Расскажите об основании ФГБУ «ВНИИКР»? Как развивается организация и какие задачи решает сейчас?

Денис Эльдемуров: История ФГБУ «ВНИИКР» началась еще в 1931 году. Конечно, изначально организация была достаточно небольшая, но она серьезно выросла за прошедшие годы. Сегодня штат сотрудников в центральном подразделении составляет более 1000 человек. Помимо центра работает еще 21 филиал — они охватывают большую часть России, включая, например, и Сибирь, и Дальний Восток, и Северный Кавказ.

Важнейшей задачей коллектива ВНИИКР является модернизация научных, организационных и производственных процессов. Ее решение мы видим во внедрении в повседневную работу учреждения новых технологических инструментов. В прошлом году, например, к информационной инфраструктуре подключилась BPM-система ELMA. Этот проект нам помог успешно реализовать бизнес-партнер разработчика ПО — компания «Сервисград».

Чем было вызвано решение начать использовать в работе BPMS?

Денис Эльдемуров: До внедрения системы документооборот по большей части велся в ручном режиме — было необходимо автоматизировать процессы согласования, ознакомления, поиска документов, исключить возможность их потери при передаче между отделами. Кроме того, мы нуждались в инструменте для ведения баз данных и справочников с разграниченным доступом, средстве коллективного взаимодействия сотрудников. Это несколько больший функционал, чем можно требовать от стандартной системы электронного документооборота.

Какими критериями вы руководствовались при выборе системы?

Денис Эльдемуров: Нам требовалась универсальная программная платформа для управления деловыми процессами и документооборотом. Мы выбирали гибкую и удобную в эксплуатации российскую разработку.

• Во-первых, нас интересовали решения с веб-интерфейсом, чтобы иметь полноценный доступ к системе из любой точки. Это объясняется тем, что часть филиалов значительно удалена от центра, и не всегда специалисты имеют доступ к компьютеру с нужным им ПО. Кроме того, большинство сотрудников очень мобильны и часто находятся в зарубежных поездках.

• Во-вторых, требовалась система для автоматизации сложных процессов движения документов с возможностью самостоятельной корректировки маршрутов (без программирования и остановки работы). Заранее предусмотреть все аспекты документооборота в крупном федеральном учреждении сложно. Если выбрать решение, которое не позволяет вносить изменения, придется либо пользоваться только стандартными процессами, либо выделять дополнительный бюджет на его доработку.

• В-третьих, нам было важно, чтобы система могла выступать удобным средством коммуникации сотрудников: легко и индивидуально настраивался интерфейс, была возможность обсуждать какие-то вопросы и задачи.

• Не самым приоритетным, но играющим роль критерием была страна-производитель ИТ-продукта. ВНИИКР — государственная структура с особыми процедурами распределения и вложения бюджета. Кроме того, решение вопросов с отечественным разработчиком гораздо проще. Можно говорить по-русски, на одном языке.

В итоге, мы остановили выбор на ВPM-системе ELMA. Она оптимально подошла под наши требования.

С чего вы начали внедрение системы?

Денис Эльдемуров: Мы настроили общий интерфейс системы для сотрудников (он включил календарь для планирования рабочего времени, информационное окно со списком всех активных задач и другие полезные функции) и приступили к автоматизации процессов документооборота. Важно отметить, что настройка маршрутов движения документов — списков согласующих лиц, мест регистрации, атрибутов карточек документов и других параметров — велась специалистами из группы внедрения, сформированной в ФГБУ «ВНИИКР».

Какими были основные этапы проекта?

Денис Эльдемуров: Мы начали с трех процессов: «Служебная записка», «Исходящее письмо» и «Входящее письмо». «Служебная записка» — это 90% из числа запускаемых процессов, стандартная для всех процедура. «Исходящим письмом» пользуются в основном начальники отделов, активно контактирующие с внешними структурами. «Входящее письмо» автоматически направляет документы от директора его заместителям.

Настроив эти процессы, мы резко сократили бумажный оборот у канцелярии. Раньше сотрудники ходили с кипами распечатанных документов, а канцелярия и директор их обрабатывали — рассматривали, перенаправляли и раскидывали задания. Сейчас значительная часть этой работы осуществляется автоматически. «Бумажными» остаются некоторые документы для больших государственных организаций, требующие подписи директора и его заместителей. Записи в журнале регистрации событий существенно сократились: что-то отмечается там, что-то фиксируется только в системе.

Постепенно мы дорабатываем основные процессы: отсекаем ненужные ветки, делаем маршруты прямыми и формализованными. Плюс системы в том, это можно сделать самостоятельно — без дополнительных привлечений специалистов ELMA. Автоматизация рутинных процессов значительно экономит время специалистов. Например, нужно сотруднику получить канцелярские товары со склада — он нажал кнопку, и автоматически задача отправилась по нужному маршруту. В назначенную дату выписываются документы, и запрашиваемые товары выдаются.

Параллельно с настройкой основных процессов мы начали формировать в системе базы данных и справочники ФГБУ «ВНИИКР». В справочниках ведутся единые реестры карантинных объектов. Они содержат русские и латинские наименования, документы (методические рекомендации по обнаружению). Например, в наших испытательных лабораториях мы проводим исследования и выдаем заключение о наличии карантинных объектов, запрещенных на той или иной территории, куда поставляется продукция. Сотрудники ведут реестры с фитосанитарными требованиями стран мира. Все эти сведения собраны в одном месте — филиалам очень удобно!

Особых сложностей при внедрении системы не возникло. Мы провели обучение работе с новым решением. Оно заняло приблизительно два месяца и прошло достаточно легко. Специалисты смогли посмотреть, как работают процессы документооборота, как реализован обмен задачами и сообщениями, задали интересующие вопросы. Быстрее всех освоились филиалы, сложнее дела обстояли с центром, так как здесь больше сотрудников.

«Нам требовалась универсальная программная платформа управления деловыми процессами»

Как специалисты восприняли переход к работе с новым инструментом?

Денис Эльдемуров: Не было ни митингов, ни революций. Большинство вздохнуло свободно, потому что документы перестали теряться и начали всегда доходить до адресатов. В системе сотрудники получили возможность ставить и выполнять поручения, обмениваться комментариями к документам и сообщениям как в рамках выстроенных процессов, так и разово, между отдельными специалистами. Кроме того, через какое время пришло понимание: написание бумажного документа занимает больше времени, чем его создание и исполнение в электронной системе.

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку

Отправить заявку

Что вы считаете основными результатами внедрения ELMA?

Денис Эльдемуров: Мы навели порядок в основных процессах учреждения повысили исполнительскую дисциплину: сотрудникам не нравятся «красные» задачи, поэтому они соблюдают сроки выполнения поручений. Загрузка специалистов стала прозрачней, прохождение документов — намного быстрее. К примеру: специфика федерального бюджетного учреждения в том, что все закупки осуществляются согласно двум федеральным законам — № 44, № 223. Это длинные процедуры (3–4 месяца), включающие подготовку большого количества документов. Их создание, корректировка, согласование в электронном виде займет в разы меньше времени, так как сотрудники не будут вынуждены каждый раз печатать заново пакеты документов и относить ответственным бумаги в случае каких-то изменений. Печатают только те, кому удобнее читать с листа, а не с экрана.

Как вы планируете развивать систему?

Денис Эльдемуров: Мы постепенно разграничиваем доступ к информации, сокращаем ветки процессов и количество оповещений. Хотим формализовать процессы, которые у нас уже отработаны, и запустить несколько новых проектов автоматизации. Например, недавно наша команда реализовала достаточно емкий процесс «Приказ». Совсем скоро он станет действующим. Процесс включит все стадии разработки проекта приказа: оповещение участников, создание документа, согласование, подпись, ознакомительная рассылка.

В планах добрать несколько функциональных модулей, необходимых для статистики. Среди них — «Регистрация событий», который сможет формировать подробные общие отчеты о работе с документами по всей организации.

Что вы бы порекомендовали тем, кто задумывается о переходе к процессному управлению и внедрении BPMS?

Денис Эльдемуров: Советую переходить. Во-первых, это очень сокращает время прохождения рабочих процессов, какими бы витиеватыми они ни были. В системе можно самостоятельно настроить все маршруты, указав нужные пункты и поля. Во-вторых, для сотрудников она достаточно удобна. Специалисты могут настраивать рабочее место как угодно: не хватает портлетов или красок — можно добавить.

Для поддержки системы, особенно в большой организации, рекомендую выделить ресурсы. В организации масштаба ВНИИКР для сопровождения инструмента потребуется два-три специалиста.

В заключение хочу отметить: очень сложно найти адекватную систему управления процессами для госбюджетных учреждений. В ИТ-решениях часто формализованы процессы «от и до», и править их практически невозможно без помощи специалистов компании-разработчика (чья поддержка, как правило, стоит дорого). В ELMA можно собственными силами выстроить процессы так, как нужно — под специфику деятельности организации. Даже если это будут три процесса — в системе их можно довести до совершенства.

«В ELMA можно собственными силами выстроить процессы так, как нужно — под специфику деятельности организации»

Интересное решение?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы

Заказать звонок

Заказать звонок