СЭД и автоматизация бизнес-процессов НИИИТ-РК на базе ELMA
15 января 2018
НИИИТ-РК создает радиоэлектронные средства навигации, управления воздушным движением и посадкой летательных аппаратов наземного и морского базирования. Это научно-исследовательский институт, обладающий 50-летним опытом в изучении и разработке радиотехнических комплексов. Одной из важных составляющих его работы является удобство организации и управления процессами электронного документооборота.
Цель внедрения BPM-системы ELMA – оптимизировать документооборот с возможностью управлять бизнес-процессами компании и контролировать исполнительскую дисциплину.
В рамках проекта внедрения BPMS в системе автоматизированы:
-
Процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции.
-
Маршруты движения организационно-распорядительных документов.
-
Процесс оформления командировок.
-
Процессы согласования договоров.
-
Контроль исполнения поручений и задач.
Входящая и исходящая корреспонденция
Для обработки корреспонденции НИИИТ-РК в системе настроены 5 бизнес-процессов: работа с входящими и исходящими документами, получение факсов и e-mail писем, а также автоматическое резервирование номеров для регистрации документов. В процессы заложены все этапы работы с документами, в том числе контроль выполнения задач по резолюциям.
Чтобы облегчить работу с потоком электронных писем и факсов, ELMA каждые 2 часа проверяет входящие непрочитанные письма на электронных ящиках компании. По каждому из них система формирует электронный документ с текстом письма, прикрепляет вложения, определяет контрагента по e-mail отправителя или номеру факса, а затем запускает процесс обработки входящей корреспонденции. Благодаря такой автоматизации сотрудники компании могут быстрее реагировать на письма, а распределение зон ответственности позволяет разгрузить персонал.
Организационно-распорядительные документы
В системе настроены маршруты движения приказов, распоряжений и служебных записок. Они различаются в зависимости от видов документов. В ходе работы ELMA помогает сотрудникам, подгружая шаблоны, на основе которых можно быстро формировать документы. В системе удобно отслеживать статусы их подготовки и согласования, контролировать выполнение приказов, распоряжений и задач, поставленных на основании служебных записок.
Еще один инструмент для контроля выполнения задач по ОРД – специальные информационные окна (портлеты) на главной веб-странице системы. С их помощью руководители НИИИТ-РК могут контролировать выполнение поручений каждый в рамках своего отдела. В портлетах отображаются: список всех задач по документам ОРД, ответственные сотрудники, текущие статусы работы, плановые и фактические сроки выполнения.
Процесс оформления командировок
В рамках проекта внедрения BPM-системы и автоматизации работы с организационно-распорядительной документацией, НИИИТ-РК настроил еще один процесс – оформление командировок. Сотрудники запускают его, чтобы оформить командировку для себя или коллег (например, для тех, кто не имеет доступа к системе). В процессе предусмотрено оформление служебных записок (заданий), командировочных удостоверений, авансовых отчетов и отчетов по командировке.
Облегчить организацию командировок важно для многих компании. Этот процесс можно выстроить в системе самостоятельно либо использовать готовое решение. Пользователи ELMA могут скачать пакет процессов «Командировки и выдача денежных средств» в магазине готовых компонентов ELMA Store.
Процессы согласования входящих и исходящих договоров
Еще одной задачей внедрения BPM-системы стала автоматизация процессов подготовки и согласования договоров. В ELMA сформированы шаблоны документов. В зависимости от вида договоров настроены маршруты их согласования и подписания.
Благодаря расширенному поиску сотрудники могут быстро найти любой нужный договор в системе. Они могут отслеживать, на какой стадии процесса и у какого конкретно сотрудника договорные документы находятся в данный момент.
Сегодня НИИИТ-РК завершил проект внедрения BPM-системы ELMA. Решение находится на этапе ввода в промышленную эксплуатацию и активного тестирования настроенных процессов документооборота. ELMA обеспечивает компании удобные инструменты контроля – не только статусов документов и маршрутов их движения, но и исполнительской дисциплины. Используя BPMS, НИИИТ-РК сможет развивать и улучшать внедренные бизнес-процессы и постепенно масштабировать решение для автоматизации новых контуров работы предприятия.
Читайте также:
