучшению процессов, осуществление которых действительно может принести пользу проекту. Если руководитель решает прислушаться к этому мнению, требуется внесение изменений в систему. Благодаря гибкой настройке это можно делать «на ходу», без остановок и мгновенно проверить эффективность изменений на практике, что дает безграничные возможности по моделированию и улучшению процессов.
При внесении изменений автоматически высылается уведомление каждому вовлеченному в процесс участнику, это позволяет решать задачи без отрицательных последствий и более качественно.
Рис. 6. Улучшение бизнес-процессов в приложении Проекты+
Система с улучшаемыми бизнес-процессами позволяет управлять результатами проекта на любом этапе его жизненного цикла.
Заключение
Несмотря на то, что цель проекта - это получение уникального результата, в проектах отдельной организации так или иначе формируются абсолютно стандартные процедуры или целые этапы. В системе ELMA эти процедуры начинают работать, когда реализуются как бизнес-процессы. Это значительно сокращает время выполнения задач с момента постановки до конечного события. При этом даже новые неопытные сотрудники могут быстро сориентироваться в удобном и понятном рабочем пространстве. Так управление проектами ставится на поток, задачи выполняются четко, а менеджеры и руководители всегда видят состояние дел и перспективы.
