Папки

Документы в ELMA4 можно группировать по папкам. По умолчанию в Хранилище документов уже сформирован начальный набор папок:

  • Мои документы — папка с документами, автором которых вы являетесь. Права доступа к этой папке есть у вас, администратора системы и ваших руководителей согласно оргструктуре организации. Вы можете предоставить права доступа к этой папке другим пользователям;
  • Избранное — папка для быстрого доступа к часто используемым документам, папкам и ссылкам. Она является вложенной в родительскую папку Мои документы и имеет тот же принцип настройки прав доступа;
  • Общие папки — папка с документами, которые доступны для просмотра всем пользователям системы. По умолчанию права на добавление в неё документов и вложенных папок есть только у администратора системы. Он может выдать права другим пользователям.  Для каждой вложенной папки можно назначить права, отличающиеся от настроек прав доступа родительской папки;
  • Архив — папка с документами, которые были отправлены в архив. По умолчанию содержимое папки доступно для просмотра только администратору системы, который может выдать права другим пользователям.  Подробнее об архиве читайте в статье «Архив документов».

Создание папки

В ELMA4 доступно создание только вложенных папок. По умолчанию созданная папка наследует права родительской папки. Автор папки может назначать права доступа к ней и вложенным в неё папкам и документам другим пользователям. Подробнее о правах доступа читайте в статье «Доступ к документам и папкам».

Для создания папки у вас должны быть права на родительскую папку уровня «Редактирование» и выше . Чтобы создать папку, в папке на панели инструменов нажмите Создать Папку и в открывшемся окне укажите название новой папки.

По умолчанию устанавливается стандартная иконка папки, но вы можете загрузить и выбрать другую иконку. Для этого в окне создания папки нажмите user-folders-1. В открывшемся окне добавьте файл с иконкой с вашего компьютера, нажав + Загрузить. После сохранения всех настроек загруженная иконка отобразится слева от названия папки.

Действия в папке

Вы можете выполнять следующие действия с папкой и её содержимым, используя на странице папки кнопки панели инструментов.

Создать:

  • Документсоздать документ нужного типа;
  • Папкусоздать вложенную папку в текущей;
  • Папку-фильтрсоздать папку-фильтр с определенными параметрами;
  • Папку-действиесоздать папку, при нажатии на которую выполняется определенное действие;
  • Ссылку на папкусоздать ссылку на папку, в которой вы находитесь, в другой доступной вам папке.

Выбранныегрупповые операции в папке:

  • Отправить — отправка документов: На согласование, На ознакомление, Вложить в задачу;
  • Подписатьподписание текущих версий документов;
  • Конвертироватьизменение типов документов;
  • Создать ссылкисоздание ссылок на документы в указанной папке;;
  • Удалить ссылкиудаление ссылок на документы;
  • Переместитьперемещение документов в другую папку;
  • Отправить в архивотправка документов в папку Архив.

Подробнее об этих действиях читайте в статье «Групповые операции в папках».

Еще:

  • Редактировать — изменить название или иконку папки. По умолчанию действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с правами на эту папку уровня «Редактирование» и выше;
  • В избранное — создать ссылку на папку, в которой вы находитесь, в папке Избранное;
  • Привязать веб-документ — привязать веб-документ к текущей папке;
  • Отвязать документ — отвязать веб-документ от текущей папки;
  • Вид — выбрать, отображать содержимое веб-документа, привязанного к папке, или список документов и папок, расположенных в текущей папке;
  • Настроить доступ — предоставить права доступа к папке другим пользователям;
  • Скачать вложения — скачать текущие версии документов папки. Выберите нужные документы и нажмите кнопку Скачать. Вложения загрузятся на ваш компьютер одним архивом. Общий объем скачиваемых вложений не может превышать 4 ГБ.

Действия в контекстном меню папки

В таблице данных через контекстное меню папки можно выполнить следующие действия:

  • В избранное — создать ссылку на папку в папке Избранное;
  • Создать ссылку — создать ссылку на папку в нужной папке;
  • Переместить — переместить папку в другую папку системы;
  • Удалить папку — удалить папку. Действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с уровнем прав на эту папку «Редактирование» и выше. Перед удалением папки переместите её содержимое в другую папку;
  • Права доступа — предоставить права доступа к папке другим пользователям. Действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с уровнем прав «Выдача прав» и «Полный доступ»;
  • Редактировать — изменить название папки или её иконку.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас