Анализ бизнес-процессов

Конкурентная среда диктует бизнесу свои условия, чтобы оставаться на плаву, необходимо оперативно отслеживать актуальность бизнес-процессов. Анализ бизнес-процессов предприятия — это систематический мониторинг информации по процессам для оценки их эффективности и внесения необходимых для улучшения корректировок.

ELMA BPM делает изучение бизнес-процессов простым и понятным: в режиме реального времени аккумулируются все данные по операциям, автоматически формируются их показатели, а также отслеживаются данные по эффективности работы пользователей. Какие еще средства для измерения показателей на предприятии включает BPM-система:

• Контроль исполнения операций на каждом из этапов.

• Оповещения о несоблюдении сроков выполнения задач.

• Формирование отчетов по выполняемой операции.

• Возможность установить связь между показателями эффективности, мотивационной схемой компании и формированием заработной платы.

Оценка бизнес-процессов в ELMA

В BPM-системе ELMA у каждой запущенной операции формируется карточка, которая хранит всю ключевую информацию: задачи, которые находятся на исполнении и их статус, значение параметров, комментарии сотрудников и другие данные. Пользователь системы, имеющий соответствующие права доступа, может управлять ходом процесса через его карточку экземпляра. К примеру, можно скорректировать параметры или остановить выполнение.

Анализ бизнес-процессов организации в системе ELMA представляет собой удобный и понятный алгоритм действий. BPM-система — инструмент, который располагает средствами для оценки всех этапов исполнения операций, в том числе по каждой задаче. В ELMA в любой момент можно получить данные по задачам, которые находятся на исполнении, и отследить предыдущую операцию. Это осуществляется переходом на карту процесса с карточки экземпляра.

Индикаторы для проведения анализа

Организация процесса анализа может быть инициирована после выявления слабых мест в графической модели операции в ходе практического исполнения сотрудниками, а также когда производство или компания нуждается в оптимизации. Индикаторами необходимости преобразований могут быть следующие факторы:

• Длительность исполнения заказов и поставки товаров клиентам.

• Непрозрачность элементов в ходе цикла операций.

• Нерациональное использование ресурсов компании.

• Характеристика предприятия показывает чрезмерную загрузку мощностей и появление «узких мест».

• Высокие финансовые вложения при переоборудовании или смене продуктовой линейки.

Обучение и исследование ключевых, управленческих и поддерживающих операций организации поможет вовремя выявить нуждающиеся в доработке элементы и сохранить конкурентное преимущество на рынке в отрасли. Это способствует сокращению затрат и повышению производительности.

Мониторинг в BPM-системе

Анализ бизнес-процессов компании можно осуществлять на странице «Мониторинг процессов». Раздел содержит информацию по типам операций, в которых сотрудник выступает в качестве владельца, куратора или информируемого. При этом для просмотра данных по ходу выполнения задач пользователю необязательно быть непосредственным участником процесса.

С раздела «Мониторинг процессов» пользователь системы может переместиться на карточку любой операции из списка и узнать более подробные данные по ней. Это также эффективное средство для отслеживания исполнения операций. В веб-интерфейсе карта бизнес-процесса отображается аналогично графической модели, которая составляется в программе Дизайнер ELMA, но есть и свои отличия. Так как мы рассматриваем уже работающий процесс, то схема будет включать дополнительные сведения. Например, исполненные элементы будут отражаться с синей рамкой, жирная зеленая рамка говорит о том, что операция находится на выполнении, а уже осуществлённые переходы выделяются жирными линиями.

Процессы в системе ELMA BPM

Все процессы, относящиеся к конкретному пользователю, содержатся в системе во вкладке «Мои процессы», это могут быть операции, где сотрудник является инициатором, исполнителем или ответственным. Поиск нужных экземпляров операции происходит через удобный фильтр в этой же вкладке. При нахождении нужного элемента можно перейти на его карточку и получить всю нужную информацию.

При этом для управления в компании нет необходимости регулярно вручную отслеживать стадии исполнения операций. Если задача не будет закрыта сотрудником в установленные сроки, то руководителю придет соответствующее оповещение. Это позволяет оперативно принять меры: переназначить задачу или вмещаться в ход ее реализации. В системе возможно контролировать выполнение задач через стандартные методы мониторинга исполнительской дисциплины.

Пример анализа бизнес-процессов

Ключевым в изучении процессов являются несколько видов активности, который совершает сотрудник, выполняя определенную задачу:

• Восприятие данных.

• Принятие решения.

• Исполнение операции.

• Контроль выполнения.

Таким образом описание процессов в компании можно проанализировать через стадии исполнения операций, которые мы перечислили. Изучите графическую модель, благодаря этому можно понять, какие элементы являются ключевыми, что можно оптимизировать или исключить.

Например, если задача заключается в аккумулировании информации и дальнейшей ее обработке, то роль исполнителя здесь минимальная, он не принимает решений, не создает дополнительных данных. Поэтому это действие можно автоматизировать. Такой задачей может быть проверка наличия спецификации на складе. Что мы получаем: разгрузка сотрудника, как следствие наличие свободного времени на исполнение более сложных операций, требующих глубокой аналитики.

Непрерывное улучшение

Преимущество BPM-системы в том, что она позволяет охватить весь бизнес-процесс и производить моделирование для организации комплексно. ELMA действует согласно концепции непрерывного улучшения, которая направлена на:

• Рост значимости для потребителей.

• Реализацию стратегических задач организации.

• Оптимизацию затрат и увеличение производительности.

Интерфейс позволяет вносить изменения без привлечения программиста, последовательность задач легко корректировать, удалять излишние операции и менять логику исполнения. При этом удобно оценить всю картину «в целом», а также производить описание и анализ бизнес-процессов: контролировать показатели, устранять узкие места и совершать передвижения ресурсов.

BPM-система интегрируется с другими программами автоматизации, которые раннее уже использовались в компании. Это позволяет не переносить уже отлаженные участки работы в ELMA, а реализовывать в системе другие операции.

Оценка и изучение эффективности

Примером анализа информации по конкретной операции могут быть несколько действий:

• Оценка элементов операции на предмет полноты данных, используемых сотрудником, выполняющим задачу. Если пользователь вместе с задачей получает всю необходимую для выполнения информацию (документы, сведения, разрешения), то это значительно экономит время на восприятие сведений и влияет на скорость получения итогового результата.

• Анализ ценности элементов операций: некоторые участки могут содержать ненужную активность, это могут быть излишние согласования, которые отнимают время. Такие задачи можно оптимизировать или изъять из выполнения.

• Автоматизация рутинных операций. Пример эффективного и делового подхода к оптимизации компании — это замена человека на однообразных действиях роботами. Технология RPA позволяет включить в ход работы роботизированные участки, что значительно сократит время на выполнение, а кроме того освободит человеческие ресурсы для более сложных задач.

Принцип работы BPM-системы

Анализ бизнес-процессов компании является неотъемлемой частью работы BPM-системы ELMA, которая включает: моделирование (составление графической модели операций в программе Дизайнер ELMA), исполнение (направление смоделированной модели на выполнение назначенным пользователям системы), улучшение (основной оценкой элементов операций является анализ) и контроль (мониторинг эффективности и контроль выполнения отдельных задач).

Удобство использования системы автоматизации в ее гибкости, она позволяет реализовывать в организации процессный подход, который можно легко подстраивать под изменяющиеся условия бизнеса и своевременно дорабатывать элементы модели по итогам обратной связи от сотрудников. Методика описания операций организации в системе позволяет их дорабатывать без привлечения программистов, при этом реализовывать все потребности компании.

Какие показатели свидетельствуют о необходимости внесения корректировок в графическую модель, можно подробнее узнать из нашего материала: 5 признаков проблемного бизнес-процесса.