Каждое из приложений линейки ELMA содержит набор модулей, которые объединены под общим названием «Внутренний портал ELMA». Портал содержит разделы Задачи, Лента, Календарь, Документы, а с версии ELMA 3.5 к ним добавился еще и раздел «Компания».
В каждом из разделов в новой версии, помимо изменения дизайна интерфейса, мы реализовали ряд новых сценариев работы. Начнем с обновленного раздела Задачи.
Задачи
Мы переделали систему навигации по дереву Задач. В 3.5 вся навигация переместилась из левого дерева, где ее не всегда было видно, в верхнюю панель. При переходе в раздел Задачи открывается текущий список поручений:
Из текущих задач одним кликом сейчас можно перейти к полному списку (надо нажать ссылку «Все»). Это очень удобный способ, например, быстро перейти к документу, который вчера Вам отправили на согласование.
В режиме «Все» ELMA показывает уже выполненные задачи зачеркнутым шрифтом.
Для поиска по списку задач можно воспользоваться либо краткой формой поиска, либо перейти в панель расширенного поиска по задачам.
С помощью этого инструмента появилась возможность найти любую задачу, к которой есть доступ.
Мой отдел
Как и в предыдущих версиях системы, в ELMA 3.5 реализована иерархическая модель доступ к Задачам. Суть модели проста – пользователь имеет доступ к своим задачам и к задачам своих подчиненных. Кто чьим подчиненным является - задается организационной структурой компании.
В ELMA 3.5 появился новый удобный раздел «Компания», и в нем подраздел «Мой отдел».
Раздел «Мой отдел» реализует сразу несколько сценариев, которые нужны в повседневной работе для руководителя отдела:
Можно посмотреть самого «загруженного» человека:
Интерфейс позволяет нам также:
-
Быстро найти людей с уже просроченными задачами
-
Быстро перейти к текущим задачам, календарю сотрудника
И перейдя в задачи сотрудника, можно быстро «перекинуть» задачи на менее занятого подчиненного:
Из раздела «Мой отдел» можно быстро пометить всех сотрудников отдела и назначить совещание, либо быстро инициировать обсуждение какого-то вопроса внутри отдела.
Исполнительская дисциплина
Идеальная картина в компании: все максимально мотивированы на выполнение задач наилучшим способом, в кратчайшие сроки. Это идеал, к нему надо стремиться. Вопрос – как?
Правильная корпоративная культура в компании – конечно правильный ответ. Но, к сожалению, и она не исключает на 100% любви «сделать чуть-чуть потом». А если нам надо чтобы все точно в срок – это «чуть-чуть потом» выходит сильно боком.
И тут хорошо работает старое, но верное правило: «доверяй, но проверяй».
Для проверки очень простой и действенный механизм – это введение коэффициента «Исполнительская дисциплина». Этот коэффициент уже давно в ELMA считается и доступен через отчеты, а в версии ELMA 3.5 мы решили вывести его «наверх» и сделать удобное использование.
А далее нужен всего один ход – для тех должностей, где исполнительская дисциплина критична, можно на нее завязать премию. Как премия будет зависеть от этого коэффициента – это уже дело самой компании.
Учет и контроль трудозатрат
Учет трудозатрат – это одна из опциональных возможностей раздела «Задачи». Данная опция, конечно, далеко не всегда применима.
Полезна она в нескольких случаях:
-
Если оплата идет по времени (и при этом сотрудник достаточное количество времени проводит за компьютером)
-
Если есть желание таким образом построить отчет о деятельности (чтобы люди не писали пространных «сочинений на тему», а привязывались к выполняемым задачам).
-
Если есть желание понять количество человеческих ресурсов, затраченных на выполнение той или иной задачи. Разный подход будет к результату задачи сделанной, за день и за неделю.
В ELMA 3.5 на одной странице можно просмотреть отчеты и перейти к их детализации.
