Моделирование бизнес-процессов

В основе системы ELMA лежит процессный подход, который позволяет оперативно решать поставленные задачи и воздействовать на эффективность результата. Проектирование бизнес-процессов является первым этапом работы в ELMA BPM. На этой стадии происходит описание всех взаимодействующих элементов процесса от его начала и до завершения путем выстраивания логических связей на основе нотации BPMN. Полный цикл работы в системе включает: моделирование, исполнение, контроль и мониторинг, улучшение процесса.

Что дает для компании в целом выстраивание модели бизнес-процессов? В первую очередь, понимание работы организации. Возможность проанализировать деятельность как отдельных структурных элементов, так и всего предприятия, в результате исключить избыточные действия и оптимизировать работу. Конечная цель всех действий — улучшение деятельности организации. Основной акцент делается на уменьшение времени выполнения задач, как следствие сокращение затрат на их выполнение.

Моделирование бизнес-процессов организации в Дизайнере ELMA

Работа в приложении ELMA BPM стартует с проектирования бизнес-процессов. Это важный этап, от которого зависит, как в итоге будут функционировать процессы, и на сколько они будут отражать действительность организации. Процессное моделирование проводится в программе Дизайнер ELMA, которая входит в пакет системы ELMA. Она имеет ряд функциональных особенностей, которые делают ее удобной в использовании:

• Интерфейс программы простой и понятный для пользователя, не требующий длительного изучения.

• Проектирование реализации операций бизнес-процесса может производится без привлечения программиста, а лишь силами аналитика.

• Описание операций в программе осуществляется на языке диаграмм (bpm), который знаком аналитикам, а кроме того будет понятен руководящему составу компании.

• Система позволяет оперативно вносить изменения, подстраиваясь по реалии рынка и преобразования внутри компании.

Проектирование бизнес-процессов предприятия — этапы

Организационное проектирование бизнес-процессов включает в себя несколько последовательных этапов. В первую очередь, выстраивается графическая модель. На диаграмме в Дизайнере ELMA назначаются сотрудники, которые будут участвовать в процессе, определяется функционал их действий и назначается последовательность выполнения. Графическая модель выстраивается через перемещение мышью нужных элементов с палитры, затем все они связываются переходами.

На следующем этапе необходимо определить данные, которые будут использованы в ходе выполнения операций. Выполняется настройка, например, если речь идет о пользовательских задачах, это действия участника этих операций, регулирование различного рода данных, с которыми сотрудник будет работать и которые в итоге будет предоставлять.

Финальная стадия — публикация, после которой он становится доступным в ELMA BPM.

Создание процесса в Дизайнере ELMA

Проектирование в Дизайнере ELMA требует подготовительного этапа. В систему заносится организационная модель предприятия, так как все дальнейшие действия будут привязываться именно к ней.

При добавлении нового процесса, необходимо ввести некоторые его параметры: название, которое будет отображаться в программе, выбрать группу и участников, которые будут в нем задействованы. Сотрудники, которые будут ответственные за выполнение той или иной задачи назначаются из организационной структуры.

Следующий организационный шаг — создание цепочки задач. Каждая отдельная операция имеет свои настройки. По такой же схеме можно добавить неограниченное количество операций на графическую модель процесса. После этого настраиваются переходы между операциями и обозначается конечное событие. В Дизайнере настраивается и ответственность участников, она может быть нескольких типов: участник, владелец, куратор и сотрудник, который будет информироваться.

Проверка, публикация и запуск бизнес-процесса

• Проверка. Перед непосредственным запуском, в Дизайнере ELMA проводится его проверка на наличие ошибок. Элементы, где предположительно содержится ошибка, будут выделены на модели красным.

• Публикация. Следующий этап, после моделирования и проверки, это публикация процесса. Без этого шага, сохраненную в программе модель невозможно будет запустить в ELMA BPM.

• Запуск. Он происходит в веб-приложении системы. Это действие может выполнить только тот сотрудник, который имеет соответствующие права, настраиваемые в Дизайнере ELMA.

Цели моделирования

Проектирование в организации преследует сразу несколько целей. Во-первых, это может быть описание деятельности предприятия. Цель такой операции оптимизация работы каких-либо структурных элементов предприятия. Описание позволяет взглянуть на деятельность компании со стороны и определить, какие элементы требуют улучшений, а какие можно полностью исключить.

Во-вторых, целью моделирования может быть нормирование. Проектирование подразумевает формирование четко заданной последовательности действий, что устанавливает правила выполнения тех или иных задач. Это позволяет решать рабочие вопросы с максимальной производительность, без отклонений.

В-третьих, формирование взаимосвязей в рабочих операциях. В ходе проектирования устанавливаются связи не только внутри одной операции, но и между ними, а также устанавливаются требования к выполнению. Это позволяет структурировать трудовую практику на предприятии.

Моделирование в общей системе ELMA BPM

• Проектирование занимает верхнюю строчку в работе BPM-системы. В Дизайнере ELMA аналитик выстраивает графическую модель деятельности компании. Для описания используется общепринятая нотация BPMN 2.0.

• Исполнение. Готовые модели приводятся в исполнение: задачи поступают на выполнение исполнителям и при необходимости происходит взаимодействие с другими ИТ-продуктами, используемыми в организации.

• Улучшение. Анализ и реализация изменений позволяют улучшать модели в редакторе, гибко подстраиваясь под меняющиеся условия в отрасли или передвижения в структуре предприятия.

• Контроль. В системе в режиме реального времени отслеживается ход выполнения задач, с помощью этой функции можно увидеть незапланированные отклонения от планов и проконтролировать результат работы.

Программа позволяет осуществлять полный спектр работ в рамках концепции процессного офиса.

Оптимизация бизнес-процессов в системе ELMA

Моделирование в системе ELMA не является необратимым действием, во время практической работы могут появляться предложения по доработке и усовершенствованию. Система позволяет моделировать и оперативно вносить изменения, которые зачастую благоприятно влияют на работу организации и способны повысить показатели, как отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Реализация системы предусматривает хранение всей информации о пользовательских задачах в карточках задач, отдельных страницах в веб-интерфейсе ELMA BPM. Там представлены все данные для принятия решений по тем или иным операциям.

Система процессных моделей позволяет менять элементы операции, например, переназначить ответственно за решение задачи. При этом для внесения правок не нужно привлекать программиста и останавливать работу ELMA, все преобразования поступают в исполнение без задержек, что позволяет максимально быстро оценить эффект от перестановок.

Примеры бизнес-процессов

Для многих компаний, в том числе действующих в разных отраслях, характерно применение схожих графических моделей операций, например, это кадровые задачи. Приведем несколько примеров, которые были составлены в программе Дизайнер ELMA.

Поиск нового сотрудника. С этим сталкивается отдел кадров каждой компании. Графическая модель включает весь цикл работ по подбору нового сотрудника в управление организацией: от поступления резюме в систему, до принятия решения по найму или отказу соискателю.

Служба поддержки. Эта модель также довольно распространена, особенно в компаниях, которые осуществляют производство или услуги, требующие дальнейшего сопровождения и консультации. Начальной точкой служит поступление заявки из какого-либо задействованного источника. Для экономии рабочего времени такие запросы приводятся к единому виду. Результатом действий будет обратная связь с клиентом.

Что дает моделирование процессов

Моделирование бизнес-процессов предприятия позволяет максимально привести исполнение бизнес-задач к их идеальной модели, которая закладывалась в структуру компании изначально. Моделирование бизнес-процессов зарекомендовало себя, как действенный метод повышения качества и эффективности работы компании.

Проектирование бизнес-процессов организации помогает систематизировать знания о компании и ее деятельности в понятной графической форме, а использование системы автоматизации делает все элементы модели исполнимыми. С помощью программы можно отслеживать и контролировать исполнение всех операций в ходе реальной работы компании, что позволяет упорядочить ключевые элементы и сделать их выполнение строго регламентированным.