Внедрение системы ELMA

Выбор, приобретение и установка любой корпоративной системы автоматизации является всего лишь первым шагом по автоматизации на её основе: оперативного управления, электронного документооборота, управления взаимоотношениями с клиентами, бизнес-процессов или любой другой области.

Для достижения максимального положительного эффекта от использования информационной системы и всего имеющегося функционала в ней необходимо провести проект внедрения. Жизненный цикл по автоматизации предприятия на основе корпоративной ИС, как правило, выглядит следующим образом:

Проект внедрения ELMA включает следующие этапы:


  1. Выбор

  2. Приобретение и установка

  3. Экспресс-анализ потребностей и задач организации (позволяет ориентироваться в комплексе задач организации, определить приоритетные варианты, варианты решения и др.)

  4. Написание технического задания на внедрение (позволяет детально определить каким образом ИС обеспечит решение задач клиента)

  5. Настройка согласно техническому заданию:  построение организационной структуры и прав доступа, настройка электронного документооборота, моделирование процессов и т.д.

  6. Обучение специалистов компании работе в системе

  7. Тестовая эксплуатация

  8. Запуск в  промышленную эксплуатацию и перевод в режим поддержки и технического обслуживания


Длительность шагов и их трудоёмкость зависит от масштабов организации, решаемых задач, выделенных ресурсов, квалификации специалистов и многих других факторов.

Кроме того, если организация стремится не просто автоматизировать свою деятельность, а добиться значительных улучшений в эффективности работы. Необходимо проводить анализ текущего подхода к организации работ в компании, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных решений в предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

«Первое правило любой технологии заключается в том,  что автоматизация эффективной операции повышает  эффективность.
Второе правило: автоматизация не эффективной  операции увеличивает неэффективность.»

Билл Гейтс, Microsoft Corporation

Комплексное внедрение системы обеспечивается за счёт слаженной работы наших специалистов, на основе:

  • Чёткой постановки целей и ожидаемых результатов (Цели устанавливаются на этапе предварительного анализа и фиксируются в техническом задании).
  • Проверенной практикой методики установки системы – организация управления проектом, формирование его устава, детального плана работ и др.
  • Моделирования в нотации BPMN – формирование понятных конечным пользователям форм представления бизнес-процессов.
  • Грамотного обучения сотрудников компании.
  • Всего имеющегося опыта внедрений и примеров наилучших типовых решений.

Существует несколько вариантов развертывания системы, в каждом из которых есть свои плюсы и минусы:

Описание варианта

Плюсы

Минусы

1. Вариант.

«Под ключ» - специалисты нашей компании проводят подавляющую часть работ на проекте, предоставляют заказчику конечный результат в полном объёме.

· Качественное комплексное внедрение

· Использование опыта

· Заказчику нет необходимости создавать полноценную рабочую группу для реализации проекта

· Гарантированный результат

· Относительно короткая длительность проекта внедрения

· Значительная стоимость внедрения по сравнению с другими вариантами

2. Вариант.

«Пилотный» проект –  проводится только часть работ, ведущих к получению определённого результата, а также делают расширенное обучение специалистов заказчика. Остальные этапы реализовывают специалисты заказчика

· Экономия денежных средств

· Частичная передача опыта внедрений специалистам заказчика

· Совместная реализация части проекта

· Получение результата по этапам

· Необходимо иметь рабочую группу, состоящую из специалистов способных провести качественное внедрение

· Высокие риски реализации  связанные с квалификацией сотрудников заказчика

· Относительно высокая длительность проекта внедрения

3. Вариант.

«Своими силами» – специалисты нашей компании проводят обучение проектной группы заказчика, которая своими силами будет проводить внедрение на предприятии заказчика.

· Экономия денежных средств

· Самостоятельное решение стоящих в организации задач

· Очень высокие риски проведения успешного проекта внедрения связанные с квалификацией сотрудников заказчика

· Нет гарантии результата

· Нет возможности использовать опыт

· Большая длительность

· Необходимо иметь полноценную рабочую группу из сотрудников организации

Внедрение системы бизнес процессов на заказ предполагает несколько форм участия соответствующих специалистов:

  • Непосредственное участие – выезд на территорию заказчика;
  • Консультирование – консультируют заказчика по проведению работ на проекте с помощью всех доступных средств связи;
  • Дистанционное внедрение бизнес процессов – специалисты компании исполнителя проводят работы по внедрению системы без выезда на территорию заказчика, используя все доступные средства связи и коммуникации.

В рамках конкретного проекта может быть использована как исключительно одна форма участия, так и несколько форм поэтапно; это позволяет гибко строить его этапы.

Типовой состав работ на проекте развертывания системы, осуществляемого силами специалистов нашей компании, график выглядит следующим образом:

В результате заказчик получает качественно внедрённую ИС:

  • Совещания и различные события фиксируются; постановка задач, их контроль и отслеживание исполнительской дисциплины осуществляется в системе. Это  позволяет на качественно новом уровне осуществлять оперативное управление в компании.
  • Работа с документами, их согласование, утверждение полностью ведётся внутри организации в электронном виде; создано полное электронное хранилище с разграничением прав доступа и др.
  • Организация, исполнение и контроль работ по бизнес-процессам организации осуществляется на основе построенных моделей процессов, что обеспечивает прозрачность их исполнения, появляется возможность анализировать и улучшать работу над ними и др.
  • Создано общее информационное пространство для сотрудников организации, которое позволяет осуществлять эффективное взаимодействие между ними для достижения поставленных целей.