Несмотря на необходимость в автоматизации документооборота, традиционные СЭД становятся всё менее интересны бизнесу. Эксперт из ELMA Михаил Саратов в интервью изданию ECM-portal объяснил почему.
— Какие задачи в области автоматизации работы с документами вам чаще всего приходилось решать у заказчиков в 2017 году?
— Конечно, это маршрутизация. Договорные отношения, внутренние контуры ОРД и переписка ещё долго останутся обязательным атрибутом любого бизнеса. Соответственно, за автоматизацией этих контуров к нам приходили заказчики, и новые — с неоформленным ИТ-ландшафтом, и опытные — крупные компании, которым «стало тесно» в классических ECM-системах.
Если раньше заказчик, интересуясь автоматизацией, попадал на рынок СЭД, то сейчас выбор у компаний стал шире, а сами они стали более продвинутыми и искушенными.
— Какие уникальные задачи перед вами ставили заказчики в 2017 году?
— Я бы назвал уникальными задачами подпроекты миграции. В 2017 году у нас было много проектов, в рамках которых ELMA заменяла существующие СЭД и включала их функции в автоматизированные процессы. И если с функционалом проблем обычно не бывает, то миграция уже накопленных данных — это всегда вызов.
На местах встречаются и сложные самописные системы, и многократно менявшиеся (с частичными потерями данных) СЭД, и снятые с поддержки версии. В итоге, иногда сложно понять, что за данные перед нами. Добавьте к этому объемы — десять, а то и пятнадцать лет работы сотен специалистов в одном архиве. Такие задачи неповторимы!
— Какие значимые для вас проекты были реализованы в 2017 году?
— Опишу пилотный (во всех смыслах) проект c Air Astana. Мы выстроили систему документооборота
в HR-департаменте крупнейшей авиакомпании Казахстана. Это приказы, заявления, служебные записки, трудовые договоры — всего 200 шаблонов документов. На трех языках — казахском, русском и английском. Документы формируются автоматом — никакого «Ворда» и ручного заполнения. Данные о 3 000 сотрудниках и оргструктуре подгружаются из ERP-системы.
Кроме масштаба проекта, его особенность (кстати, типичная для ELMA) в том, что мы не внедряем сферический документооборот в вакууме, а «привязываем» его к исполняемым процессам компании. Для HR-департамента Air Astana мы автоматизировали 80 бизнес-процессов.
В 2017-м от «бумаги» к юридически значимому документообороту перешли HR — в этом году очередь департаментов логистики, закупок, бухгалтерии и финансов.
— Какие тенденции на рынке СЭД вы можете отметить?
—Как ни удивительно, основная тенденция в том, что компании все чаще не нужна СЭД. Если раньше заказчик, интересуясь автоматизацией, попадал на рынок СЭД, то сейчас выбор у компаний стал шире, а сами они стали более продвинутыми и искушенными. Цифровая трансформация уже не просто модное словосочетание, звучащее на конференциях. Это прямой запрос бизнеса. Контент или документ сейчас воспринимаются лишь как сущности, сопровождающие сквозной бизнес-процесс.
— Какие планы по развитию на 2018 год?
— Обновление и снова обновление. В отличие от обычных ECM-систем, BPM-платформа не может оставаться такой, как есть в течение 10—15 лет. Мы должны меняться вместе с клиентами.
Крупным компаниям важна стабильность и производительность, средний бизнес заинтересован в бесшовной интеграции BPM-движка в ИТ-инфраструктуру, а малые компании требуют современных и удобных интерфейсов — всем этим мы и займемся.
