Электронный документооборот

ELMA ECM+ — это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Решение построено на платформе ELMA BPM, что позволяет связать сквозные бизнес-процессы компании со стандартными процессами документооборота.

Организация электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота — перевод документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и привычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме, без кипы бумаг и волокиты.

Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода документов в электронный вид необходимо автоматизировать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения, позволяя разбить весь поток на отдельные части.

Компонент ELMA ECM+ предоставляет следующие возможности для организации СЭД в компании.

Электронная канцелярия

• автоматизирует процессы регистрации и обработки входящих/исходящих документов;

• ускоряет поиск документов, благодаря удобной систематизации их в системе.

Подробнее >>

Управление договорами

• позволяет генерировать договоры и сопутствующие документы по шаблону;

• автоматизирует процесс их подготовки, согласования, хранения и обработки.

Подробнее >>

Внутренние документы

• организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.

Подробнее >>

Согласование счетов

• сокращает количество действий при создании заявки на оплату счетов;

• позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета.

Подробнее >>

Ищите нестандартное решение?

ELMA ECM+ позволяет быстро настраивать процессы и для «нестандартных» документов и документопотоков, чтобы вы легко перешли к электронному обмену документами внутри компании.

Функции СЭД

Для ускорения и упрощения документооборота в компаниях ELMA ECM+ содержит ряд функций:

Штрих-кодирование

Работа со штрих-кодами позволяет реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Пользователь вводит номер документа или сканером считывает штрих-код, и система быстро находит документ внутри электронного хранилища документов.
Подробнее >>

ЭЦП (Электронно-цифровая подпись)

Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке ELMA ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись». ЭЦП предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ, и является полноценной заменой собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

Поиск / Полнотекстовый поиск

В ELMA ECM+ реализованы функции поиска по атрибутам документов и реализован полнотекстовый поиск по загруженным документам. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию русского языка.

Гибкая настройка СЭД

Одним из важных преимуществ ELMA ECM+ является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой она внедряется. Многие компоненты настраиваются индивидуально под сферу деятельности компании.

Типы документов

Для построения структурированного хранилища документов в ELMA ECM+ можно создавать различные типы документов. Каждый тип документа обладает собственными особенностями поведения: набором атрибутов, внешним видом карточек, маршрутами и т.д.

Шаблоны документов

Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в ELMA ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны формируются в офисном формате (MS Word, MS Excel) и позволяют использовать циклы, условия.

Номенклатура документов

Номенклатура документов определяет, по каким параметрам документы группируются в дела. При создании документ попадает в соответствующее дело, что облегчает его дальнейшую обработку и поиск.

Реестры документов

При настройке приложения администратор формирует реестры документов. Например, «Неоплаченные счета», «Просроченные договоры», «Необработанные входящие» и так далее. Это настраиваются быстро и мышкой.

Маршруты движения документов

По аналогии с бизнес-процессами настраиваются маршруты движения документов. Для этого создан большой набор блоков по работе с электронными документами — подписание, согласование, ознакомление с документами и так далее.

Дополнительные возможности

Внешние приложения удачно дополняют возможности ELMA ECM+.

Мобильные приложения

Мобильное приложении ELMA BPM поддерживает все функции работы с электронными документами — Согласование, Подписание, Рассмотрение. Разработано для iPhone, iPad и смартфонов на базе ОС Android.

Подробнее >>

ELMA Агент

Приложение для оперативного оповещения о событиях в системе, работы с Лентой и электронными документами (редактирования on-line, сравнения нескольких версий и пр.). Устанавливается на компьютер (поддерживаются Windows, Mac OS, Linux).

MS Outlook plug-in

Plug-in для MS Outlook позволяет создавать задачи по входящим письмам, создавать документы из вложений. Приложение интегрировано в MS Outlook.