Система ELMA – это система управления бизнес-процессами и эффективностью. Она позволяет перейти от инструкций к автоматическому исполнению и контролю процессов, помогает управлять эффективностью деятельности компании. Механизм постоянного улучшения процессов позволяет развивать модель управления в компании.
Архитектура системы ELMA
Рис. 1. Архитектура системы ELMA.
Архитектура системы ELMA построена по трехуровневой модели, в которой выделяется три слоя:
-
слой данных – обеспечивается файловым сервером и сервером баз данных;
-
слой логики – обеспечивается сервером приложений. Благодаря ELMA WebAPI слой логики может быть дополнен за счет взаимодействия с внешними системами;
-
слой отображения – обеспечивается клиентским программным обеспечением.
В качестве файлового сервера может использоваться любой SMB-сервер.
В зависимости от редакции системы, на сервере баз данных можно использовать СУБД Firebird, MS SQL Server, PostgreSQL, Oracle Database 10gR2,Oracle Database 11gR2, Oracle Database 12сR2, Oracle Database 18c или Oracle Database 19c.
В качестве сервера приложений используются интегрированные компоненты поддержки ASP.NET веб-серверов Cassini и IIS. Использование ELMA WebAPI позволяет расширять систему ELMA за счет взаимодействия с внешними системами или использовать систему ELMA для расширения функционала внешних систем.
В качестве клиентского программного обеспечения выступает веб-браузер или внешние приложения ELMA. Система ELMA официально поддерживает следующие браузеры:
-
в ОС MS Windows – Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer;
-
-
в операционных системах семейства *nix – Google Chrome, Mozilla Firefox.
WebAPI набор корневых веб-сервисов системы для доступа к функциям ядра системы, который может быть использован при создании внешних приложений ELMA и интеграции с внешними системами. Информация о текущих веб-сервисах WebAPI и описание их методов всегда доступно по ссылке http://<имя_сайта>:<номер_порта>/API/Help/Services, где <имя_сайта> и <номер_порта> – данные веб-сервера ELMA, задаваемые в общих настройках системы.
Платформа ELMA BPM содержит набор базовых функций, позволяющих моделировать бизнес-процессы и организовать по ним работу в организации. На основе платформы строится линейка продуктов ELMA.
Платформа ELMA BPM может быть условно разделена два больших функциональных блока:
-
Управление бизнес-процессами;
-
Блок Управление бизнес-процессами содержит инструменты моделирования, исполнения, мониторинга и улучшения бизнес-процессов, а также средства для сбора показателей процессов и документирования бизнес-процессов, механизмы интеграции с внешними системами.
Блок Внутренний портал содержит инструменты корпоративного взаимодействия, такие как система контроля исполнения поручений, лента сообщений и календарь.
Приложение ECM+ предназначено для организации электронного документооборота предприятия. Приложение расширяет возможности Платформы ELMA BPM, добавляя в систему возможность создавать и использовать новые типы документов и регистрационно-контрольных карточек документов. При моделировании процесса становятся доступны зоны ответственности типа Бизнес-роль и соответствующие им задачи бизнес-процесса, позволяющие организовать групповое ознакомление, согласование и исполнение резолюций по документам, а также специфичные задачи документооборота, такие как регистрация и подписание документов, в том числе с использованием ЭЦП.
В веб-приложении добавляется возможность:
-
использовать новые типы документов;
-
отправлять документы по созданным в Дизайнере маршрутам;
-
регистрировать документы.
Приложение Проекты+
ELMA Проекты+ представляет собой комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов. Основные функции приложения ELMA Проекты+ позволяют эффективно решать задачи по управлению сроками выполнения проекта; организации единого информационного пространства по проекту; коммуникации между участниками проекта; управлению бюджетом проекта; информированию участников проекта о ходе выполнения проекта; управлению рисками проекта.
Приложение CRM+
ELMA CRM+ содержит набор основных функций работы с клиентами: организация базы контрагентов, контактов, взаимоотношений; предоставление удобных инструментов сортировки и поиска нужной информации. Приложение ELMA CRM+ позволяет значительно расширить возможности приложения ELMA CRM за счет дополнительных специфических функций:
-
интеграция системы ELMA с системами IP-телефонии позволяет организовать совершение звонков из карточки контакта и автоматизацию учета входящих звонков;
-
возможность запуска бизнес-процесса из карточки контрагента, сделки, возможности или контакта значительно облегчает работу с объектами CRM;
-
активная воронка продаж позволяет автоматически запускать бизнес-процессы при смене стадии сделки, что открывает широкие возможности по автоматизации рутинных задач менеджера по продажам. Самым простым примером может служить автоматизированная процедура формирования и согласования документов по контрагенту.
ELMA CRM+ представляет собой полноценный инструмент организации работы с клиентами, работать с которым легко и просто.
Приложение KPI
ELMA KPI позволяет эффективно организовать работу компании, связывая стратегию руководства с деятельностью каждого сотрудника, чтобы на всех уровнях управления деятельность осуществлялась в соответствии с единой стратегией. Приложение дает возможность контролировать активность и результативность работы сотрудников, мониторить прогресс и корректировать цели за счет автоматизации управления ключевыми показателями эффективности компании в целом.
Основные функции приложения ELMA KPI позволяют настраивать:
-
дерево показателей под любую терминологию и особенности компании;
-
любые ключевые показатели и связывать их в единую систему управления стратегическими целями компании;
-
цели, карты целей, дерево целей, целевое планирование и управление по целям;
-
шаблоны матриц эффективности для корректного расчета эффективности сотрудника в зависимости от ключевых факторов;
-
панели управления, позволяющие руководителям высшего звена контролировать наиболее важные показатели и своевременно реагировать на возможные отклонения.
Настройки системы ELMA
Система ELMA обладает широким набором настроек, позволяющих адаптировать систему для различных областей применения без программирования.
Вот только некоторые из возможностей по настройке системы ELMA:
-
подключение требуемых приложений: ELMA ECM+ с модулями Управление договорами, Штрих-код; ELMA CRM+; ELMA Проекты+; ELMA KPI; Интеграция с 1С; ELMA for Sharepoint;
-
настройка рабочего интерфейса веб-приложения под каждого пользователя на уровне пользователя и администратора;
-
-
разграничение доступа по ролевому принципу.
Редакции системы ELMA
Существует четыре редакции системы ELMA. Редакции различаются: вариантами лицензирования (коммерческие и бесплатные), поддерживаемыми функциями уровня логики системы и перечнем поддерживаемых СУБД и системных функций Windows.
К коммерческим редакциям относятся:
1. Экспресс – предназначена для небольших и средних организаций, в которых количество работающих в системе сотрудников не превышает 30. Данная редакция наиболее проста в установке и обслуживании – все компоненты, необходимые для работы системы, включены в дистрибутив ELMA Экспресс. В качестве СУБД может использоваться только СУБД FireBird или PostgreSQL. Приобретение лицензий для СУБД FireBird и PostgreSQL не требуется. Редакция Экспресс поддерживает только стандартную авторизацию через страницу авторизации по имени пользователя и паролю.
2. Стандарт – данная редакция системы ELMA предназначена для организаций, которым необходимо организовать большее количество рабочих мест и обеспечить стабильное время отклика системы при большом количестве одновременно работающих пользователей. В качестве СУБД может использоваться MS SQL Server, FireBird или PostgreSQL. При использовании СУБД MS SQL Server система обеспечивает стабильную работу до 150 пользователей. Лицензия на MS SQL сервер не входит в состав лицензии ELMA Стандарт, её необходимо приобретать отдельно. Помимо стандартной авторизации, эта редакция поддерживает сквозную авторизацию, то есть возможность автоматической авторизации в системе при успешной авторизации в корпоративном домене. Особенностями редакции также являются: ограничение входа в систему ELMA по
сертификату и
токену и специальная редакция программы
ELMA Агент, которая имеет возможности централизованной установки и обновления ее администратором с помощью установочного файла
ELMAAgent.msi.
3. Корпоративная – данная редакция подойдет организациям, для которых требуется работа в системе более 150 пользователей. В состав редакции включены функции обеспечения повышенной отказоустойчивости и производительности. Данная редакция включает в себя все те же возможности, что и редакция Стандарт.
Особенности Корпоративной редакции:
-
позволяет использовать распределенную серверную структуру – веб-ферму из нескольких серверов;
-
-
в качестве СУБД может использоваться Oracle Database 10gR2, Oracle Database 11gR2, Oracle Database 12сR2, Oracle Database 18c, Oracle Database 19c, PostgreSQL или MS SQL Server Enterprise Edition.
К бесплатным редакциям системы относятся:
1. Community Edition – редакция BPM-системы без ограничений по времени использования и количества пользовательских лицензий. Community Edition подходит для полноценного внедрения в работу компании, однако ее возможности ограничены по сравнению с возможностями коммерческих редакций системы ELMA. Отличия между коммерческими редакциями системы и редакцией Community Edition приведены на сайте компании ELMA. Следует отметить, что техническая поддержка ELMA Community Edition не предоставляется. В качестве СУБД может использоваться только СУБД FireBird, PostgreSQL или MS SQL Server
. Приобретение лицензий для СУБД FireBird, PostgreSQL и MS SQL Server
не требуется.
Сценарии использования системы ELMA
Процессный подход применим во многих областях деятельности бизнеса, перечислим наиболее популярные сценарии использования:
-
Автоматизация отдельных бизнес-процессов на базе ELMA – при этом сценарии использования система позволяет организовать запуск, исполнение, мониторинг, интеграцию с внешними системами, контроль исполнения и документирование процесса. В этом случае требуется настроить интерфейс каждого пользователя таким образом, чтобы он видел всю необходимую ему информацию по автоматизируемому процессу, отключив доступ к неиспользуемым функциям. Наиболее востребованными элементами веб-приложения выступают портлеты Мои процессы, Запуск процесса, а также портлет Данные по фильтру;
-
Корпоративный портал – данный сценарий предполагает широкое использование инструментов взаимодействия, таких как календарь и лента сообщений, а также использование инструментов по работе с документами и функционал выдачи и контроля исполнения поручений. В зависимости от роли пользователя в системе могут быть задействованы самые разнообразные варианты оформления страниц, отображаемых пользователям.
-
Каталог сервисов – представляет собой набор контуров сервисных процессов. Каждое структурное подразделение бизнеса предоставляет набор услуг, которые оно оказывает другим подразделениям, и руководитель отдела следит за четким выполнением условий предоставления сервиса. По большому счету, это система заявок на оказание сервиса в различные отделы, и в данном случае процессы уместно называть Заявками. Приоритетными направлениями являются исполнение и контроль процессов. Интеграция и документирование отходят на второй план. При настройке интерфейса потребителя сервисов наиболее востребованными элементами становятся портлеты Запуск процесса и HTML. В последний портлет имеет смысл добавить кнопки запуска процессов с использованием GET-запросов и описанием запускаемых процессов.
-
Интеграция ИТ-систем компании – суть подхода сводится к тому, что:
-
Каждое из приложений оказывает набор сервисов внешнему миру.
-
BPM-система выступает транспортом информации между сервисами.
-
BPM-система формирует четкую схему движения информации между различными приложениями.
-
В тех случаях, где это необходимо, BPM-система обращается к человеку за принятием решения.
-
BPM-система позволяет в любой момент увидеть, на каком этапе находится экземпляр процесса.
-
Объектно-ориентированный BPM – данный сценарий предполагает необходимость регламентирования действий с некоторым объектом. В качестве объекта может выступать Документ, Контрагент, Проект или другой бизнес-объект. Выбор BPM системы в качестве инструмента выгоден тогда, когда в требованиях преобладают функции движения информации между участниками процесса. Для ряда объектов в системе ELMA уже реализованы приложения, позволяющие организовать движение информации без программирования. Использование сценариев позволяет значительно расширить список объектов, процессы работы с которыми возможно автоматизировать.
В рамках одной системы может быть реализовано несколько сценариев использования.
