Как работает BPM-система

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс решений называют BPM-системами или BPMS (Business Process Management System). Их основная цель — осуществлять программную поддержку процессного управления в организациях.

Здесь следует сразу определиться с двумя ключевыми понятиями. Во-первых, существует управленческая концепция BPM. Это определенный этап в менеджменте, при котором работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. Департаменты и подразделения по-прежнему отвечают за выполнение конкретных бизнес-функций (процессный менеджмент дополняет, а не заменяет функциональный подход к управлению). В свою очередь BPM нацелен на эффективное взаимодействие различных бизнес-функций за счет выстраивания и управления бизнес-процессами.

Что касается BPMS — это основная технология, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее. Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Основные стадии внедрения процессов

Работа BPMS основана на простой идее. На этапе внедрения решения осуществляется моделирование бизнес-процессов с помощью наглядных диаграмм. Процессы сразу становятся исполнимыми в системе. Это означает, что система будет автоматически отправлять задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в модели данного процесса.

Такой подход позволяет выстроить бизнес-процессы компании и максимально приблизить их реальное выполнение к той идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Благодаря использованию BPM-системы работа организации становится прозрачной. Компания получает широкие возможности мониторинга и контроля исполнительской дисциплины. Может в любое время изменять и улучшать бизнес-процессы для достижения большей эффективности.

ELMA BPM позволяет автоматизировать:

• Основной бизнес-процесс компании, в рамках которого генерируется прибыль. В организации может быть один или несколько таких процессов.
• Поддерживающие бизнес-процессы — их также называют обеспечивающими или сервисными. Они поддерживают стабильную работу основных процессов.
• Процессы управления, связанные с разработкой целей и стратегии компании, оптимизацией и развитием ее работы.

Узнайте подробнее о том, какие бывают процессы в организации. Смотрите универсальную классификацию бизнес-процессов APQC PCF (Process Classification Framework)

Проектирование (моделирование) бизнес-процессов

Работа с процессами в системе ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование осуществляется в программе Дизайнер ELMA, которая входит в комплект системы. Это простой графический редактор для построения бизнес-процессов.

Создавать процессы и выполнять их моделирование в системе могут бизнес-аналитики без участия программистов. Для этого используется распространенная нотация BPMN 2.0 — набор простых условных обозначений. Нотация переведена на русский язык специалистами компании ELMA. Создаваемые с ее помощью модели процессов привычны для аналитиков и понятны высшему руководству компании.

Управленческая концепция BPM определяет бизнес-процессы компании — какова архитектура процессов в организации, какие стадии процесса определяют технологию создания большей ценности для потребителей. В свою очередь система ELMA облегчает выстраивание данных бизнес-процессов, позволяя создавать наглядные схемы работы.

На диаграммах бизнес-процессов обозначаются их участники, перечень и последовательность выполняемых ими действий. Графические модели строятся путем размещения нужных блоков операций на дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей. Затем операции соединяются переходами.

Когда модель процесса создана, проводится настройка операций (задается контекст работы). Например, организация определяет способ выполнения пользовательских задач — с какими данными будут работать исполнители, какие действия от них потребуется выполнить и какие результаты предоставить.

Моделирование процесса заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA.

Исполнение бизнес-процессов

В BPM-системе можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель. Сотрудники компании работают по процессам в веб-интерфейсе пользователя ELMA — заходят в систему через браузер по логину и паролю.

Работа по бизнес-процессу осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. ELMA позволяет поддерживать выполнение правильной очередности операций. Она автоматически ставит задачи разным исполнителям, когда процесс доходит до соответствующего шага.

Поручения, которые получают сотрудники в системе ELMA, оформлены в виде карточек задач. В них уже есть вся нужная информация для работы и принятия решений. От исполнителей может требоваться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых можно сделать обязательным.

После завершения задачи, сотруднику не нужно задумываться о том, кто и какие действия должен выполнять дальше — ELMA BPM берет эти вопросы на себя. Каждый бизнес-процесс компании имеет четкий регламент исполнения. Система обеспечивает соблюдение верного порядка работы.

Те задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников, автоматически выполняются системой. Например, сценарии и отправка сообщений.

Контроль и мониторинг бизнес-процессов

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка в системе ELMA. Она содержит подробную информацию: текущие значения параметров, задачи, статусы их выполнения и комментарии сотрудников. Имея соответствующие права доступа, с карточки можно управлять ходом работы — например, изменить ряд параметров или вовсе прекратить исполнение.

Организация бизнес-процессов в системе ELMA открывает широкие возможности мониторинга их выполнения. В распоряжении пользователей есть несколько инструментов:

• Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров бизнес-процессов, в которых сотрудник является инициатором, ответственным или исполнителем. Есть удобный фильтр для поиска. Выбрав определенный экземпляр процесса из списка, можно перейти на его карточку в системе.
• Страница «Монитор процессов» позволяет анализировать работу по процессам, в которых пользователь выступает в роли владельца, куратора или информируемого. На этой стадии управления сотруднику не обязательно являться исполнителем какой-либо из операций. Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображаемых процессов, чтобы получить подробную информацию.
• Карта процесса — еще один удобный способ мониторинга. Она выглядит так же, как и графическая модель процесса в Дизайнере ELMA. При этом на карте отображается уже запущенный в системе экземпляр конкретного бизнес-процесса, что позволяет отслеживать дополнительные метки. Здесь обозначаются уже выполненные операции и текущая стадия работы. Открыть карту процесса можно из его карточки в системе.

Мы рассмотрели несколько инструментов мониторинга. При этом, управление бизнес-процессами bpm в системе ELMA не требует от руководителей ручного отслеживания каждой операции. Так как для любого действия в BPMS можно указать временной регламент, в случае просрочки задач исполнителями система пришлет уведомления. Кроме этого, контролировать задачи по процессам можно с помощью стандартных отчетов по исполнительской дисциплине, которые автоматически составляет BPMS.

Оптимизация бизнес-процессов

На основании мониторинга работы, а также в ходе развития компании часто возникает потребность в изменении бизнес-процессов. Рациональные идеи по оптимизации могут предложить исполнители операций. Благодаря использованию BPM-системы любой бизнес-процесс остается гибким к изменениям. Компания может в любое время корректировать порядок работы и создавать новые процессы.

Технология BPM поддерживает идею непрерывного развития бизнес-процессов. Не получится выстроить работу один раз и тем самым обеспечить постоянную эффективность предприятия. С развитием компании, увеличением штата сотрудников, новыми реалиями в рынке возникает необходимость изменять процессы. В ELMA оптимизация проводится на лету без остановки системы.

Например, проанализировав работу, связанную с обслуживанием клиентов, компания решает, что операции по составлению смет лучше выполнять коммерческому директору, а не менеджерам по продажам (это может быть связано с особенностями деятельности организации). Чтобы изменить данный порядок работы, достаточно внести нужные изменения в графическую модель соответствующего процесса в Дизайнере ELMA.

Когда вы изменяете bpm процесс в компании, это никаким образом не влияет и не прерывает текущую работу предприятия. Все экземпляры данного процесса, которые уже были запущены в системе на момент внесения изменений, завершатся в соответствии с первоначальной схемой. А каждый новый запущенный процесс будет работать уже согласно улучшенной модели.

Посомтрите запись вебинара о BPM-системе ELMA и её возможностях

FAQ о BPM

Что такое BPM-система?

BPM-система (англ. BPMS, Business Process Management System) — это система управления бизнес-процессами, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM-система позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (англ. BPM, Business Process Management) — это управленческая концепция, при которой работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее.

Как работает ELMA BPM?

Система ELMA BPM обладает широкими возможностями, которые обеспечивают выполнение и поддержание бизнес-процессов. При этом все функции системы можно условно разделить на 4 группы в соответствии со стадиями жизненного цикла процесса PDCA (цикл Деминга) — планирование (plan), выполнение (do), контроль (check), улучшение (act).

В чем суть концепции процессного управления BPM?

Суть процессного управления BPM заключается в объединении моделирования бизнес-процессов и их автоматизации (исполнении).

Что такое BPMN?

BPMN (англ. Business Process Modeling Notation) — это нотация (стандарт, язык) для моделирования бизнес-процессов. Она состоит из набора символов и блок-схем, которые позволяют наглядно отобразить последовательность выполнения задач и взаимосвязь рабочих операций в формате, понятном разной аудитории — разработчикам, бизнес-аналитикам и топ-менеджерам компаний.

Как происходит выполнение бизнес-процесса в BPMS?

В BPM-системе ELMA можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.