Автоматизация документооборота в промышленной энергетической компании с помощью BPM-системы ELMA
Завод «Самарский Трансформатор» является эксклюзивным лицензиатом по производству и продаже дугогасящих реакторов и агрегатов на территории России по лицензии австрийской компании «Trench», а также лицензиатом брендов «Arteche» и «Siemens» по производству трансформаторов и вакуумных выключателей. Начальник IT-отдела Владимир Резков рассказывает о предпосылках перехода на процессное управление и делится опытом внедрения системы управления бизнес-процессами в территориально-распределенном холдинге.
Завод занимает лидирующее положение в своей отрасли на протяжении многих лет. Расскажите о ключевых моментах развития предприятия?
Производство существует с 1943 года. Новый этап начался в 1991 году, когда предприятие стало частной собственностью. На базе завода был организован холдинг, в состав которого вошли несколько юридических лиц: производственные и маркетинговые структуры. Маркетинговые подразделения расположены в нескольких регионах, они занимаются поиском клиентов и являются внутренними заказчиками для производства. В последние годы производство активно расширяет ассортимент продукции. Сейчас завод выпускает 10, 20, 30-киловольтные трансформаторы, комплексные распределительные устройства для подстанций, освоен выпуск мини-подстанций для эксплуатации в полевых условиях (полностью готовый домик из сэндвич-панелей, внутри которого вся необходимая для работы подстанции «начинка»). Мы купили лицензию испанского бренда Arteche, и сейчас все наши трансформаторы выпускаются только по этой технологии. Еще один из видов продукции – выключатели ВВСТ, которые мы производим по лицензии SIEMENS. Также мы производим дугогасящие реакторы по технологии австрийской фирмы Trench.
В какой момент появилась идея перехода на процессное управление?
Это было лет пять назад. На этапе активного расширения ассортимента становилось все сложнее отслеживать, на какой стадии производства тот или иной заказ . У каждого отдела были свои регламенты, а общего регламента работы всех подразделений не было. Иногда, чтобы прояснить ситуацию, требовалось провести многочасовое совещание. Маркетинговые подразделения холдинга расположены в разных регионах, и это создавало дополнительные проблемы, потому что информация часто терялась, кто-то что-то забывал, куда-то пропадали документы. К тому же, всегда был велик риск «человеческого фактора»: новым сотрудникам производства необходимо было изучить все регламенты работы, и, понятно, что в первые месяцы человек элементарно мог забыть что-то. Поэтому было принято решение реорганизовать этот процесс таким образом, чтобы всем стало все понятно, чтобы процесс шел прозрачно и работа выполнялась вовремя.
Какие критерии были важны при выборе системы?
Основным критерием была простота установки и настройки системы, стоимость и, пожалуй, основным требованием было самостоятельное развитие системы внутри компании. Когда выбирали, смотрели достаточно много систем. Большинство из них требовали послепродажного платного сопровождения. Какие-то из них уже на этапе демонстрации оказывались такими неповоротливыми, что для внесения минимальных изменений требовалось пригласить разработчиков. В течение месяца мы определились с выбором.
С каких бизнес-процессов вы начинали и почему?
Инициатором внедрения было руководство завода. Существовала обычная ситуация: к концу дня у директора накапливалась кипа бумаг на подпись. Какие-то бумаги передавались на подпись заместителям. В итоге директор уже сам забывал: какие бумаги подписаны и у кого они находятся. К тому же территория завода составляет примерно квартал, поэтому пока оригинал документа доходил до конечного получателя - проходило очень много времени. А если директор находился в командировке или в отпуске – то это была уже катастрофа. Поэтому мы начали автоматизацию с основного для нас процесса «служебная записка». На текущий момент в бумажном виде у нас остались только те документы, которые нельзя перевести в электронный вид, например, бухгалтерские, и документы по учету персонала – то есть оставили минимум бумаг, которые требуют живой подписи директора. Процесс позволяет согласовать все документы, получить резолюцию, выбрать исполнителей. Доступ настроен у всех структур холдинга, включая маркетинговые подразделения в других городах, что позволяет согласовать любой срочный документ очень быстро, независимо от того, где находятся участники процесса. Многие сотрудники, уходя сейчас в отпуск, не передают дела, а продолжают решать рабочие вопросы в системе через мобильные устройства, так как передавать дела другому человеку гораздо дольше, к тому же всегда есть риск что-то упустить или забыть.
Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?
Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы ответим на вопросы
Отправить заявку
Как сотрудники восприняли переход к работе через процессы?
Руководство было в восторге. Все остальные сотрудники были в шоке сначала. Мы начинали с 50 лицензий, доступ получили ключевые сотрудники. Всем очень понравилась оперативность решения вопросов, но когда люди поняли, что больше нельзя потерять документ и систему не удастся обмануть, начались сложности. Благодаря поддержке руководства удалось наладить работу в системе по всему предприятию. После запуска первого процесса мы сделали большую обучающую инструкцию со скриншотами и разослали по всем подразделениям. Собрать всех сотрудников, чтобы обучить их работе в системе было невозможно, а обучать персонально – не рационально, поэтому мы написали подробный документ.
Сначала было недоверие в части подписи финансовых документов со стороны сотрудников. Суммы проходят большие, поэтому возникали вопросы. Со временем этот вопрос также был решен.
Насколько гибко система встроилась в работу компании?
Система достаточно гибко встроилась в работу. Вся канцелярия по всем компаниям холдинга работает в системе. ELMA интегрирована с 1С. Важно, что система подстроилась под нас, а не наоборот.
Как вы развиваете систему сейчас?
В этом году мы начали использовать модуль ELMA CRM, также немного доработав его под себя.
Что вы считаете главным результатом внедрения ELMA?
Прозрачность процессов и скорость работы. Специально не меряли эффект, но в сравнении со скоростью работы по регламентам, внедрение обеспечило порядка 30 процентов экономии рабочего времени сотрудников. Также система обеспечила легкий поиск документов. Например, у нас есть информация по открытию заказов. Каждый участник процесса из производственного или маркетингового подразделения может в любой момент посмотреть как стадию, так и найти все необходимые по заказу документы.
Что вы можете порекомендовать тем, кто только задумывается о переходе к процессному подходу в управлении?
Нужно просто брать и делать. Система позволяет контролировать трудозатраты на всех уровнях и обеспечивает высокий уровень исполнительской дисциплины, что создает условия для развития компании.
«Система позволяет контролировать трудозатраты на всех уровнях и обеспечивает высокий уровень исполнительской дисциплины, что создает условия для развития компании»
Интересное решение?
Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA
Заказать звонок