Ваш рынок является высококонкурентным. Как в такой ситуации происходит формирование спроса?

Определяющими факторами спроса на рынке мясных консервов являются цена и присутствие на полках магазинов. В продвижении очень хорошо помогают грамотно организованные трейд-маркетинговые акции. В общем, как и везде: кто быстрее, тот и лучше.

Как появилась идея перехода на процессное управление?

За последние несколько лет мы значительно нарастили масштабы производства и расширили сеть дистрибьюторов, но вместе с ростом бизнеса получили такую неприятную вещь, как потеря управляемости. Реализация нашей продукции осуществляется через обширную сеть, состоящую из порядка шестидесяти дистрибьюторов по всей стране и за ее пределами. В каждом городе присутствия дистрибьютора работает наш сотрудник отдела продаж, который является контактным лицом от комбината. Для привлечения внимания конечного потребителя и стимулирования продаж в каналах сбыта, наши сотрудники отдела продаж инициируют мотивационные программы (трейд-маркетинговые акции – прим. ред.). Дистрибьютор проводит акцию своими силами, и по итогам получает компенсацию связанных с ее организацией расходов. По мере роста бизнеса и сети, увеличивался штат отдела продаж. Когда численность сотрудников превысила 35 человек, мы утратили контроль над ситуацией: мы начали запускать акции не раньше, чем через неделю после ее согласования, возникали постоянные задержки с оформлением гарантийных писем, начались постоянные срывы сроков предоставления отчетности – все это стало серьезными проблемами для нас. Сотрудник отдела продаж запускал пять-семь акций, и, конечно же, по прошествии времени забывал о том, что необходимо собрать отчеты по этим акциям, ну и как следствие, дистрибьютор не получал компенсацию расходов. Процесс стал очень неповоротливым: много времени, движений, путаницы, ошибок, войны между отделами – это то, с чем мы с толкнулись, когда разрослись до более-менее приличных размеров. Бюрократические методы нам не помогали, в связи с чем возникла острая необходимость перехода на процессы.

С каких бизнес-процессов вы начали?

Мы действовали последовательно: прежде всего, определили для себя, что сотрудники отдела продаж являются теми, с кого необходимо начинать внедрение. После этого начали размышлять, с какого процесса стоит начать внедрение. Перебрав основное количество процессов, порядка семи-восьми, остановились на том, что необходимо автоматизировать процесс маркетинговых активностей. Он явно напрашивался на роль первопроходца. Детали выглядят так: наш сотрудник отдела продаж договаривается с дистрибьютором о проведении маркетинговой акции, получает обратную связь от дистрибьютора, отдает информацию в административный офис комбината, здесь обрабатывается заявка, пишется гарантийное письмо о том, что необходимо будет компенсировать расходы дистрибьютору, письмо отправляется дистрибьютору, дистрибьютор начинает акцию. После окончания акции дистрибьютор предоставляет отчет о затратах, которые мы впоследствии компенсируем. Задач, которые я сейчас описал, получилось достаточно больше количество – порядка двенадцати, при этом процесс обладает асинхронностью: акции инициируются в любой момент. Пока у нас их было двадцать, мы еще могли справиться с обработкой информации, а когда их перевалило за сотню в месяц, мы начали очень сильно путаться. На тот момент в качестве канала общения мы использовали классическую систему электронного документооборота. Мы создавали ветки, как в форуме: кто-то пишет тему, основную задачу, совместно обсуждаем и стартуем работу. Для отражения использования бюджета использовали 1С. Классическая СЭД не позволяла делать никаких напоминаний или уведомлений, например, об окончании акции и необходимости предоставить отчетные документы. Летом 2014 года мы окончательно признали поражение традиционных методов управления. Так как на тот момент с контуром и первым процессом мы уже определились, необходимо было выбрать систему для автоматизации данного процесса. Осознавая критичность ситуации, мы искали систему, которая позволит оперативно решить вопрос. Просмотрели несколько систем, протестировали демо-версии и поняли, что ELMA нам подходит больше всего по ключевым критериям: интуитивно-понятный интерфейс, оперативная техническая поддержка, ну и конечно вопрос цены.

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку

Отправить заявку

Почему вы приняли решение внедрять систему самостоятельно?

У нас были свои ресурсы и достаточно ограниченный бюджет. Летом 2014 года мы приобрели небольшое количество лицензий для того, чтобы начать самостоятельно разрабатывать свои процессы. Сделали пару сервисных процессов, чтобы понять, каким образом работать с данным программным продуктом. Когда все стало получаться, приступили к решению основной задачи. Уже в сентябре мы нарисовали весь процесс, как он есть, автоматизировали его, вдобавок ко всему, через очень удобный модуль интеграции с 1С, который предоставляет ELMA, мы убрали шаг учета бюджета из процесса, потому что в процессе выполнения задач в ELMA, мы автоматически создавали документы в 1C. В проекте внедрения участвовали трое сотрудников: основной разработчик, программист C# и программист 1С. Конечно же, в процессе работы мы находили большое количество ошибок, исправляли их, и со временем процесс перешел из фазы постоянных доработок в фазу отлаженной работы.

Как сотрудники комбината восприняли переход к работе через процессы?

С октября 2014 года приказом по предприятию был регламентирован запуск маркетинговых активностей строго через ELMA. Мы проводили индивидуальное обучение в течение полутора месяцев после запуска промышленной эксплуатации. Конечно, нам пришлось непросто в начале: известно, что сотрудники отдела продаж не большие поклонники программных продуктов

Какими показателями вы оцениваете эффективность системы?

Сразу после реализации проекта внедрения ELMA, мы выделили две наиболее ощутимые категории изменений. Во-первых, количественные: благодаря автоматизации процессов нам удалось оптимизировать работу сотрудников и перекинуть их на решение дополнительных задач. Во-первых, количественные: благодаря автоматизации процессов нам удалось оптимизировать работу сотрудников, от 2 до 6 дней меньше мы стали тратить на запуск маркетинговых активностей. Во-вторых, качественные: мы свели к минимуму срыв акций, а также существенно сократили время получения компенсации дистрибьютором. Благодаря процессам никто не забывает вовремя подготовить все необходимые отчетные документы и все необходимые действия выполняются по регламенту.

Как вы развиваете систему сейчас?

Пилотный процесс по проведению маркетинговых активностей за период функционирования разросся и вглубь и вширь –– процесс перестал быть просто способом учета плана и факта и перешел на уровень проведения и анализа проведенной активности, что подразумевает оценку эффективности каждой конкретной акции с рекомендациями по действиям в будущем. Это существенно повышает эффективность маркетинга комбината в целом, так как позволяет осуществлять планирование активностей с учетом индивидуальных особенностей: специфик регионов, различные механики, условий контрактов с разными дистрибьюторами. В данный момент проект внедрения находится в стадии развития, реализован блок управления логистикой, готовится к релизу процесс приема заказа покупателя и согласования специальных условий к нему: отсрочки, скидки, увеличение кредитного лимита. В перспективе стоит задача контроля дебиторской задолженности с смс- оповещением о предстоящей оплате, комментариями по просроченной дебиторской задолженности и согласованием действий при выходе из сложившейся ситуации.

Что вы считаете главным результатом внедрения?

Система сделала реализацию стратегических целей предприятия прогнозируемой и контролируемой. Маркетинг «до» внедрения являлся лишь поддержкой продаж, а маркетинг «после», получив такие важные качества, как прозрачность и гибкость, стал драйвером бизнеса. Если говорить в целом, процессный подход обеспечил конкурентное преимущество для комбината.

Что бы вы посоветовали тем, кто задумывается о самостоятельном внедрении системы управления бизнес-процессами?

На старте как правило возникает ощущение огромного количества работы, но если разложить проект на составные части, выстроить очередь по внедрению процессов, то сразу становится понятно: проект будет внедряться пошагово – выдай пользователям 25 процессов сразу и освоят они их по времени, так же как и тот же объем, но за полгода, год. Поэтому советую идти не от возможности разработчиков, а от возможности пользователей «переварить» новый подход в работе, конечно это не истина, но для нас это было сродни единственно правильному способу запустить проект.

«Процессный подход обеспечил конкурентное преимущество для комбината»

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA

Заказать звонок

Заказать звонок