Электронные документы

В ELMA CRM+ включены базовые функции работы с электронными документами, что позволяет отказаться от кипы бумаг на рабочих столах сотрудников. Этих функций достаточно, чтобы создавать новые документы в системе, перемещать по папкам, прикреплять к задачам и всегда держать on-line под рукой самые нужны документы.

Каталог электронных документов

ELMA CRM+ позволяет хранить электронные документы on-line в созданной произвольной структуре папок (как в проводнике Windows).

Шаблоны договоров, сами договоры, КП, методички, описания удачных кейсов и прочие документы можно удобно структурировать так, как необходимо вашей компании.

Как правило, в системе может быть большая иерархия вложенных папок, содержащих различные документы. Полная информация о вложенности папок отображается в навигационной цепочке, расположенной в верхней части страницы ниже названия текущей папки.

Функции работы с документами

В ELMA CRM+ включены базовые функции работы с электронными документами.

Добавить комментарий / Задать вопрос — для обсуждения документов. Все обсуждения привязываются к карточке документа и доступны в любое время.

Подписка на изменения — данная функция позволяет получать сообщения каждый раз, когда кто-то обновляет документ. Очень удобно для реестров, которые ведутся в электронном виде.

Версии документов — при изменении документа создается новая версия. Таким образом, можно отследить кто и как изменял документ.

Обсуждение документа — позволяет обсудить в Ленте выбранный документ, при этом вся история переписки будет сохранена в документе.

Связи между документами — позволяют делать ссылки между электронными документами. Например, из договора сделать ссылку на приложения.

Поиск по документам

В системе ELMA реализована удобная процедура поиска документов. Найти документ можно при помощи специального портлета с поисковой строкой либо отыскать недавно используемый документ в портлете «Последняя активность».

Поиск возможен по всем загруженным в систему электронными документам. Искать документ можно по любым атрибутам: названию, автору, по дате создания, по времени изменения и автору изменения.

Поиск производится строго в соответствии с правами доступа.

Управление доступом

В ELMA CRM+ реализована очень гибкая модель доступа к электронным документам, которая настраивается в зависимости от политики конфиденциальности компании.

Сотрудник, не имеющий соответствующих прав, не сможет просмотреть конфиденциальный документ.

По умолчанию документ имеет те же права доступа, что и папка, в которой он расположен. Но при необходимости и при движении документа допустим по маршруту согласования, он может приобретать дополнительные права доступа.

Либо эти права могут быть предоставлены вручную автором документа, его руководителем и администратором системы.