Электронная канцелярия

Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрацию, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнения поручений, а также быстро находить бумажные оригиналы документов.

Регистрация и обработка документов

Зарегистрировать документ можно в один клик с главной страницы системы. Регистрация документа означает создание его регистрационно-контрольной карточки и присвоение ему регистрационного номера. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.

После регистрации документ начинает официально существовать в компании.

Все зарегистрированные документы формируют реестр. В дереве папок можно увидеть ветку «Канцелярия», в которой хранятся все виды документов, разбитые на документопотоки.

В системе ELMA предусмотрено четыре документопотока: входящие, исходящие, внутренние документы и договоры.

Создание и регистрация входящего документа

Для ввода документа в систему необходимо заполнить основные атрибуты входящего документа. К карточке документа крепится скан бумажного документа или загружается его электронный вариант. Регистрационный номер присваивается автоматически. После чего зарегистрированный документ отображается в реестре входящих документов в Канцелярии.

Рассмотрение входящего документа

Как правило, после регистрации входящий документ попадает на этап рассмотрения для вынесения резолюции.

При вынесении резолюции определенное ответственное лицо может сформировать список задач по входящему документу с назначением исполнителей, поручений и сроков. Поставленные задачи приходят исполнителю с приложенным документом и ставятся на контроль.

Также при рассмотрении документа можно просто указать резолюцию, не ставя задачи. При этом постановку задач можно делегировать другому лицу.

Контроль

Для контроля работы над входящими документами существуют специальные отчеты. Отчеты позволяют получить информацию о том, какие задачи были поставлены по каждому из документов и каков статус выполнения по каждой из этих задач. Также позволяют просмотреть ситуацию в целом и провести общую аналитику работы.

Исходящие документы

Ввод в систему исходящих документов практически не отличается от ввода входящих документов. Помимо стандартного метода загрузки документа, можно создавать его по заранее заложенному в систему шаблону. Пользователю нужно только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.

Перед регистрацией исходящий документ нужно согласовать с ответственным. Он может согласовать или отклонить документ, объяснив причину.

Основной задачей контроля исходящих документов является контроль отправки. Решение такой задачи в системе представлено в виде предусмотренного реестра по неотправленным документам.

Журналы регистрации

В Электронной канцелярии ведется журнал регистрации всех документов.

Журнал регистрации представляет собой папку-фильтр, при помощи которой можно настроить практически в любую структуру реестров документов, необходимую для компании.

Канцелярия для территориально распределенных компаний

Электронная канцелярия предоставляет возможность работать с общими документами и задачами в единой системе, независимо от территориального расположения участников процесса. Для организации подобного пространства и упорядочивания документов необходимо создать и настроить номенклатуру документооборота. В номенклатуре выделяются отдельные места регистрации документов, соответствующие подразделениям организации, которые ведут независимый учет документов.

Гибкая настройка номенклатуры

Настройка номенклатуры подразумевает под собой создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотока.

При необходимости параметры регистрации документов могут быть настроены очень гибко под нужды организации – от простейших схем небольших организаций до сложнейших схем классификации документов, в которых используются перекрестные нумерации дел и другие канцелярские сложности, характерные для крупных организаций.

Поиск документов

Зарегистрированный документ в системе всегда можно быстро найти.

Вся информация на карточке документа структурирована и разбита по вкладкам. Для поиска нужных документов достаточно ввести в качестве параметров ее реквизиты или реквизиты регистрационной карточки. Также найти необходимый документ можно и по штрих-коду: штрих-код добавляется автоматически на страницу документа при генерации его по шаблону.

Кроме того, параметры поиска могут быть сохранены в формате фильтра для еще более удобной работы с реестрами.

Мобильные решения

Работать с канцелярией можно и независимо от своего местоположения. Разработанные мобильные приложение ELMA для iPhone, iPad и смартфонов на базе OC Android позволяют существенно экономить время при рассмотрении входящего потока задач. Приложения забирают всю новую информацию из ELMA одним большим пакетом и, уже не приходится ждать загрузки страниц – вся необходимая информация для принятия решения отображается на экране.

Кроме того, работать с задачами можно в режиме offline. При отсутствии Интернета можно принимать решения по задачам, согласовывать документы или просматривать и комментировать сообщения. Любые изменения сохраняются и моментально передаются в систему при первом же подключении.