Компания ELMA совместно со своим партнером завершили разработку прототипа информационной системы управления проектами процессного типа на платформе ELMA BPM.
Инновационность данной разработки заключается в том, что впервые процессы управления проектами были описаны в нотации BPMN и автоматизированы с помощью ВРМ-системы. А также была предложена схема выполнения этих процессов, позволяющая видеть срез не по работам проекта, как в традиционных ИСУП, а по процессам проекта. ИСУП ПТ является универсальной и типовой системой, которая подходит практически для любых проектов. Создатели системы рассчитывают, что данный продукт приведет к качественному скачку в развитии ИСУП и повышению эффективности управления проектами. Он позволит компаниям наконец-то сделать процессы управления проектами видимыми, а методологии УП – исполняемыми. Подробнее об уникальной системе – далее.
Предпосылки создания ИСУП ПТ
Предпосылкой создания ИСУП ПТ стала проблема исполняемости методологий управления проектами, которую автор ИСУП ПТ идентифицировал и исследовал на протяжении более, чем десятилетнего опыта управления проектами. Передовые компании, реализующие проекты, уже давно прониклись идеей стандартизации проектного управления и обзавелись собственными методологиями. Профессионалы в области управления проектами знают, что большинство таких методологий мирно почуют на полках проектных офисов. Обо что же разбиваются благие намерения внедрить проектные процессы в жизнь? По мнению автора ИСУП ПТ, основанному на многолетнем опыте, а также на общении в профессиональном сообществе, такие попытки обрываются в тот момент, когда уважаемые главы проектных офисов понимают, что у них нет реальных рычагов влияния на участников проекта и, что заставить сотрудников зазубривать процессы практически невозможно ввиду текучки кадров и просто человеческого фактора. Раньше, в советской экономике выполнение регламентов обеспечивалось моральным воздействием, пропагандой, да и просто ответственность людей перед начальством, перед обществом была иной. В рыночных условиях, условиях дефицита квалифицированных кадров и фейерверка возможностей для сотрудников (по поиску более выгодной работы) такая мотивация стала невозможной. Заменить ее другой мотивацией – финансовой – опять же, не позволяли условия рынка, конкуренция. Что же может заставить людей на местах выполнять регламенты по управлению проектами? Ответ – далее.
Научно-технический прогресс не стоит на месте. Лет десять назад в России стало известно об IT-платформах, которые назывались ВРМ-системами и представляли собой конструктор, с помощью которого можно было автоматизировать любые процессы, описанные в виде схем. ВРМ-системы уже успешно внедрены в банках и страховых компаниях. И вот, очередь дошла и до проектного управления. Как часто бывает, развитие технологий (в нашем случае IT-технологии автоматизации процессов) приводит к скачку в научно-техническом прогрессе. Как когда-то изобретение полупроводников и микросхем обусловило появление персональных компьютеров, так и сейчас появление ВРМ-платформ неминуемо приведет и уже приводит к автоматизации всей процессной деятельности, в том числе и проектной (если она реализуется в русле процессного подхода, например, по стандарту РМВОК). Именно информационная система процессного типа – эта рабочая среда – и может существенно повысить исполняемость регламентов УП, заставить методологию работать.
Инновационная методология УП, заложенная в систему
Однако, недостаточно было «уложить» процессы УП в ВРМ-систему. Чтобы процессы можно было использовать на практике, пришлось проанализировать деятельность руководителя проекта на предмет выявления закономерностей выполнения им управленческих процессов. Во многих методологиях процессы выстроены в строгую последовательность (сначала инициация, потом планирование и т.д.). На практике же действия руководителя проекта гораздо более хаотичны и ситуативны. Поэтому в ИСУП ПТ была заложена процессная схема, которая позволяет инициировать и выполнять процессы управления проектами одновременно, в произвольном порядке, на усмотрение менеджера. Такая схема позволяет сделать ИСУП ПТ гибкой, жизненной, приближенной к реальности. Кроме того, ценность системы еще и в том, что в ней проработаны и собраны воедино все те необходимые инструменты управления проектами, которые в обычной практике создаются с помощью менее функциональных платформ (Microsoft Word, Microsoft Excel). Не говоря уже о том, что вся информация, содержащаяся в этих инструментах, хранится не в разрозненных файлах и папках, а в единой базе данных. Преимущества базы данных перед хранением данных в файлах доказывать уже никому не надо.
Знакомство с системой
В рамках знакомства с системой мы осветим три основные сущности системы – это ролевая модель проекта, процессная схема и экранные формы. Именно эти элементы и составляют ИСУП ПТ.
Ролевая модель
В качестве ролевой модели в ИСУП ПТ взята простая классическая оргструктура проекта, в которой нашли свое место все ключевые игроки проекта: Спонсор, Заказчик, Руководитель проекта, а также Исполнители и Эксперты.
Рис. 1 Оргстурктура проекта
Процессная схема
Как уже говорилось ранее, процессная схема ИСУП ПТ гибкая и позволяет руководителю проекта инициировать и параллельно выполнять любое количество процессов. В жизни так и бывает, что несколько процессов протекает одновременно. Например, идет периферийный процесс «Приемка результата» и параллельно согласуются изменения в план-графике проекта (периферийный процесс «Управление изменениями»). При этом, опять же, параллельно, администратор проекта заносит новых участников проекта в соответствующий реестр (активен периферийный процесс «Анализ заинтересованных сторон»), а руководитель проекта анализирует отклонения (периферийный процесс «Анализ и устранение отклонений»). Перманентным состоянием руководителя проекта, в котором он постоянно находится и из которого выходит в тот или иной процесс, является центральный процесс «Управления и контроля». Всего же процессов 12 и представляют они собой сгруппированные процессы РМВОК.
ИСУП ПТ позволяет видеть все активные процессы, видеть конкретные действия и конкретных участников процессов.
Рис.2 Концептуальная схема выполнения процессов управления проектами
Экранные формы
Экранные формы представляют собой инструменты УП. Они выполнены в удобной для заполнения и чтения форме и являются аналогами тех же инструментов, которые в нынешней практике выполняются в Word и Excel.
Рис. 3 Скриншоты экранных форм
Вот, например, журнал контроля поручений из реального проекта, составленный в Excel.
Рис. 4 Скриншот Журнала контроля поручений
А вот этот же журнал в виде модуля задач ELMA – обладающий на порядок большим количеством возможностей, начиная с выбора исполнителя из корпоративной базы пользователей системы, включая автоматическое подсвечивание просроченных задач красным цветом и заканчивая автоматической отправкой поручений в почту.
Рис. 5 Скриншот модуля «Задачи».
Перспективы ИСУП ПТ
Очевидно, ИСУП ПТ закрывает ту самую нишу, которая еще оставалась открытой. Нишу автоматизации процессов управления проектами. Традиционные ИСУП давно уже заполнили нишу автоматизации календарно-сетевого планирования. Все мы прекрасно знаем такие инструменты, как Microsoft Project или Primavera – лидеров в системах календарно-сетевого планирования. Также достаточно заполнена ниша автоматизации отчетности. Различные BI-платформы позволяют настроить всевозможные отчеты на базе план-графиков. Однако, процесс формирования отчетности и процессы календарно-сетевого планирования – это лишь около 20% от всех процессов управления проектами. Поэтому использование ИСУП ПТ в интеграции с упомянутыми выше системами календарно-сетевого планирования и отчетности (традиционные ИСУП) позволит охватить автоматизацией все управление проектом. Это должно привести к резкому росту эффективности управления проектами. В нынешних экономических условиях это крайне важно. Среди компаний, для которых основным видом деятельности является проектная деятельность, выживут только те, которые смогут существенно повысить эффективность управления проектами, снизить издержки, риски ошибочных или несвоевременных решений. А это позволяет сделать именно ИСУП ПТ, которая делает процессы управления, принятия управленческих решений видимыми, а следовательно, управляемыми. Ибо то, что видимо, поддается анализу и воздействию, а то, что скрыто, то неуправляемо.
Приглашение к тестированию
ELMA предлагает в течение 2015 года, всем компаниям заинтересовавшимся решением, принять бесплатное участие в тестировании системы.
Тестирование не несет в себе практически никаких издержек или рисков, а наоборот, благодаря предшествующему обучению и ориентированности ИСУП ПТ на РМВОК, повышает общий уровень проектных знаний участников теста и общий уровень культуры управления проектами.
Для участия в тестировании необходимо зарегистрироваться по ссылке
#Бизнес-процессы(BPM) #Статьи #УправлениеПроекатами( #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями
