Внутренние документы

Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрацию, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. В компоненте ELMA ECM+ cоздание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Создание служебной записки

ELMA ECM+ позволяет быстро сформировать служебные записки на основании существующих шаблонов. Благодаря гибкости настроек шаблонов и полей, исключено возникновение ошибок, которые могли бы появиться при использовании бумажного документооборота.

Согласование и принятие решения

Главная цель этого этапа — принятие решения о целесообразности дальнейшего движения документа по маршруту.

Документ можно согласовать либо отклонить, объяснив причину. Гибкая настройка шагов согласования позволяет сделать это автоматически. Согласующему не нужно волноваться о передаче документа другому лицу.

Исполнение и контроль

На основе служебной записки можно создавать поручения по документу и отправлять их исполнителям. Для того, чтобы постановщик задач мог отслеживать их исполнение, в системе реализованы инструменты контроля такие, как оповещения и удобная фильтрация электронных реестров.

Приказы

ELMA ECM+ позволяет: быстро составлять приказы с учетом действующих в компании правил; ускорить перемещение приказов от одного лица к другому и оперативно отслеживать исполнение работ по приказам. Это достигается при помощи уже настроенных шаблонов маршрутов движения приказов, а также инструментов исполнения контроля.

Подготовка приказов

Система позволяет настроить шаблоны для разных типов приказов. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.

Использование шаблонов сокращает время заполнения документа, а также снижает количество ошибок при вводе данных.

Согласование и подписание приказов

Для согласования приказов разрабатываются маршруты, которые так или иначе включают всех участников процесса. Таким образом, каждый участник точно знает о своих действиях в этой цепочке. При такой, четко организованной процедуре, принимать решение по приказу можно максимально быстро, не теряя времени на формальности

После согласования документ попадает на подпись, в ином случае указывается причина отказа: что не устроило в текущей формулировке.

Регистрация приказов

Следующий этапом после согласования документа является его регистрация. При вводе документа в систему от секретаря потребуется лишь указать необходимые реквизиты регистрации документа, и приказ автоматически получит свой номер в деле.

Ознакомление

Информировать о приказе можно несколькими способами: отправить его на ознакомление, исполнение или сделать рассылку.

Отправляя приказ на ознакомление, система автоматически формирует лист ознакомления.

Лист ознакомления содержит таблицу данных, в которой отображены все пользователи, получившие документ для ознакомления. В таблице можно видеть статус задачи для каждого пользователя, дату ознакомления и комментарии.

Гибкие настройки системы ELMA позволяют быстро создать формы, шаблоны, процессы и по остальным внутренним документам.