Когда у вас появилась идея внедрить систему для управления процессами?

Денис Семериков: Среди администрации вуза есть четкое понимание, что ИТ — неотъемлемая часть динамичной и многоуровневой организации. Руководство всячески поддерживает идеи и проекты по информационному обеспечению. В 2014 году, когда я только начал работать в Университете, главной задачей для меня и моих коллег стала «перезагрузка» процессов Кировского ГМУ. В качестве одного из решений, мы предложили установить систему электронного документооборота и управления бизнес-процессами.

Почему вы видели в этом необходимость?

Денис Семериков: Специфика любой бюджетной организации, в том, что работникам ежедневно приходится обрабатывать большой объем документации (приказы, письма, обращения, служебные записки), строго следуя Инструкции по делопроизводству, регламентам и нормативам. В связи с разветвленной организационной структурой, маршруты документов достаточно сложные: сначала документы регистрируются, затем передаются руководству для ознакомления, постановки задач и ставятся на контроль, а после — направляются исполнителям.

До установки системы все документы регистрировались «вручную» в журнале, а потом в «нумераторе» — самописной программе, содержащей небольшие карточки с номерами и наименованиями объектов. Регистрация была неудобна с точки зрения поиска документов: каждый раз специалистам приходилось пересматривать большое количество папок с документацией на бумажном носителе. В остальном документооборот велся в ручном режиме.

К примеру, любой приказ ректора должен дойти до структурных подразделений. Их в Кировском ГМУ около ста, а многие кафедры вообще расположены на клинических базах в больницах Кирова. Для информирования начальников отделов, заведующих кафедрами, преподавателей и других работников мы были вынуждены множить приказ в нужном количестве экземпляров и раскладывать их по ячейкам в отделе документационного обеспечения. Количество копируемых документов и объемы расхода бумаги меня поражали.

Расскажите о начале проекта автоматизации: какими критериями вы руководствовались при выборе системы?

Денис Семериков: В первой половине 2015 года я начал поиск инструмента: посмотрел около 20 решений и остановил выбор на ELMA. На мой взгляд, она удовлетворяла всем нашим условиям.

Самый главный критерий, которым я руководствовался – простота настройки и использования решения. Большинство специалистов вуза – заведующие кафедрами, врачи-практики – не имеют технического образования. Их сфера деятельности, прежде всего, медицинская, научно-исследовательская. Во-первых, было важно, чтобы коллеги быстро разобрались в функциях системы, во-вторых, чтобы я, как администратор без знания языков программирования, не был привязан к компании-разработчику при настройке инструмента. Кроме того, я искал систему с тонким клиентом, требующую для работы только доступ в интернет, так как подразделения Университета расположены далеко друг от друга.

Какие цели вы ставили перед началом проекта внедрения?

Денис Семериков: Обеспечить доступ работников к актуальной информации; организовать электронную базу и хранилище документов Университета; автоматизировать обработку входящих, исходящих, внутренних документов; повысить исполнительскую дисциплину.

С чего вы начали оптимизацию?

Денис Семериков: После того, как мы приобрели ELMA в сентябре 2015 года, я прошел дистанционное обучение (около 8–10 часов) и провел ее первоначальную настройку. ИТ-служба вуза — информационно-вычислительный центр — приняла участие в установке системы на сервер, в остальном же ее разворачивал отдел документационного обеспечения.

После этапа обучения и тестового внедрения Университет перешел к полноценному использованию ELMA. Мы организовали обучение и сначала к работе в системе подключили аппарат управления вуза, затем (снова после обучения) — кафедры. Весь процесс внедрения (от приобретения до последнего подключения) занял чуть больше года — для бюджетного учреждения очень небольшой срок.

Какой была рабочая группа проекта?

Денис Семериков: В целом, вся нагрузка по обслуживанию и наполнению системы легла на меня и трех специалистов – работников отдела документационного обеспечения.

Что вы настроили в первую очередь?

Денис Семериков: Начали с простого: разработки карточек объектов, разграничения прав доступа, настройки ролей и номенклатуры дел. Далее — реализовали реестр нормативных актов вуза. На этом этапе был создан специальный процесс, благодаря которому мы смогли внести в базу действующие документы с 80-90-х годов.

Помимо реестра появилось электронное хранилище документов. ELMA помогла нам систематизировать документы, что крайне важно, так как Университет контролируют органы государственного архива. В хранилище загружены как зарегистрированные документы, так и различные инструкции, справочники. ELMA стала нашим «внутренним консультантом», в ней специалисты могут найти любую информацию, необходимую для работы.

Отдельно стоит отметить процесс «Регистрация документа». После его создания регистрировать документы вуза (служебные, объяснительные, докладные записки, обращения обучающихся) могли не только работники канцелярии, но и всего Университета. Нашей целью была отмена бумажных регистрационных журналов в подразделениях.

На внутреннем портале Кировского ГМУ для информирования и взаимодействия работников мы создали ленту сообщений, списки задач, календари, планируем создать портлет с актуальными новостями вуза. Специалисты подразделений видят в системе поручения, документы на контроле и всегда в курсе событий. Помимо личных календарей планируется разработать Календарный план Университета, где будут отмечены все крупные мероприятия.

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Заказать звонок

Заказать звонок

Сколько документов регистрируется в день? Какой поток?

Денис Семериков: Если учитывать весь объем документов (входящих, исходящих, внутренних) — порядка 150.

Какие процессы освоены у вас сегодня?

Денис Семериков: На данный момент в системе автоматизированы все стандартные процессы документооборота: регистрация, ознакомление, рассмотрение, согласование. Основной поток документов ниже уровня «ректор-проректор» обрабатывается только в электронном виде. При необходимости, например, для проверяющих организаций, работники распечатывают какие-то документы.

В силу специфики самым нагруженным стал процесс «Ознакомление». Без него сейчас никак. Так как рассылать документы приходится чаще всего не конкретным работникам, а подразделениям, мы создали группы пользователей (например, «Деканат лечебного факультета», «Кафедра анатомии», «Отдел кадров» или «Все кафедры» и т.д.). При запуске процесса автоматически генерируются сотни задач по ознакомлению для выбранных групп.

Какие инструменты системы вы используете наиболее часто?

Денис Семериков: Одними из основных функций для нас стали «Подбор документов на контроле» и «Формирование отчетов по исполнительской дисциплине». Эти инструменты — наша палочка-выручалочка. Раньше на формирование выборок и отчетов уходило полдня. Сейчас это занимает несколько минут: настраиваешь фильтр/выбираешь форму отчета, и система автоматически генерирует документ.

Мы настроили в системе отдельные страницы с фильтрами «Просрок» и «Контроль» с настройкой прав доступа работникам отдела документационного обеспечения, где мы не выполняя никаких манипуляций, видим обстановку по исполнительской дисциплине. И это очень помогает нам в работе!

Кроме этого, мы активно используем ELMA Agent: корректируем документы с сохранением изменений на сервере, направляем сканы прямо с считывающего устройства в карточки объектов. Все очень оперативно.У нас четкий и жесткий контроль в плане делопроизводства, так как «документ – это лицо организации». Когда мы получаем документы от различных учреждений, по ним сразу видно, насколько качественно налажен у контрагентов документооборот. Наша цель — чтобы каждый документ Кировского ГМУ выходил в срок и в идеальном виде. Мы достигаем этого с помощью системы.

«ELMA стала нашим «внутренним консультантом», в ней специалисты могут найти любую информацию, необходимую для работы»

Как работники вуза восприняли переход к работе в системе?

Денис Семериков: Изначально мы действовали по принципу «Всем не угодишь…». Поставлена задача – нужно выполнять!

Но в сентябре 2017 года мы провели добровольное анонимное анкетирование среди работников Университета и выяснили, как они относятся к внедрению системы. Из 270 пользователей ELMA на вопросы ответило порядка двухсот человек. Результаты опроса нас приятно удивили:

Как вы планируете развивать систему в дальнейшем?

Денис Семериков: В планах — увеличить количество пользователей, провести интеграцию системы с другими ИТ-инструментами, добавить новые процессы. За полтора года работы в ELMA я понимаю, что далеко не весь функционал мы используем в полном объеме, и очень благодарен подразделениям, которые способствуют расширению поля применения системы.

Например, недавно вуз перешел на «эффективный контракт», то есть начал оценивать деятельность работников по ряду показателей за определенный период. Научно-педагогический персонал и работники административно-управленческих подразделений отчитываются, сколько выпущено научных трудов, запатентовано продуктов, какие задачи выполнены и т.д. Возможно, мы создадим процесс по этой процедуре в системе.

Моя задача — чтобы большинство специалистов вуза перешли к работе в ELMA и начали самостоятельно наполнять систему документами, новостями, фотографиями.

Расскажите об основных результатах проекта внедрения ELMA и автоматизации процессов документооборота.

Денис Семериков: Внедрение системы облегчило жизнь, в первую очередь, административному аппарату вуза, канцелярии, секретарям. Что мы получили, внедрив ELMA?

Эти результаты внедрения подтвердил и анонимный опрос пользователей: 41% респондентов отметил сокращение временных затрат на поиск документов, 38% — ускорение документооборота и увеличение ответственности работников, 35% — сокращение бумажного документооборота, 50% — усиление контроля исполнения поручений, 46% — снижение числа просроченных документов, 47% — возможность отслеживания нахождения документов, 43% — поддержку полного жизненного цикла управления документами.

Что вы бы порекомендовали руководителям организаций, которые задумываются о внедрении ELMA?

Денис Семериков: Мы стали первым вузом в Кирове, установившим систему ELMA, и могу сказать, что она полностью подходит для оптимизации процессов государственного учреждения. Если перед организацией стоят задачи создания электронного хранилища документов, единого коммуникационного портала для работников организации и автоматизации документооборота, система ELMA - отличное решение!

«Наша цель — чтобы каждый документ Кировского ГМУ выходил в срок и в идеальном виде. Мы достигаем этого с помощью системы»

Интересное решение?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Заказать звонок

Заказать звонок