Документопотоки

Документопоток — это совокупность документов одного вида или назначения, которые движутся по общему маршруту.

В ELMA4 существует четыре документопотока:

• Входящие;
• Исходящие;
• Внутренние;
• Договоры.

В системе нельзя создавать пользовательские документопотоки.

Каждому документопотоку соответствует папка-фильтр в папке Канцелярия. В этих папках находятся ссылки на все зарегистрированные в системе документы.

Вы можете выполнять действия с папками-фильтрами и их содержимым с помощью кнопок панели инструментов. Об этом читайте в статье «Канцелярия».

Входящие

Это папка-фильтр со ссылками на входящие документы организации. Входящими называются документы, которые поступают из других организаций (например, гарантийные письма, рекламные предложения, информационные материалы, присланные для ознакомления и т. д.).

В дереве хранилища документов в этой папке отображается вложенная папка Требуют ответа. В ней содержатся ссылки на документы, у которых включена опция Требует ответа, но ответный документ отсутствует. Чтобы документ не отображался в этой папке, в карточке документа укажите документ в ответ.

Исходящие

В этой папке отображаются ссылки на исходящие документы организации. Исходящими считаются документы, которые создаются в организации и отправляются внешним адресатам (например, справки, ответные или инициативные письма, заявки на участие и т. д.).

Если в системе есть документы, которые были зарегистрированы, но не отправлены, в дереве хранилища документов в этой папке появится папка Неотправленные. У таких документов должен быть настроен контроль отправки.

Внутренние

Это папка со ссылками на внутренние документы организации. Внутренними называются документы, которые создаются в организации и предназначены для внутреннего использования (например, штатное расписание, служебные записки, должностные инструкции и т. д.).

Договоры

В этой папке хранятся ссылки на все документы организации, которые имеют тип Договор (например, договоры аренды, договоры купли-продажи, трудовые договоры и т. д.).

Действия в папках

В папках-фильтрах вы можете работать с документами и версиями, выполнять действия с помощью кнопок панели инструментов, совершать групповые операции, искать и сортировать документы.

Действия с помощью кнопок панели инструментов

В папках-фильтрах на панели инструментов отображаются кнопки Регистрация, Создать, Выбранные и Еще.

Регистрация — наведите курсор на кнопку и выберите вариант:

• Зарегистрировать — создайте регистрационно-контрольную карточку и присвойте дату и номер документу;
• Зарезервировать номер — подробнее об этом читайте в статье «Резервирование регистрационных номеров документов»;
• Зарезервированные номера — вы можете просмотреть информацию о зарезервированных номерах. Если таких нет, этот вариант не отображается.

Создать — чтобы создать документ, нажмите эту кнопку или наведите курсор на кнопку и выберите Документ. Вы также можете выбрать следующие варианты:

• Создать веб-документ;
• Ссылку на папку;
• Папку-фильтр.

После создания они сохраняются в текущей папке.

О действиях, которые можно выполнять с помощью кнопок Выбранные и Еще, читайте в статье «Папки».

Действия с документом

Чтобы открыть карточку документа, нажмите на его название.

Чтобы перейти к работе с документом, нажмите кнопку и из контекстного меню выберите действие:

• В Избранное — вы можете создать ссылку на документ в папке Избранное;
• Просмотреть — переход к карточке документа;
• ELMA Агент — об этом читайте в статье «Работа с версиями в ELMA Агент». Это действие недоступно для веб-документов;
• Отправить — об этом действии читайте в статье «Карточка документа»;
• Создать ссылку — подробнее об этом читайте в статье «Ссылки на документы и папки»;
• Переместить — вы можете выбрать другую папку системы, в которую хотите переместить документ. Действие доступно, если на документ есть права уровня Редактирование и выше;
• Поместить в архив — отправьте неактуальный документ в архив. Действие доступно, если у вас есть полный доступ к документу и права на редактирование родительской папки;
• Копировать — нажмите, если хотите создать новый документ того же типа. На форме создания поля автоматически заполняются данными из копируемого документа.

Действия с версиями документа

Чтобы перейти к работе с версией документа, нажмите кнопку и в контекстном меню выберите вариант:

• Скачать — загрузить текущую версию документа;
• Посмотреть — открыть текущую версию документа в браузере;
• ELMA Агент — перейти к работе с версией в ELMA Агент.

Поиск и сортировка документов

В папке документопотока вы можете выполнять поиск документов.

Чтобы сортировать документы в таблице по любому столбцу, нажмите на его наименование.

Вы также можете настроить таблицу с документами. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Таблица данных».

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас