|
Задача рассмотрения
Пользователю, которому документ был отправлен на рассмотрение, назначается Задача рассмотрения с вложенным документом. Название задачи - это название документа, отправленного на рассмотрение (рис. 1).
Рис. 1. Задача рассмотрения
Задача рассмотрения содержит 5 вкладок: Рассмотрение/задачи, Резолюция, Предпросмотр, Документ, История.
Рассмотрение/задачи – вкладка содержит:
1. Состояние рассмотрения - Резолюция не установлена/Исполнение задач по резолюции/Задачи по резолюции выполнены.
Рис. 2. Вкладка "Рассмотрение/Задачи"
Резолюция – вкладка содержит 2 блока:
1. Введите резолюцию – текстовое поле, в которое при необходимости можно внести резолюцию по документу – решение о дальнейших действиях по данному документу (рис. 3).
Рис. 3. Блок "Введите резолюцию" на вкладке "Резолюция"
2. Сформируйте список задач по резолюции к документу – таблица данных, которая содержит информацию обо всех задачах по резолюции – тема задачи, исполнитель, контролер, срок завершения. Также в этом блоке добавляются новые задачи по резолюции – разовые пользовательские поручения (рис.4).
Рис. 4. Блок "Сформируйте список задач по резолюции" на вкладке "Резолюция"
Предпросмотр – вкладка позволяет просмотреть содержимое текущей версии документа без возможности редактирования, не загружая ее на локальный компьютер. Если формат версии документа не поддерживает функцию предпросмотра, то данная вкладка не отображается.
Документ - вкладка открывает карточку документа для просмотра. Для редактирования карточки документа необходимо нажать на надпись Открыть в новом окне и внести необходимые изменения.
История – стандартный элемент страницы задачи. Более подробно о данной вкладке можно прочитать на соответствующей странице справки.
Для выполнения задачи рассмотрения необходимо:
1. Внести резолюцию – решение о дальнейших действиях по данному документу на вкладке Резолюция в блоке Введите резолюцию.
Для того чтобы добавить новую задачу по резолюции, воспользуйтесь кнопкой Добавить задачу на вкладке Резолюция (рис.5).
Рис. 5. Кнопка "Добавит задачу"
При этом открывается страница создания пользовательской задачи. При необходимости можно добавить несколько задач по резолюции.
Необходимо заполнить все поля и нажать кнопку Добавить. После этого задача появится в списке задач по резолюции, в блоке Сформируйте список задач по резолюции к документу, фактически задача назначится пользователю только после нажатия кнопки Рассмотрено.
3. Нажмите кнопку Рассмотрено. Если задачи по резолюции не были созданы, то откроется окно подтверждения, в котором с помощью переключателя необходимо выбрать один из предложенных вариантов:
-
Утвердить резолюцию и прекратить работы по документу – завершить задачу рассмотрения, не создавая задач по резолюции.
-
Отправить документ для создания задач по резолюции – завершить задачу рассмотрения и назначить задачу "Формирование задач по резолюции" другому пользователю, которого необходимо выбрать из выпадающего списка.Если у пользователей, которым переназначается задача, нет прав доступа к документу, вложенному в задачу, система ELMA предложит назначить им права.Выбранный пользователь получит задачу "Формирование задач по резолюции" с вложенным в нее документом, которая аналогична задаче рассмотрения.
4. Если были назначены задачи по резолюции, то для завершения операции рассмотрения документа, пользователю, указанному как контролер, необходимо проконтролировать выполнение задач. По умолчанию контролером является автор задачи по резолюции. После выполнения и завершения контроля всех задач по резолюции состояние рассмотрения документа на вкладке Рассмотрение карточки документа меняет статус на Задачи по резолюции выполнены.
Если задачи по резолюции не назначены, то устанавливается состояние рассмотрения документа Задачи по резолюции выполнены.
В том случае, если пользователь назначил задачи по резолюции, состояние рассмотрения документа устанавливается Исполнение задач по резолюции.
Рис. 6. Окно подтверждения
Кнопки верхнего меню задачи рассмотрения
Верхнее меню задачи рассмотрения документа состоит из следующих кнопок:
 |
Кнопка завершает задачу рассмотрения. Ее необходимо нажать после того, как пользователь рассмотрел документ, вынес резолюцию и при необходимости поставил задачи по ней. Задача завершится.
|
 |
Нажатием этой кнопки пользователь обозначает начало работы над задачей. В открывшемся при нажатии окне при необходимости можно ввести комментарий и загрузить файл. Использование данной кнопки остается на усмотрение пользователя.
|
 |
|
Если документ отправлен на рассмотрение, то внести по нему резолюцию и добавить задачи по резолюции может любой пользователь, обладающий правами на данный документ не ниже Просмотр/Загрузка. Для этого необходимо зайти в карточку документа и, нажав на кнопку Действия, выбрать пункт Внести резолюцию. После этого откроется страница задачи рассмотрения. Однако это не завершает задачу рассмотрения, отправленную другому пользователю. В результате будут записаны все резолюции на вкладке Рассмотрение карточки документа, и должны быть выполнены все задачи по резолюциям.
См. также: