Электронный документ в ELMA4 — это совокупность данных, связанных с документом (атрибуты, версии документа, история работы с ним и другие данные карточки документа). Все документы в системе находятся в хранилище документов и служат для хранения, систематизации, передачи, сортировки и изменения информации.
Электронный документ можно создать несколькими способами:
- вверху главной страницы системы кнопкой панели инструментов Создать — Документ;
- в меню быстрых действий кнопкой Добавить документ;
- в разделе Документы на главной странице кнопкой Создать документ или в папке раздела кнопкой панели инструментов Создать — Документ.
При любом способе создания документа открывается диалоговое окно, в котором нужно выбрать тип создаваемого документа из выпадающего списка. Или выбрать тип документа из списка последних созданных в системе типов документов, расположенного ниже.
После выбора типа документа открывается страница создания документа. Форма создания документа, набор и порядок расположения полей могут отличаться в зависимости от настроек типа документа.
Форма создания может содержать:
- обязательные поля для заполнения, без которых документ не может быть создан;
- раздел атрибутов документа, которые определяются в дизайнере ELMA в настройках формы типа документа.
Блок Общая информация содержит:
- Название * — название создаваемого документа. Может быть задано вручную или генерироваться автоматически, если в настройках типа документа настроен шаблон названия). При ручном вводе допускается использование фигурных скобок только в том случае, если они содержат названия переменных. Например, Договор с {$Document.Contractor.Name} № {$Document.Number} от {$Document.ContractDate}. В остальных случаях, при написании фигурных скобок в названии документа, система сообщит об ошибке;
- Родительская папка — папка, в которую будет помещен документ после создания.
Если документ создается из меню папки, то в поле Родительская папка автоматически подставляется путь до нее. При отсутствии прав доступа уровня Создание документов и выше на эту папку, система сбросит путь до папки Мои документы и выдаст уведомление.
Если в настройках типа документа указана папка по умолчанию, в поле Родительская папка будет указан путь до нее. Изменение родительской папки может быть не доступно, если в настройках типа документа установлен флажок Не позволять менять папку по умолчанию. Настройка папки по умолчанию и запрет на изменение пути выполняет администратор системы (Администрирование – Документы – Типы документов. На вкладке Общие настройки типа документа).
При сохранении документа с незаполненным полем Родительская папка, система автоматически поместит его в папку Мои документы и выдаст соответствующее уведомление (если для типа документа не определена папка по умолчанию).
- Прикрепить файл с компьютера, Прикрепить файл со сканера — варианты загрузки файла к создаваемому документу;
- Создать файл из шаблона — создание версии документа по заранее определенному шаблону, указанному в настройках типа документа (Администрирование - Документы - Типы документов. В карточке настроек типа документа вкладка Шаблоны);
- Сделать текущей — вариант Да установит файл в качестве текущей версии документа. Вариант Нет установит файл, как черновик документа. Подробнее о версиях документа читайте в статье Статусы версии электронного документа.
При выборе одного из значений в настройке Сделать текущей система запомнить последний выбор и данное значение будет автоматически выбрано при следующем создании документа. При необходимости установленное значение можно изменить.
Блок Дополнительно содержит поле описания создаваемого документа.
Блоки Общая информация, Версия и Дополнительно располагаются на форме создания всех типов документов.
Чтобы сохранить документ, вверху страницы на панели инструментов нажмите Сохранить.
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас