Задача планирования ресурсов вообще по своей сути нетривиальная. Как правильно распределить все задачи по проектам между имеющимися в распоряжении сотрудниками? Задача эта кропотливая, сложная, зачастую вообще конфликтная. Каждый менеджер мечтает о волшебной палочке, которая бы позволила бы волшебным образом все решить.
Увы, такой палочки не существует и классические инструменты управления проектами здесь практически бесполезны - на рынке сейчас нет продуктов, которые бы были достойным помощником в этом вопросе.
Задача еще более усложняется, когда мы говорим не об одном проекте, а о целом пуле ресурсов. Например, когда речь идет о портфеле проектов. Когда нам нужно понять, как совместить имеющиеся ресурсы по всем работам. Чтобы у нас не осталось незакрытых задач, чтобы каждый сотрудник не попал в неволю от переработок, или наоборот не остался недозагруженным.
Более того, одни и те же сотрудники могут быть задействованы сразу в нескольких проектах. Кроме того, между проектами и задачами из разных проектов могут быть определенные зависимости, когда изменение сроков одного проекта приводит к переносу сроков целого ряда проектов. Поэтому, руководство должно иметь возможности для анализа загрузки по всему портфелю проектов.
Мы подошли к вопросу комплексно. Продолжая развивать концепцию Проектного конвейера, в версии ELMA 3.7 мы реализовали инструмент Оптимизатор ресурсов. С Оптимизатором ресурсов вы всегда сможете понимать текущую ситуацию в компании:
1. Кто, где и чем занимается?
2. Какова загрузка того или иного сотрудника?
3. Нет ли на проекте задач, по которым до сих пор не понятно - кто же это будет делать?
И, естественно, более сложные задачи, такие как:
4. Сможет ли организация в данный момент взять в работу еще один проект без привлечения субподрядчиков?
5. Нужно ли расширять штат?
6. В какой последовательности лучше выполнять проекты с учетом текущих мощностей?
и т. д.
Как выглядит Оптимизатор ресурсов? Все просто! Это страница, разделенная на две части. Наверху вы имеете список проектов, внизу - список ресурсов. Проекты, понятное дело, представлены в виде диаграммы Ганта. Список ресурсов представлен также в виде диаграммы - вы видите реальную загрузку каждого ресурса на каждый день. Зеленые полоски - это работа. Если в какой-то день зеленая полоска не дотягивается до линии рабочего дня сотрудника - ресурс недозагружен. Если же мы перегрузим ресурс, и планы на него превысят планируемый рабочий день - полоска покраснеет.
Теперь начинается игра! Начинаем распределять имеющиеся ресурсы между пулом проектов. Чтобы нигде не было перегрузок (не краснела диаграмма), не было недозагрузки (зеленые полоски не достают до плановых значений, формируют пустоты в диаграмме), а также не было задач без исполнителей (в специальном режиме диаграммы мы можем быстро найти такие нераспределенные задачи).
Что примечательно, в Оптимизаторе ресурсов в режиме реального времени учитываются все проекты, в которых так или иначе принимает участие ресурс. Поэтому ситуации, когда мы запланируем ресурс, полагая что он свободен (а на деле он уже на 100% занят на соседнем проекте), возникнуть больше не должно - мы увидим это на диаграмме. Таким образом, имеем комплексную картину по ситуации с ресурсами в организации.
Оптимизатор ресурсов позволяет работать не только с пользователями системы, но и учитывать в единой диаграмме технические ресурсы (станки, оборудование, помещения,..) и внешних субподрядчиков. Каждому ресурсу мы можем назначить свой график работы, ведь далеко не все ваши сотрудники могут работать по одному производственному календарю, особенно если речь идет о внешних субподрядчиках.
При реализации инструмента мы в первую очередь думали о том, чтобы пользователям было удобно. Чтобы инструмент получился живой и действительно эффективно решал свою задачу.
Как мы можем об этом судить? Вообще, мы как проектная организация сами давно были озабочены этим вопросом. И если ранее приходилось искать иные более классические пути решения задачи, теперь мы работаем по-новому. И нам это нравится! А вы хотите работать по-новому?
