При отправке документа на ознакомление создается новый лист ознакомления, в котором отражены все пользователи, которым был отправлен документ на ознакомление, и результаты ознакомления (ознакомлен/на ознакомлении/ознакомление прервано).
Когда документ отправлен на ознакомление, в карточке документа отображается новая вкладка – Ознакомление. Если данной вкладки нет, значит документ еще ни разу не отправлялся на ознакомление (рис.1).
На данной вкладке отображаются листы ознакомления. Один документ можно отправить на ознакомление несколько раз. Каждый раз формируется новый лист ознакомления. Все листы ознакомления можно увидеть на вкладке Ознакомление в карточке документа. Их количество показывает, сколько раз документ был отправлен на ознакомление. (Рис. 1).
Для раскрытия листа ознакомления необходимо нажать на кнопку
, для скрытия – на кнопку
.
Рис. 1. Карточка документа. Вкладка "Ознакомление"
Лист ознакомления содержит (рис. 2):
1. Таблицу данных, в которой отображаются все пользователи, которым документ был отправлен для ознакомления, статус задачи ознакомления для каждого пользователя, дату ознакомления (только для статуса Ознакомлен), комментарии и файлы, добавленные при выполнении/отмене
задачи ознакомления (если пользователь оставил комментарий и/или приложил файл).
В некоторых случаях в столбце Исполнитель может быть указано несколько пользователей – основной исполнитель задачи и ее первый исполнитель (в скобках):
2. Статус документа по ознакомлению:
-
На ознакомлении – есть активные задачи ознакомления;
-
Все ознакомлены – все задачи ознакомления выполнены;
-
Закрыто – задача ознакомления отменена пользователем, имеющим соответствующие права. Следует отметить, что функция отмены задачи доступна только для подзадач ознакомления. Для отмены подзадачи ознакомления необходимо в ее карточке нажать на кнопку верхнего меню Действия – Отменить задачу.
Рис. 2. Элементы листа ознакомления
Возможности, доступные из листа ознакомления
1. Добавить новых пользователей для ознакомления. Для этого необходимо нажать на кнопку Добавить исполнителя (рис. 3).
Рис. 3. Кнопка добавления исполнителя в лист ознакомления
В открывшемся окне из выпадающего списка или с помощью кнопки 
выберите пользователей, которым необходимо отправить документ для ознакомления и нажмите кнопку Добавить.
Следует отметить, что при
определённых настройках система не позволит выбрать пользователей, уже указанных в листе ознакомления. В таком случае отобразится сообщение об ошибке (рис. 4).
Рис. 4. Системное сообщение об ошибке
Выбранному пользователю также также будет поставлена
задача ознакомления с данным документом с выбранными параметрами, которые были указаны при отправке документа на ознакомление на форме Отправка на ознакомление.
2. Прервать ознакомление. Ознакомление прерывается сразу для всех пользователей из текущего листа ознакомления.
Для прерывания ознакомления с документом необходимо нажать на кнопку Прервать ознакомление (рис. 5).
Рис. 5. Кнопка "Прервать ознакомление"
На открывшейся форме подтвердите прерывание нажатием кнопки Прервать ознакомление или отмените прерывание нажатием кнопки Отмена (рис. 6). Также имеется возможность указать при этом комментарий в соответствующем поле и/или прикрепить файл.
Рис. 6. Форма подтверждения прерывания ознакомления
При прерывании ознакомления задача ознакомления с выбранных пользователей снимается автоматически. В листе ознакомления проставляется статус Ознакомление прервано.
3. Если исполнитель еще не ознакомился с документом, то его можно удалить из списка исполнителей, нажав на кнопку
справа от его фамилии.
Задача ознакомления снимается с данного пользователя.
Нельзя удалить всех пользователей из одного листа ознакомления. Если в листе ознакомления только один пользователь, данная функция отсутствует.
4. Скачать версию документа, отправленного на ознакомление. Для этого в блоке Версия для ознакомления нажмите левой кнопкой мыши на ссылку
Скачать документ (рис. 7).
Рис. 7. Блок "Версия для ознакомления"
Экспорт листа ознакомления
Лист ознакомления можно сформировать в формате .docx или .pdf и сохранить на локальный компьютер. Для этого необходимо:
1. На панели инструментов в
карточке документа нажать на кнопку
Действия – Сформировать лист ознакомления (рис. 8).
Рис. 8. Формирование листа ознакомления
После этого открывается диалоговое окно формирования листа ознакомления (рис. 9).
Рис. 9. Форма формирования листа ознакомления
2. Установить флажки для листов ознакомления, которые необходимо сформировать и экспортировать.
При выборе нескольких листов ознакомления, в файле экспорта они объединяются в один лист без повторения участников. Статусы ознакомления, даты и комментарии подставляются из последнего листа ознакомления для каждого пользователя. В системе листы ознакомления не объединяются.
3. Отметить, требуется ли формировать файл в формате pdf с помощью флажка Сформировать в формате PDF. По умолчанию флажок установлен, и лист ознакомления формируется в формате .pdf. Если требуется сформировать лист ознакомления в формате .docx, то флажок Сформировать в формате PDF необходимо снять.
4. Нажать кнопку Сформировать. Лист ознакомления автоматически экспортируется в файл указанного формата и сохраняется на локальный компьютер.
Пример экспортированного листа ознакомления представлен на рисунке 10.
Рис. 10. Экспортированный лист ознакомления
См. также:
