Вы можете назначить замещение в разделе Администрирование — Пользователи — Замещения. Для этого вверху страницы нажмите Добавить.
Настройки для назначения замещения
Задайте настройки замещения и нажмите Сохранить. Новое замещение отобразится на странице Замещения.
Страница Назначить замещение состоит из панелей Общая информация, Задачи, Задачи документооборота, Задачи KPI и Проекты.
Общая информация
На этой панели внесите следующие данные:
Замещаемый * — выберите пользователя, для которого создается замещение.
Замещающий * — выберите пользователя, который будет замещать отсутствующего пользователя.
Дата начала *, Дата завершения * — укажите даты начала и завершения замещения.
На определенный период можно создать только одно замещение для пользователя. Если дата нового замещения совпадает с датой уже существующего замещения для одного и того же пользователя, отобразится уведомление об ошибке. Чтобы сохранить новое замещение, измените даты.
Дублировать сообщения — возможность автоматически дублировать замещающему пользователю уведомления по входящим задачам, которые ему переназначены. В период замещения такие уведомления будут поступать как замещаемому пользователю, так и тому, кто его замещает. При этом замещающему не поступят сообщения по документам, вложенным в задачу. Чтобы получать такие уведомления, он должен подписаться на документ.
Если выбран вариант Нет, уведомления будут поступать только замещаемому пользователю.
Предварительное замещение * — количество рабочих дней до даты начала замещения, за которое нужно переназначить активные задачи на пользователя, который будет замещать отсутствующего.
Задачи
На этой панели задайте настройки:
Переназначить активные задачи — возможность переназначить активные задачи пользователя, который будет временно отсутствовать, на замещающего его пользователя. Если выбран вариант Да, отобразятся дополнительные поля:
- Задачи распределяет — укажите пользователя, ответственного за переназначение задач;
- Отправить на распределение * — количество дней, за которое создается задача переназначения задач;
- Завершить распределение * — количество дней, за которое нужно переназначить задачи.
Права на чтение/просмотр документов — возможность автоматически выдать замещающему права уровня «Просмотр/загрузка» на документы, которые приложены к переназначенным задачам.
Выдача прав доступа к документам — возможность автоматически выдать замещающему права уровня «Выдача прав» на документы, которые приложены к переназначенным задачам.
Задачи документооборота
Если на панели Задачи вы установили автоматическую выдачу прав на документы, то эти настройки применятся и к задачам документооборота. В этом случае настройки на панели Задачи документооборота не нужно устанавливать.
Права на чтение/просмотр документов в задачах документооборота — возможность автоматически выдать замещающему права уровня «Просмотр» и «Загрузка» на документы, которые отправлены на ознакомление или согласование.
Выдача прав доступа к документам в задачах документооборота — возможность автоматически выдать замещающему права уровня «Выдача прав» на документы, которые отправлены на ознакомление или согласование.
Задачи KPI
Права на показатели — возможность автоматически выдать замещающему права на показатели в задачах сбора данных, которые переназначены. Подробнее о показателях читайте в справке по ELMA3.
Проекты
Согласующий трудозатрат — возможность автоматически выдать замещающему права на согласование трудозатрат по проектам и проектным задачам, в которых эту функцию выполняет пользователь, для которого настраивается замещение.
Если выбран вариант Да, замещающий автоматически указывается в качестве согласующего трудозатрат в соответствующих проектах и проектных задачах.
Переназначение задач
Пользователю, который является ответственным за переназначение задач замещаемого, поступает соответствующая задача. Она состоит из вкладок О задаче и История.
На вкладке О задаче отображается основная информация о задаче: срок выполнения, замещаемый и заместитель, срок замещения, автор и исполнитель, дата создания и статус задачи.
В блоке Задачи отображаются активные задачи, которые нужно переназначить. Сроки этих задач пересекаются с периодом замещения. Просроченные задачи не отображаются. Замещаемый пользователь должен проверить их и переназначить самостоятельно.
начало примечание
Примечание
Не переназначайте задачи согласования или ознакомления с документом, если требуется выполнение этих задач замещаемым.
конец примечание
В столбце Исполнитель выберите пользователя, на которого вы хотите переназначить задачи. Если в системе созданы правила автоматического замещения, то исполнители будут указаны в соответствии с ними.
Флажки Права на чтение/просмотр документов и Выдача прав доступа к документам отображаются, если они установлены в настройках замещения. Вы можете ограничить права на документы для отдельной задачи. Для этого снимите соответствующие флажки.
Если активную задачу нельзя переназначить, отобразится уведомление об этом, например, если нет прав на переназначение задач экземпляра процесса.
На вкладке История отображается история действий по задаче.
Начало внимание
Если период замещения завершился, то переназначенные задачи, которые не выполнены, останутся в списке задач замещающего и не вернутся замещаемому пользователю.
Конец внимание
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас