Архив документов

Приложение ELMA ECM+ имеет интерфейс файлового хранилища, в котором документы организованы в систему вложенных папок. Иерархия папок создается пользователями системы и образует единый архив документов организации. Такая система хранения документов обеспечивает удобство и скорость поиска, а также обеспечивает защиту информации и надежность хранения документов.

Типы документов

Одним из инструментов построения структуры документов является определение и настройка типов документов. Настройка производится в дизайнере ELMA, что позволяет создать любую структуру под нужды организации.

Для хранения различных типов электронных документов используются обычные папки. Интерфейс стандартного файлового хранилища позволяет легко ориентироваться в системе и быстро находить документы по их типам.

Номенклатура документов

Настройка номенклатуры подразумевает под собой создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотока.

Каждое дело находится в определенном месте регистрации. Места регистрации можно создавать по количеству подразделений предприятия, ведущих независимый учет документации, что позволяет гибко настраивать параметры доступа и безопасности.

Если настроена номенклатура, то существует номер, по которому можно быстро найти документ.

Реестры документов

Для хранения документов используется привычные папки, структура которых гибко настраивается. Дополнительно к привычным папкам типизация документов позволяет очень удобно использовать реестры документов.

Можно быстро организовать выборку по определенным критериям из всей базы, независимо от местонахождения документа.

При помощи инструмента «Папка-фильтр» можно настроить практически любую структуру реестров, необходимых для компании.

Поиск документов

Выстроенная структура документов предоставляет возможность организовать атрибутивный поиск.

Также поиск нужных документов в хранилище может осуществляться по указанным реквизитам карточки документа или реквизитам регистрационной карточки. Помимо этого, можно сформировать удобные поисковые формы, используя папки-фильтры.