Глобальный тренд на большую мобильность сотрудников формирует ключевые направления развития СЭД, отмечает Раис Ахкямов, Product Owner ELMA365 BPM&ECM. О влиянии пандемии на систему электронного документооборота, перспективах развития и достигаемых результатах при внедрении СЭД подробнее в экспертном интервью.
Реальный опыт: как пандемия изменила отношение бизнеса к СЭД
Эту тему уже затронули много раз — пандемия сильно форсировала все процессы цифровизации, и СЭД тут не оказался исключением. Из-за необходимости перевода процессов в цифру бизнес очень серьезно переоценивал как количество документов, подлежащих цифровизации, так и глубину цифровизации процессов, так как без этого невозможно полноценно перейти на удаленную работу с сохранением эффективности. Наибольший спрос, который мы ощутили со своей стороны, коснулся двух направлений.
Во-первых, это повышение качества имплементации в СЭД уже существующих процессов. Во-вторых, обмен документами с контрагентами. Что касается второго направления, то тут безусловно важными и значимыми оказались усилия государства по обеспечению легитимности такого документооборота.
Тут нужно отметить, что для бизнеса многие документы важны именно с точки их юридической значимости, а юридическую значимость электронному документу можно придать только при наличии поддержки электронного документооборота со стороны законодательства.
Серьезные эксперименты со стороны государства по переводу документооборота в электронный вид, касающиеся бизнеса, проходили как раз в период пандемии.В частности, речь идет о кадровом документообороте и электронных транспортных накладных.В рамках реализации проектов перехода на ЭДО, и, в частности, в рамках этих экспериментов, бизнес увидел для себя возможность продолжать работу даже в период введения строгих карантинных мер.
Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы
СЭД становится фронт-системой для многих предприятий. Как результатом деятельности любого производства является конечный продукт для потребителя, так и результатом деятельности любой информационной системы должен стать электронный документ.
Под документом мы подразумеваем юридически значимый оригинал, заверенный электронной подписью, который не требуется распечатывать и отдельно заверять. В конечном счете, когда мы говорим об электронном документе, это не привычный нам набор текста, в который встроены атрибуты, ради которых мы и создаем этот документ.
Электронный документ становится машиночитаемым набором этих самых атрибутов. Сам текст документа в удобочитаемой для человека форме при этом является производной от набора атрибутов.
Кроме того, не стоит забывать про глобальный тренд на большую мобильность сотрудников. Эти предпосылки формируют ключевые направления развития СЭД:
-
автоматизация работы с сертификатами ЭП (выпуск, перевыпуск, привязка и удаление сертификатов);
-
поддержка большого числа провайдеров ЭП;
-
интеграция с операторами ЭДО;
-
простые инструменты интеграции с различными корпоративными системами;
-
инструменты обеспечения защиты как от внутренних, так и от внешних угроз;
-
развитие инструментов маршрутизации документов и построения сквозных процессов документооборота как внутри предприятия, так и между контрагентами;
-
инструменты для динамического формирования пакетов и маршрутов документов в соответствии с целями и задачами бизнеса;
-
развитие функций интеллектуального поиска и навигации по хранилищу документов.
Как подготовиться к внедрению СЭД и какие данные подготовить до общения с провайдером
Внедрение СЭД никогда не является самоцелью, при подготовке к внедрению надо всегда идти от задачи, которая стоит перед бизнесом. Нужно четкое понимание, как внедрение СЭД приведет к решению поставленных задач.
Первое, и самое важное, что дает внедрение СЭД на предприятии — это прозрачность документооборота. Когда движение документа автоматизировано, если есть возможность вывести точные численные значения:
-
сколько документов какого типа создано в системе или введено в нее извне;
-
сколько времени проводит документ на каждом этапе;
-
на каком этапе документы «застревают»;
-
где чаще всего случаются ошибки.
Сам процесс внедрения СЭД требует анализа маршрутов движения, и тут важно не просто автоматизировать хаос, а формировать желаемую модель документооборота.
Внутренняя подготовка к внедрению СЭД заключается в выявлении преимуществ и выгоды от внедрения для каждого участника документооборота. Ведь самым сложным во внедрении новой системы является внутреннее сопротивление кадров этому внедрению. Если польза от внедрения СЭД, личная выгода для участников документооборота не очевидна, стоит ожидать саботажа при внедрении.
Для провайдера СЭД важно предоставить информацию о:
-
текущей номенклатуре дел; шаблонах и примерному количеству экземпляров документов определенного типа;
-
маршрутах и участниках движения документов;
-
требованиях по автоматизации заполнения атрибутов; наличии других ИТ-систем, которые могут выступить источником или потребителем информации для СЭД;
-
требованиях к внешней интеграции (например, автозаполнение данных контрагента по данным из DaData);
-
локальных требованиях по безопасности и наличии секретности в документах;
-
сценариях использования документов, в том числе требования к поиску документов, которые могут стать ключевыми в рамках внешнего и внутреннего аудита.
Кейсы: примеры и эффект от внедрения СЭД
Как я говорил выше, при внедрении СЭД бизнес ставит перед собой определенную задачу. Успешность внедрения СЭД оценивается достижением этой задачи.
Так, в моей практике внедрения СЭД в области формирования отчетной документации по капитальному строительству в генподрядной строительной организации удалось свести к нулю количество нарушений сроков подачи отчетной документации регулятору. Внедрение СЭД в области согласования договоров поставок в крупном промышленном холдинге позволило снизить среднее время согласования договора с 27 до 5 рабочих дней.
Автоматизация ОРД в рамках СЭД свела к нулю количество «потерянных» решений руководства, значительно сократила затраты на контроль выполнения решений благодаря продвинутой системе напоминаний о невыполненном поручении. Также удалось добиться кратного снижения количества просроченных и невыполненных решений.
С помощью внедрения СЭД в области заключения договоров страхования с физ.лицами в страховой компании удалось реализовать заключение договора в срок от 1 рабочего дня. За счет автоматизации распознавания и маршрутизации платежных поручений, поступающих в бумажном виде в банк, удалось сократить количество сотрудников на этой задаче в 6 раз, перенаправив освободившихся специалистов на другие важные для бизнеса задачи.
Это, пожалуй, наиболее яркие примеры успешного внедрения СЭД в моей личной практике, когда затраты на внедрение безусловно окупились результатом.
Еще раз хочу отметить, что внедрение СЭД — не цель, а инструмент достижения целей и задач бизнеса. Чем лучше бизнес понимает возможности используемой платформы ЭД, тем эффективнее он может использовать эти возможности.
Источник: https://market.cnews.ru/news/top/2022-08-22_rais_ahkyamovelma365_vnedrenie
