О компании:
Строительно-инвестиционная компания «КамаСтройИнвест» была основана в 2006г. Основные направления деятельности - строительство многоквартирных жилых домов, строительство зданий и сооружений. ООО «КамаСтройИнвест» активно участвует в благоустройстве города Казани, оказывает благотворительную помощь (является попечителем Благотворительного фонда помощи детям «Луч света»).
О необходимости внедрения:
Проектное управление составляет основу деятельности компании ООО «КамаСтройИнвест», в силу этого, для повышения качества работы и достижение наибольшей эффективности ее деятельности, понадобилось удобное комплексное средство контроля за выполнением проектов, средство управления ресурсами и организация взаимодействия между участниками проектов.
Генеральный директор компании Делюс Сиразетдинов остановил свой выбор на системе ELMA и приложении ELMA Проекты+. Также, для организации электронного документооборота, было решено внедрить решение ELMA ECM+, которое позволит решить все критичные задачи по управлению документами и бизнес-процессами в компании, работать как с внутренними документами, так и с договорами на протяжении всего их жизненного цикла.
После того, как проект внедрения был запущен, и сотрудники компании получили возможность использовать систему ELMA, было принято решения и в пользу приложения ELMA CRM, которое поможет оптимизировать работу с клиентами.
Цели внедрения системы ELMA
-
Запуск в работу базовых процессов, которые неразрывно связаны с проектной деятельностью компании.
-
Обеспечение быстрого доступа к любой информации, касающейся проекта, сводка всей информации по проекту в едином месте.
-
Построение основы для дальнейшего развития проектного конвейера.
-
Упорядочивание работы отдела продаж.
Для достижения поставленных целей было решено приступить к контурному внедрению. Было выделено 4 контура:
-
Управление входящими документами на оплату;
-
Обработка входящей/исходящей корреспонденцией;
-
Управление договорами;
-
Построение системы продаж.
Процесс внедрения
-
Контур «Управление входящими документами на оплату»
В результате внедрения данного контура, был максимально упрощен поиск документа, его редактирование и добавление вложений. Удалось облегчить цепочку согласования входящих документов на оплату, практически полностью исключив человеческий фактор. С целью обеспечения безопасности и сохранения конфиденциальности, были разграничены права доступа к документам для разных групп сотрудников, это было достигнуто за счет организации «групп пользователей», настройки наследования прав доступа и добавлению возможности назначение прав доступа в самих процессах. Для отчетности и контроля, был настроен этап мониторинга процесса согласования документа, что даёт возможность сотруднику, запустившему процесс согласования, видеть на каком этапе согласования находится документ, и кто ответственный за данный этап.
Карта бизнес - процесса «Обработка входящего документа на оплату»
-
Контур «Обработка входящей/исходящей корреспонденции»
Руководитель компании ставил задачу, максимально систематизировать информацию о каждом входящем и исходящем письме, упростить поиск и доступ к входящему/исходящему документу. Для решения данной задачи были настроены специальные структуры атрибутов документов типа: «Письмо входящее» / «Письмо исходящее» и иерархическая структура каталогов.
Также было необходимо настроить систему контроля за движением документа: по каждому письму должно быть вынесено, а затем проконтролировано решение. Решением стала настройка маршрута документа «Обработка входящего письма» и появилась возможность контроля за процессом исполнения решений по письму ответственным лицом.
Карта бизнес-процесса «Обработка входящей корреспонденции»
Карта бизнес-процесса «Обработка исходящей корреспонденции»
-
Контур «Управление договорами»
В силу специфики деятельности, компании приходится работать с большим количеством договоров. Цели внедрения данного контура:
- необходимость предоставления информации о договорах в систематизированном виде;
- необходимость упростить систему поиска и получения доступа к нужному документу;
- организация порядка работы с договором от согласования с начальником юридического отдела до занесения подписанной версии офис-менеджером в систему.
Благодаря системе управления ELMA ECM данные цели были достигнуты. По каждому из видов договоров были созданы свои типы документа с одноименными названиями, настроена автоматическая регистрация «типа документа», и специальная структура атрибутов документа для упрощения его поиска в системе. В целях повышения контроля, был настроен мониторинг маршрута «Согласование договора», а также периодическая задача «Проверить незакрытые и просроченные этапы договора» и настройка фильтра «Просроченные договоры».
Карта бизнес-процесса «управление договорами»
-
Контур «Построение системы продаж»
Для построения системы продаж в компании ООО «КамаСтройИнвест» был внедрен модуль ELMA CRM, который включает в себя основные функции работы с клиентами: организация базы контрагентов, контактов, взаимоотношений, воронка продаж. Система ELMA CRM предоставляет удобные инструменты сортировки и поиска нужной информации по клиентам.
По результатам внедрения, в компании были настроены воронки продаж по каждому виду сделок, благодаря чему, руководитель может наглядно видеть эффективность работы как всего отдела продаж, так и работу каждого сотрудника в отдельности. Была проведена доработка в карточках контрагента. Были добавлены дополнительные поля, такие как «задаваемые вопросы», «источник звонка», «дата первого контакта».
Форма просмотра карточки физического лица
Результат внедрения
Эффект от внедрение системы ELMA на предприятии КамаСтройИнвест измеряется не в прямой экономии ресурсов, а в повышении качества работы организации. Функциональность системы ELMA полностью отвечает потребностям компании и способствует ее эффективной работе.
#Строительство #Документооборот #УправлениеПродажами(CRM) #УправлениеПроектами( #Внедрено #Статьи #Отраслевые_процессы #Маркетинг_и_продажи
