Внедрение системы электронного документооборота в крупнейшей региональной электросетевой компании
Екатеринбургская электросетевая компания по объёму электросетевого хозяйства занимает третье место в России после городских сетевых компаний Москвы и Санкт-Петербурга. Евгений Спицин, заместитель начальника управления информационных технологий, рассказывает о переходе на процессное управление и о том, как ELMA встроилась в IT-инфраструктуру компании.
В 2014 году ЕЭСК отметила 80-летний юбилей. Это целая эпоха. Расскажите, с чего начиналась деятельность компании и как она изменилась сейчас?
История компании началась в 1934 году с выделением городского сетевого района города Свердловска из Уральского районного управления электрических станций «Уралэнерго». Сегодня основные функции Екатеринбургской электросетевой компании - передача электроэнергии и технологическое присоединение потребителей на территории города Екатеринбурга. Компания выполняет комплекс работ по оперативному управлению и техническому обслуживанию электросетевого комплекса, а также реконструкцию и строительство новых энергетических объектов – кабельных и воздушных линий, распределительных и трансформаторных пунктов, подстанций 110-220 кВ. За 80 лет количество подстанций, находящихся на балансе предприятия, выросло с 2 до 71, протяженность линий электропередачи – с 25 до 6416 км. На сегодняшний день в хозяйстве ЕЭСК более 2200 трансформаторных и распределительных подстанций. В компании внедрена и постоянно развивается интегрированная система менеджмента в соответствии требованиями международных стандартов ISО 9001:2008 и ISО 50001:2011
С чего начиналась автоматизация документооборота компании?
В начале 2000-х мы осознали необходимость внедрения системы электронного документооборота. Предпосылки были стандартными: документы не должны теряться и нужен эффективный контроль их исполнения. Для решения этих задач мы выбрали одну из систем электронного документооборота. В рамках проекта внедрения было приобретено несколько лицензий и автоматизированы процесс заключения договоров и контроль исполнительской дисциплины. После запуска промышленной эксплуатации в 2005-2006 гг. система успешно справлялась с поставленными задачами, однако со временем платформа устарела. После очередного цикла обновления операционных систем мы поняли неизбежность перемен. Стоимость перехода на новую версию в связи с необходимостью кастомизации оказалась выше изначальной стоимости внедрения. К тому же на тот момент нам требовался функционал, превышающий возможности обычной системы электронного документооборота и появилось понимание, что доступ к системе должен быть у каждого сотрудника, работающего с компьютером. В итоге анализа ситуации мы приняли решение о поиске новой системы, в результате чего сейчас в компании используем ELMA.
Что было важным при выборе системы?
Мы определили ключевые критерии: стоимость лицензий, соответствие функциональным требованиям, наличие готового базового решения, удобство системы для сотрудников компании. Важным критерием был срок внедрения - параллельно проходило внедрение ERP-системы, и нам необходима была оперативная интеграция данных.
Легко ли было реализовать процессный подход к управлению компанией на практике?
Внедрение любого нового процесса всегда проходит по кривой: после первоначального оптимизма с появлением проблем неизбежен спад, но потом, с их преодолением и получением реального результата, кривая ожиданий идет вверх и выравнивается. К тому же мы понимали, что наибольшие резервы увеличения производительности труда кроются в автоматизации деятельности и процессов. Поэтому мы спокойно приняли некоторые сложности при первоначальной отладке процессов.
Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?
Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы
Отправить заявку
Насколько гибко удалось встроить решение ELMA в рабочий процесс компании?
Все новые сотрудники сразу подключаются к системе и получают из нее информацию, необходимую для работы. Некоторые подразделения, в частности, отдел делопроизводства, постоянно работают в ELMA, а кто-то обращается к ней только эпизодически – по мере получения задач на исполнение. При этом соблюдение сроков выполнения задач – один из критериев оценки эффективности руководителей подразделений.
Что было самым сложным в процессе внедрения?
Основные трудности были при первоначальной отладке процессов – на некоторых этапах работа стала сложнее, потребовалось время для адаптации сотрудников к работе в системе и встраивания автоматизированных процессов в деятельность компании. В другой раз мы столкнулись со сложностями в 2013 году, когда меняли версию и нам пришлось перепроектировать систему, но в результате это позволило ее улучшить – расшить узкие места, оптимизировать актуальные и исключить неактуальные процессы.
Как вы развиваете систему внутри компании?
После первоначального внедрения системы происходит постоянное обновление и улучшение: добавляются новые процессы, актуализируются существующие. Технической поддержкой ELMA занимается управление информационных технологий ЕЭСК. Есть первая линия ServiceDesk, на которой обрабатываются обращения пользователей. Доработку системы выполняют программисты на второй линии поддержки. В сложных вопросах обращаемся к компании-производителю.
Как системы вписана в ИТ-ландшафт компании?
Как я уже сказал, у нас реализована интеграция с ERP-системой. Например, договоры согласовываются в ELMA и после заключения поступают в ERP-систему, которая, в свою очередь, предоставляет в систему документооборота данные кадрового учета – в результате чего при уходе сотрудника в отпуск его задачи назначаются на заместителя, а не остаются «висящими» до возвращения на работу. Также мы выполнили интеграцию с системой управления технологическим присоединением: в процессе реализации мероприятий по подключению новых объектов к электросетям в ELMA запускаются задачи подготовки и согласования документов по различным маршрутам, а результаты выполнения возвращаются в систему техприсоединения. Это обеспечивает оперативность и прозрачность выполнения работ всеми сотрудниками компании.
Какой эффект дает внедрение системы?
Процессы выполняются в регламентированные сроки и с требуемыми результатами – это рамки, которые задаются и отслеживаются с помощью системы. Такой подход дисциплинирует сотрудников, повышает эффективность их работы. В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия.
Что вы можете порекомендовать тем, кто только начинает реализовывать процессный подход в управлении?
Процессный подход полезен любой компании, штат которой не помещается в одной комнате. Необходима готовность руководства компании к переменам и непосредственная заинтересованность в результате.
«В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия»
Интересное решение?
Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA
Заказать звонок