Московская городская поликлиника «ГП №220 ДЗМ» автоматизировала документооборот и процесс подготовки к торгам с помощью BPM-системы ELMA

11 января 2017

Городская поликлиника №220 Департамента здравоохранения города Москвы (ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ») является крупнейшим амбулаторно-поликлиническим объединением столицы. В его состав входят более 40 структурных подразделений, оснащенных новейшим медицинским оборудованием. Внедрение BPM-системы ELMA позволило организовать внутренний электронный документооборот медицинского учреждения, а также автоматизировать процесс подготовки к торгам в соответствии с федеральным законом № 223-ФЗ.

Проекту внедрения системы управления бизнес-процессами ELMA в ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ» предшествовало комплексное обучение руководителей бюджетных медицинских организаций. Инициатором обучения стал Департамент здравоохранения совместно с Московским государственным университетом Правительства Москвы. В ходе обучающего курса был сделан особый упор на организацию бизнес-процессов лечебных организаций, повышение эффективности работы и улучшение механизмов управления медицинскими учреждениями.

Полученные в ходе обучения знания позволили руководителям ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ» проанализировать действующие бизнес-процессы медучреждения, выявить те процессы, которые следует оптимизировать в первую очередь, а также подобрать подходящее ИТ-решение для их автоматизации.

Важными требованиями к системе управления бизнес-процессами стали:

  • Наличие единой платформы для решения всех поставленных задач.

  • Консультационная помощь в оптимизации и автоматизации бизнес-процессов медучреждения.

  • Возможность самостоятельного администрирования системы силами штатных специалистов медучреждения.

  • Минимальная стоимость владения решением – разовое приобретение пользовательских лицензий.

Изучив рынок российских ИТ-продуктов, в качестве наиболее подходящего для себя решения ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ» выбрала BPM-систему ELMA. Поставку системы и консультационную поддержку проекта осуществил сертифицированный партнер ELMA компания «Метапрок».

Инженер договорного отдела Отделения по оказанию платных медицинских услуг ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ», руководитель проекта внедрения BPM-системы Виталий Грачев:

Опираясь на багаж знаний, полученный от разработчиков ELMA, и консультационную поддержку партнера ELMA компании «Метапрок», 80% работ по моделированию и настройке исполнения бизнес-процессов поликлиники в BPM-системе были выполнены нашими специалистами.

Прежде всего, мы проработали процесс подготовки к торгам. Поликлиника №220 г. Москвы заботится о повышении качества медицинских услуг, в связи с чем ведет обновление парка медицинского оборудования и приобретает расходные материалы. Нам требовалось оптимизировать этот процесс.

Было важно исключить задержки информации при подготовке к проведению торгов, чтобы коммерческие предложения, поступившие от участников, оперативно рассматривались и не копились на столах, теряя свою актуальность. Кроме этого, мы стремились избавить сотрудников от необходимости держать массу данных в голове или на бумаге, а также ускорить процедуры подготовки и согласования комплектов документов. Все этапы процесса проведения торгов были выстроены в соответствии с федеральным законом № 223-ФЗ.

Кроме процесса подготовки к торгам, в BPM-системе ELMA также автоматизированы:

  • Процессы внутреннего документооборота городской поликлиники.

    В ходе проекта были проработаны маршруты движения актов медико-экономической экспертизы, процессы обработки исходящих претензий, создания и исполнения приказов ОПМУ, ДЗМ, а также процесс заключения договоров. Автоматизация документопотоков обеспечила быструю подготовку и распространение внутренних документов медучреждения, позволила контролировать сроки и качество обработки сотрудниками ставящихся перед ними задач и в целом сделать внутренний документооборот поликлиники максимально безбумажным.

  • Внутренние бизнес-процессы по организации работы персонала поликлиники.

    В BPM-системе были выстроены бизнес-процессы по формированию и согласованию графиков работы медперсонала и подразделений поликлиники. Кроме этого, был автоматизирован процесс подачи заявлений на отпуск сотрудниками поликлиники, а также процессы формирования и согласования ежегодных графиков отпусков.

  • Процессы обработки обращений пациентов и предоставления консультаций о получении медицинских услуг специалистами контакт-центра.

    Контакт-центр организован в поликлинике недавно и сейчас активно развивается. Так как ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ» оказывает большое количество медицинских услуг, грамотно выстроенная работа контакт-центра повышает информированность пациентов и помогает сделать их посещение поликлиники еще более удобным.

Подробнее о проекте внедрения BPM-системы ELMA в ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ» специалисты поликлиники рассказали в рамках вебинара «Как повысить эффективность работы и качество услуг медицинского учреждения».

В ходе вебинара Виталий Грачев и Заместитель главного врача по платным услугам Е.М. Кравченко поделились опытом перехода на процессное управление медицинской организацией, подробно рассказали и показали на скриншотах, как был организован процесс подготовки к торгам в ГБУЗ «ГП №220 ДЗМ», и ответили на вопросы участников.

Читайте также