Справка по системе ELMA ECM+

Вкладка "Жизненный цикл"

Жизненный цикл документа – ряд статусов (этапов), которые проходит документ в процессе существования в зависимости от типа документа. На данной вкладке настраиваются статусы жизненного цикла и переходы документа из одного статуса в другой.

По умолчанию вкладка Жизненный цикл не отображается. Для того, чтобы она стала видимой, необходимо в Карточке типа документа на вкладке Описание в блоке Дополнительные настройки поставить флажок Использовать жизненный цикл для документов данного типа.

Рис. 1. Вкладка "Жизненный цикл"

Статус по умолчанию – выпадающий список, содержащий статусы текущего документа. Установленный в данном поле статус будет отражен в веб приложении в карточке созданного документа в блоке Статус документа.

Разрешать менять статус вручную – данный флажок позволяет в веб приложении самостоятельно изменять текущий статус документа, отраженный в его карточке.

Статус

Статусы жизненного цикла документов хранятся в справочнике "Статусы жизненного цикла документа". Он отображается в веб-приложении в разделе Справочники в папке Документы (рис. 2).

Рис. 2.Раздел "Справочники". Папка "Документы". Справочник "Статусы жизненного цикла"

Действия со статусами

Создание

Создать новый статус жизненного цикла можно двумя способами:

в веб-приложении в разделе Справочники в справочнике "Статусы жизненного цикла документа". Создание статуса жизненного цикла в веб-приложении аналогично созданию записи справочника.
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл необходимо нажать на кнопку верхнего меню Добавить статус (рис. 3);
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать правой кнопкой мыши по строке списка статусов документа и выбрать из контекстного меню пункт Добавить статус (рис. 3).

Рис. 3. Вкладка "Документооборот". Кнопки добавления статуса

В открывшемся окне (рис. 4) необходимо нажать на кнопку

и ввести название статуса в поле Название. При необходимости можно добавить описание статуса в поле Описание. После этого необходимо завершить создание статуса нажатием на кнопку ОК или отменить создание статуса нажатием на кнопку Отменить.

Для установки существующего статуса необходимо нажать на кнопку

(рис. 4). В выпадающем списке будут отображены статусы из справочника "Статусы жизненного цикла документа". В папке Используемые статусы отображены только те статусы, которые использованы в данном типе документе, а в папке Неиспользуемые статусы – все остальные. Кнопка

позволит очистить строку с названием статуса.

Рис. 4. Диалоговое окно выбора статуса документа

Рис.5. Окно создания статуса документа

Редактирование статуса жизненного цикла

Редактирование статуса жизненного цикла документа возможно несколькими способами:

в веб-приложении в разделе Справочники в справочнике "Статусы жизненного цикла документа". Редактирование статуса жизненного цикла в веб-приложении аналогично редактированию записи справочника;
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать левой кнопкой мыши по названию статуса в списке статусов;
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл воспользоваться кнопкой Изменить статус на панели инструментов (рис. 6);
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать правой кнопкой мыши по строке списка статусов документа и выбрать из контекстного меню пункт Изменить статус (рис. 6).

Рис. 6. Вкладка "Документооборот". Кнопки изменения статуса

В открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать на конку Ок (рис. 7).

Рис. 7. Окно редактирования статуса жизненного цикла документа

Удаление

При необходимости статусы жизненного цикла документа можно удалить. Однако при этом у типа документа должен остаться хотя бы один статус жизненного цикла.

При удалении статуса жизненного цикла во всех документах, в которых был установлен данный статус, он остается, но для других документов данного типа установить удаленный статус будет невозможно.

Удалить статус жизненного цикла можно несколькими способами:

в веб-приложении в разделе Справочники в справочнике "Статусы жизненного цикла документа". Удаление статуса жизненного цикла в веб-приложении аналогично удалению записи справочника.

Данным способом можно удалить только те статусы жизненного цикла, которые не участвуют в жизненном цикле ни одного типа документа. В данном случае статус жизненного цикла документа полностью удаляется из системы. При попытке удаления статуса жизненного цикла, который участвует в жизненном цикле хотя бы одного типа документа, будет выведено сообщение "Нельзя удалить статус, который участвует в жизненном цикле типа документа" (рис. 8). В данном случае следует сначала удалить статус жизненного цикла из карточки типа документа как описано ниже.

Рис. 8. Ошибка при удалении статуса жизненного цикла
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл воспользоваться кнопкой Удалить статус на верхней панели инструментов (рис. 9);
в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать правой кнопкой мыши по строке списка статусов документа и выбрать из контекстного меню пункт Удалить статус (рис. 9).

Рис. 9. Вкладка "Документооборот". Вкладка "Документооборот". Кнопки удаления статуса

В открывшемся окне необходимо подтвердить удаление статуса жизненного цикла документа нажатием на кнопку Yes или отменить удаление нажатием на кнопку No (рис. 10). В данном случае статус жизненного цикла удалится только из карточки данного типа документа.

Рис. 10. Окно подтверждения удаления статуса жизненного цикла в Дизайнере ELMA

Переход

Переход определяет последовательность изменения статусов жизненного цикла документа.

Действия с переходами

Создание

Для создания нового перехода необходимо:

воспользоваться кнопкой Создать переход на панели инструментов или пунктом контекстного меню Добавить переход (рис. 11);

Рис. 11. Кнопки создания перехода

в открывшемся диалоговом окне введите название перехода в поле Название, описание перехода (при необходимости) в поле Описание, выберите начальный и конечный статусы переходы из выпадающего списка в полях Начальный статус и Конечный статус (рис. 12);
необходимо завершить создание перехода нажатием на кнопку ОК или отменить создание перехода нажатием кнопки Отменить (рис. 12).

Рис. 12.Окно создания перехода

Редактирование

Для редактирования перехода необходимо:

воспользоваться кнопкой Изменить переход на панели инструментов или вызвав контекстное меню перехода выбрать пункт Переименовать переход.
в открывшемся диалоговом окне требуется внести необходимые изменения.
необходимо завершить редактирование перехода нажатием на кнопку ОК или отменить редактирование перехода нажатием кнопки Отменить.

Удаление

Для удаления перехода необходимо:

воспользоваться кнопкой Удалить переход на панели инструментов. или вызвав контекстное меню перехода выбрать пункт Удалить переход.
необходимо завершить удаление перехода нажатием на кнопку ОК или отменить редактирование перехода нажатием кнопки Отменить.
в открывшемся окне необходимо подтвердить удаление статуса жизненного цикла документа нажатием на кнопку Yes или отменить удаление нажатием на кнопку No.

См. также: