Необходимость использования систем управления бизнесом в последние годы стала очевидной для большинства руководителей организаций в нашей стране. Все большее количество организаций внедряют системы управления бизнес-процессами (BPMS), системы управления проектами (ИСУП), системы электронного документооборота (СЭД), системы учета ключевых показателей эффективности (KPI) и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Стоит отметить, что функции данных систем нередко выполнены в составе единого программного комплекса, что значительно повышает удобство их использования и эффективность работы: пользователь может выполнять самые различные задачи из единого интерфейса. Однако наиболее важным преимуществом интегрированных решений является возможность совместного использования некоторых ресурсов и данных. Например, некоторые системы при исполнении бизнес-процессов позволяют использовать данные из системы электронного документооборота (СЭД) и обращаться к базе клиентов из системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это действительно очень удобно, так как исполнителям бизнес-процесса не только не приходится вручную переносить данные (а значит, экономится время сотрудников и исключается риск ошибок вследствие человеческого фактора), но и в целом не приходится задумываться, откуда необходимо получить те или иные данные.
В большинстве случаев стержнем становятся BPMS-системы, на который затем крепятся системы электронного документооборота, системы управления взаимоотношениями с клиентами и другие (рис. 1а). В целом наблюдается тенденция к все большему расширению возможностей BPMS-систем. Если изначальная идея заключалась в возможности моделирования и исполнения бизнес-процессов, то многие современные BPMS-системы начинают напоминать своего рода социальные сети для сотрудников организации: сотрудники имеют личные кабинеты, используют фотографии-аватарки, посылают друг другу сообщения, общаются на рабочие темы в чатах и в целом выполняют практически все свои должностные функции, не выходя из системы.
Рис. 1. Взаимодействие различных систем автоматизации в информационном пространстве организации
В целом такой подход удобен для всех: и для сотрудников, которые могут с удобством заниматься всеми делами на работе в одном месте через единый интерфейс, абсолютно не задумываясь, что и где у них храниться, и какие программы нужны для решения тех или иных задач, и для начальства, которое может отслеживать и контролировать всю деятельность сотрудников.
К сожалению, ограничиться только лишь программным обеспечением, предоставленным разработчиком BPMS-системы, удается далеко не всегда: должностные обязанности многих сотрудников обязывают их прибегать к использованию ПО сторонних разработчиков. При этом стоит особенно выделить офисное ПО (в нашей стране это преимущественно продукты Microsoft Office) и уже существующие системы автоматизации деятельности на предприятии. Под последними я подразумеваю в первую очередь систему 1С: Предприятие – систему, которая используется почти в каждой организации для решения задач управленческого и бухгалтерского учета. Именно о взаимодействии BPMS-систем с программой 1С: Предприятие мне и хочется поговорить в этой статье.
Конечно, многие современные BPMS-системы могут взять на себя значительную часть функций системы 1С: Предприятие: например, ведение клиентской базы, учет ресурсов, создание отчетов и т. д. Однако такой подход не совсем рационален, так как для подобного рода действий, во-первых, требуется очень много усилий, ввиду того, что накопленные годами базы и конфигурации придется переносить на «новые рельсы». Процесс этот может пройти не так гладко ввиду различия и специфических особенностей систем, поэтому результат может оказаться не самым удобоваримым. Во-вторых, система 1С: Предприятие, которая разрабатывается и сопровождается уже не одно десятилетие, прекрасно справляется со своими функциями, под выполнение которых она и писалась, ее авторитет в этой области неоспорим. Совершенно не гарантировано, что BPMS-система, основная цель которой заключается в решении совершенно иных задач (а именно в моделировании и исполнении бизнес-процессов), будет в данной области хорошей заменой проверенной системе 1С: Предприятие.
Конечно, иногда применение BPMS-систем для решения задач, которые ранее лежали на системе 1С: Предприятие, может иметь смысл, но в большинстве случаев стоит предпочесть параллельное использование обеих программ. Большинство организаций, в которых была внедрена BPMS-система, идут именно по этому пути, однако простое параллельное использование программ (рис. 1б) не совсем рационально – логичнее настроить интеграцию BPMS-системы с системой 1С: Предприятие (рис. 1в), что позволит получить максимум эффективности за счет использования сильных сторон обеих систем.
Рассмотрим взаимное использование системы 1С: Предприятие и BPMS-системы. В качестве примера возьмем российскую BPMS-систему ELMA 3, которая была выбрана не случайно – программа имеет богатые возможности интеграции с системой 1С: Предприятие. В целом, интеграция с системой 1С: Предприятие является достаточно популярным решением для российских BPMS-систем, однако, в случае ELMA этот процесс отлажен очень хорошо: пользователь имеет возможность работать с объектной моделью системы 1С напрямую из ELMA, может подгружать необходимые справочники и документы, а также имеет возможность запускать из ELMA процедуры системы 1C: Предприятие. Кроме того, ELMA может работать с самыми различными версиями системы 1С: 7.7, 8.0, 8.1 и 8.2 – это немаловажно, так как на сегодняшний день активно используются самые различные версии системы, нередко разные версии можно встретить даже внутри одной организации.
В качестве примера возьмем несколько популярных бизнес-процессов, которые характерны почти для любой организации. Приведенные примеры для наглядности сильно упрощены, поэтому рассматривать их как реальные «боевые »примеры бизнес-процессов не стоит.
Первый из рассмотренных бизнес-процессов (рис. 2) – согласование договора. Как видно из диаграммы процесса, договор проходит согласование у двух директоров, и если все согласующие утверждают договор, менеджер заносит договор в соответствующий справочник системы 1С: Предприятие. Схема, знакомая многим организациям.
Рис. 2. Бизнес-процесс согласования договора
Выполнение бизнес-процесса в таком виде не совсем целесообразно: данные о договоре уже ранее были введены в BPMS-систему, повторный ввод данных не просто является лишней механической работой, которая отвлекает сотрудника от выполнения остальных его должностных обязанностей – необходимость переноса данных вручную может приводить к ошибкам, если сотрудник ошибется или опечатается.
На следующем рисунке (рис. 3) приведена диаграмма этого же бизнес-процесса, однако, как можно заметить, используется взаимодействие с системой 1С: Предприятие. Взаимодействие используется всего на одном шаге и заключается в автоматической записи сведений о согласованном договоре в справочник «Договоры» системы 1С: Предприятие.
Рис. 3. Измененный бизнес-процесс согласования договора
Таким образом, логика выполнения бизнес-процесса коренным образом поменяется: после согласования договора последним исполнителем, договор автоматически заносится в систему 1С: Предприятие и выполнение процесса завершается. При этом участие менеджера, ранее выполнявшего перенос данных, не требуется – ему даже не нужно будет выполнять каких-либо действий для запуска процесса переноса данных – система сделает всю работу за него. Фактически, роль менеджера в данном бизнес-процессе заканчивается на первом же его этапе, а именно на выборе договора и отправке его на согласование. При пересмотре некоторых бизнес-процессов после настройки интеграции BPMS-системы с системой 1С: Предприятие может оказаться, что участие некоторых сотрудников в бизнес-процессе совершенно не требуется.
Можно сделать вывод, что даже при таком минимальном использовании возможностей интеграции ELMA с системой 1С: Предприятие, удается добиться очень хороших результатов: использование автоматической записи данных в справочники позволило оградиться от возможных ошибок менеджера и сэкономить его время. При этом стоит учитывать не только время, необходимое менеджеру на непосредственно выполнение задания, но и время реакции менеджера на задачу, то есть время, когда задача уже закрепилась за исполнителем, но он пока не начал ее исполнение. Ранее, судя по диаграмме бизнес-процесса, в это время осуществлялся простой бизнес-процесс. Теперь же реакция живого пользователя системы вовсе не требуется – выполнение этапа происходит практически мгновенно.
Следующий рассмотренный бизнес-процесс (рис. 4) будет более комплексным в плане использования возможностей взаимодействия систем ELMA и 1C: Предприятие: здесь используется не только запись данных в справочники 1С, но и получение документов, сгенерированных в 1С. Рассмотрим на примере бизнес-процесса приема нового сотрудника на работу.
Общая идея бизнес-процесса такова: HR вводит в BPMS-систему данные о новом сотруднике, после чего секретарь проверяет наличие и правильность всех документов сотрудника. Если все в порядке, данные о новом сотруднике переносятся в систему 1С: Предприятие: в справочники «Сотрудники» или «Физические лица» в конфигурацию «Камин» заносятся все вновь поступившие сотрудники организации, в конфигурацию «Управление торговлей» заносятся только сотрудники, которым в соответствии с их должностными обязанностями это необходимо (например, менеджерам по продажам). Кроме того, в конфигурации «Зарплаты и кадры» необходимо сформировать пакет документов для нового сотрудника: например, трудовой договор, приказ о трудоустройстве, ДМО, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, соглашение на обработку персональных данных и другие.
Рис. 4. Бизнес-процесс приема нового сотрудника на работу
Как не трудно заметить, почти каждый этап данного бизнес-процесса так или иначе связан с работой со справочниками и документами системы 1С: Предприятие, поэтому при его выполнении возникнут те же самые проблемы, что и в предыдущем примере: необходимость ручного переноса данных из системы в систему и трата ценного времени сотрудников. За счет использования возможностей интеграции ELMA с системой 1С: Предприятие можно сделать данный бизнес-процесс значительно эффективнее. Схема интеграции приведена на рисунке (рис. 5).
Рис. 5. Измененный бизнес-процесс приема нового сотрудника на работу
Теперь все операции по переносу данных в систему 1С: Предприятие будут выполняться автоматически без привлечения живых пользователей – ранее этими задачами, согласно диаграмме бизнес-процесса, занимался секретарь. Так как процессы переноса данных между системами для пользователя ELMA выполняются прозрачно, то сразу после проверки документов нового сотрудника, секретарь увидит окно (рис. 6) со списком сгенерированных документов, автоматически подгруженных из системы 1С: Предприятие. После получения секретарем пакета документов, выполнение бизнес-процесса для сотрудников фактически заканчивается – система самостоятельно проверит, не является ли новый сотрудник менеджером по продажам, если это так, то добавит его в справочник сотрудников конфигурации «Управление торговлей». Этот этап проходит прозрачно для пользователей системы ELMA. Выполнение бизнес-процесса завершено.
Рис. 6. Задача Получение документов из 1С в окне веб-интерфейса системы ELMA
Рис.7. Диаграмма бизнес-процесса «Реализация товара»
Напоследок рассмотрим еще один комплексный пример, в котором к тому же осуществляется подкачка данных из 1С: Предприятие: бизнес-процесс реализации товара. В базовом случае (рис. 7) данный бизнес-процесс состоит из четырех этапов: на первом этапе менеджер ищет в базе данных организации данные о контрагенте и соответствующий контрагенту договор; если такого контрагента или договора нет, он заносит данные о новом контрагенте в систему. На втором этапе происходит непосредственно принятие заявки. На третьем этапе контрагенту выставляется счет на оплату товара. Четвертый, заключительный, этап заключается, собственно, в отгрузке товара.
В BPMS-системе данный пример кажется очень простым и прозрачным в исполнении: исполнитель должен выполнить цепочку простых пользовательских задач и отчитаться перед системой об их выполнении. Однако стоит заметить, что в данном бизнес-процессе не учтено несколько действий, которые выполнит исполнитель вне BPMS-системы, а именно различные операции с системой 1С: Предприятие. Во-первых, в большинстве случаев в системе1С: Предприятие хранится база контрагентов и договоров, а это значит, что исполнителю задачи потребуется открыть систему, вручную найти нужные данные, а затем так же вручную перенести их в BPMS-систему. Кроме того, в ходе выполнения процесса исполнителю нужно будет создать на основании некоторого шаблона счет на оплату и некоторые товарно-сопроводительные документы – генерация этих документов, как правило, также осуществляется при помощи 1С: Предприятие. Рассмотрим, как можно пересмотреть данный бизнес-процесс, чтобы автоматизировать всю механическую работу за счет эффективного взаимодействия систем ELMA и 1С: Предприятие (рис. 8.)
Рис.8. Взаимодействие между BPMS-системой ELMA и системой 1С: Предприятие
На первом шаге процесса в BPMS-систему ELMA происходит автоматическая загрузка справочников контрагентов и договоров из системы 1С: Предприятие. Исполнителю не потребуется вручную переносить данные или запускать внешние программы – вся работа со списками контрагентов и договоров, а также добавление новых записей в справочники будут выполняться в едином привычном для пользователя интерфейсе BPMS-системы. В момент выставления счета и отгрузки товара исполнитель будет иметь готовые документы, сгенерированные в 1С: Предприятие и автоматически полученные BPMS-системой. При этом генерация всех документов происходит без участия пользователя: системы автоматически обмениваются необходимыми данными и производят генерацию необходимых документов в соответствии с определенными в бизнес-процессе требованиями.
Как видно на рисунке, для пользователя работа со справочником, подгруженным в ELMA из 1С: Предприятие, проходит прозрачно – ему даже не нужно задумываться, откуда изначально были получены данные. В случае же работы со сгенерированными документами, пользователь просто получает уже полностью готовые файлы, при этом, непосредственно не приложив к их созданию никаких дополнительных усилий.
Реализация приведенных примеров в BPMS-системе ELMA является несложной задачей: после настройки взаимодействия между программами (настройка подключения ELMA-1С), моделирование бизнес-процесса осуществляется полностью в графическом интерфейсе (рис. 9). При этом для решения подавляющего большинства задач не требуется навыков программирования, однако при наличии таковых, можно значительно расширить сферу возможностей взаимодействия систем 1С: Предприятие и ELMA.
Рис. 9. Бизнес-процесс «Реализация товара» в окне Дизайнера ELMA
Подводя итоги, можно сказать, что преимущество использования интегрированного решения на базе BPMS-системы ELMA и системы 1С: Предприятие очевидно. Даже в простейших бизнес-процессах, которые, казалось бы, и так протекают просто и гладко, удается повысить эффективность за счет минимизации или полного исключения ручной работы переноса данных, а также полностью избежать потенциально возможных ошибок вследствие человеческого фактора. Еще одним неочевидным преимуществом интеграции BPMN-систем с системой ELMA является возможность сделать бизнес-процессы, использующие данные системы 1С: Предприятие, более доступными для большего количества сотрудников. Это достигается за счет того, что работа пользователей с данными системы 1С: Предприятие осуществляется прозрачно через интерфейс BPMN-системы (по крайней мере, в случае ELMA это осуществляется именно так), а это значит, что сотрудник может не иметь даже минимальных навыков работы с 1С: Предприятие. Конечно, в случае секретарей и бухгалтеров это преимущество может показаться сомнительным – специалисты данных профессий просто обязаны свободно владеть данным ПО – но для других сотрудников организации это может быть действительно очень важно: используя знакомый интерфейс BPMN-системы они смогут полноценно работать со справочниками и документами 1С: Предприятие, не тратя при этом время на обучение и освоение системы.
Таким образом, BPMS-системы и 1С: Предприятие не только неплохо уживаются вместе, но при правильном использовании и активном взаимодействии могут сделать работу более эффективной. В целом, BPMS-системы становятся все более комплексными инструментами, и, если сегодня некоторые из них напоминают своего рода социальные сети для работы, то в недалеком будущем можно рассчитывать, что они перерастут в нечто большее, связав в единую рабочую среду все программное обеспечение, необходимое для работы.
