Операция отправки оригиналов документов и контроль отправки. Исполнителю поступает задача отправки документов, содержащая параметры отправки документа, которые нужно заполнить и карточки документов для отправки.
Исполнитель для операции Отправка документа определяется зоной ответственности, в которой установлена эта операция. Операция Отправка документа используется в статической и динамической зонах ответственности.
Настройки операции
Настройка операций производится в карточке настроек. Открыть карточку можно двойным щелчком по названию операции на графической модели процесса.
Окно настроек состоит из вкладок Общие, Контекст и Время выполнения.
Чтобы сохранить настройки и перейти к графической схеме процесса, используйте кнопку Сохранить.
Чтобы удалить операцию со схемы процесса, в окне настроек в правом нижнем углу нажмите 
.
Вкладка «Общие»
Вкладка содержит следующие настройки:
Название * — наименование операции на схеме процесса. Оно также используется в документации по процессу и его регламенте. Чтобы скопировать уникальный идентификатор задачи в буфер обмена, нажмите 
.
Название задачи — выбор варианта формирования названия задачи, которое отображается в списке задач пользователя и на форме задачи. Есть два способа установки названия задачи:
- Использовать название операции — в качестве названия задачи для пользователя используется название операции, указанное в поле Название;
- Название задается по шаблону — формирование названия задачи по шаблону. В такой шаблон могут входить значения переменных, параметры текущего экземпляра процесса или произвольный текст.
Если отправляется список документов, отправить одним пакетом — флажок устанавливается, если нужно отправить несколько документов одной задачей. Если флажок не установлен, то для каждого документа в задаче отправки, нужно заполнить параметры отправки отдельно.
Переназначение — настройка возможности переназначения задачи. При установленном флажке пользователь, получивший задачу Создание документа, не сможет переназначить ее на других пользователей. Эту настройку может менять администратор системы в разделе Администрирование — Настройка доступа — Процессы, где для каждого процесса назначаются права доступа. Если у пользователя установлены права на действие «Переназначение задач», то настройка запрета переназначения в операции игнорируется.
Передавать по замещению — настройка переназначения задачи по замещению. Эта настройка доступна только при установленном запрете на Переназначение. Настройка игнорирует ранее установленные администратором настройки замещения и действует только для текущей задачи.
Например, исполнитель задачи находится в отпуске и для него в системе определен заместитель. По умолчанию заместителю назначаются все задачи исполнителя. При установке флажка Запретить передавать по замещению, задача не будет назначена заместителю. Выполнить ее сможет только сам исполнитель, когда выйдет из отпуска.
Документ — добавление контекстных переменных типа Документ. Для добавления доступны переменные любого типа (системные или пользовательские), содержащие в себе документы (файл, вложение и др.) В настройках добавляемых документов должен быть установлен параметр Контроль отправки.
При нажатии на кнопку Добавить открывается окно создания переменной. После заполнения полей, нужно нажать кнопку Сохранить.
Вкладка «Контекст»
Настройки вкладки Контекст операции Редактирование документа совпадают с настройками вкладки Контекст операции Отправка на согласование.
Вкладка «Время выполнения»
Настройки вкладки Время выполнения операции Редактирование документа совпадают с настройками вкладки Время выполнения операции Пользовательская задача.
Задача отправки документов
Задача отправки документов назначается исполнителю зоны ответственности, в которой находится операция Отправка документов. Задача позволяет организовать контроль отправки документов. Пример задачи отправки документов:
Задача содержит несколько вкладок:
Вкладка «Отправка документа»
На вкладке Отправка документа содержаться следующие параметры для заполнения:
- Дата отправки — поле ввода даты и времени отправки. По умолчанию установлены текущая дата и время;
- Способ отправки — выбор способа отправки документа. Все способы создаются и храняться в справочнике Способы отправки;
- Номер отправления — номер отправления документа (указывается, если номер был выдан);
- Скан-копия — возможность загрузки скан-копии отправляемого документа или других бумах, например, квитанции.
Вкладка «Предпросмотр»
На вкладке Предпросмотр можно посмотреть текущую версию документа, не скачивая ее. Если формат версии документа не поддерживает функцию предпросмотра, то эта вкладка не отображается.
Вкладка «О задаче»
Вкладка содержит служебную информацию о задаче:
- срок выполнения;
- автор;
- исполнитель;
- дата создания;
- статус задачи.
Вкладка «История»
На вкладке История записываются все действия по задаче, совершенные в системе ELMA.
Вкладка «Документ (открыть в новом окне)
При переходе на вкладку система автоматически открывает карточку документа в новом окне браузера.
Ссылки на документы, вложенные в данную задачу, отображаются в Канцелярии и папке Неотправленные до момента выполнения задачи отправки. Таким образом осуществляется контроль отправки документов.
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас